Archivar el calendario año por año

Cómo archivar su calendario de Outlook al final del año calendario.

¿No sería práctico archivar las entradas del calendario de ese año al final del año y luego eliminarlas del calendario de Outlook? Esta es en realidad la tarea de la función Autoarchivar de Outlook; sin embargo, no puede archivar todas las entradas del calendario desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de un año. Tienes que hacer esto de manera diferente.

El Autoarchivar de Outlook solo puede archivar y eliminar elementos de la carpeta personal que se crearon antes de una fecha determinada. No puede especificar la fecha de inicio. Si realizó el Autoarchivar exactamente a principios del año pasado 2012 y las fechas de 2011 ya no están en el calendario, entonces, por supuesto, recibirá un archivo anual con Autoarchivar.

Si no lo ha hecho, también puede utilizar la función de exportación para crear un archivo anual en forma de archivo PST.

Archivar citas

Proceda de la siguiente manera para archivar sus entradas de calendario:

1. Llame al comando "Archivo, importación / exportación" sobre.
2. Escoger "Exportar a archivo"Y haz clic en"Más lejos“.
3. Seleccione el tipo de archivo "Archivo de carpeta personal (.pst)"Y haz clic en"Más lejos“.
4. Ponga una marca de verificación delante de su calendario; si ha configurado otros calendarios y también desea archivarlos, active la opción "Incluir subcarpétas" a.
5. Haga clic en el "filtrar“.
6. Sobre el "Extendido" haga clic en "campo". Escoger "Todos los campos de cita"Y luego el campo"Inicio de serie" el fin.
7. Seleccione debajo de "condición" la entrada "sobre o después" el fin.
8. Ingrese debajo de "valor"Introduzca la fecha deseada, por ejemplo"01.01.2012“.
9. Haga clic en "Agregar a la lista“.
   
10. Repita los pasos 6 a 9 para "Fin de serie" bajo la condición "en o antes". Ingrese como fecha de finalización en nuestro ejemplo "31.12.2012" a.
11. Cierra el Filtrar-Dialog con "OK“.
12. En el diálogo "Exportar carpetas personales" sobre "Más lejos“.
13. Especifique en qué carpeta y bajo qué nombre se debe guardar el archivo. La forma más sencilla es aceptar la carpeta sugerida en la que Outlook normalmente guarda los archivos de almacenamiento. Por ejemplo, ingrese "Calendar_archive_2012.pst" como nombre de archivo.
14. Haga clic en "Completo“.
15. Si desea cifrar el archivo comprimido con una contraseña para protegerlo, introdúzcalo dos veces. No guarde la contraseña en la lista de contraseñas (de lo contrario, puede guardarse el cifrado).
16. Finalmente haga clic en "OK“.

Eliminar citas antiguas

Si desea eliminar las citas del año anterior de su calendario de Outlook, proceda como se describe a continuación. Si al comienzo del nuevo año todavía tiene que buscar el calendario del año anterior, no elimine las citas anteriores hasta febrero o marzo.

1. Abra el calendario y llame al comando "Ver, vista actual, definir vistas"(O en Outlook 2003"Ver, Organizar por, Vista actual, Definir vistas") sobre.
2. Haga clic en "Nuevo“E ingrese un nombre.
3. Debajo "Tipo de vista" escoger "Tabel" el fin; luego haga clic en "OK“.
4. Haga clic en "Filtrar“.
5. Como se describió anteriormente en los pasos 6 a 11, defina 01/01/2012 como "Inicio de serie"Y el 31 de diciembre de 2012 como"Fin de serie“.
6. Haga clic en "Aplicar vista“.
7. Ahora tiene todas las entradas de citas guardadas previamente en la tabla. Resáltelos con CTRL + A y presione SUPR para eliminarlos.

Recargar citas archivadas

Después de eliminar las citas antiguas, ya no podrá verlas en su calendario. Si desea buscar el archivo archivado o copiar citas en el nuevo calendario, abra el archivo archivado de la siguiente manera:

1. En Outlook, llame al comando "Archivo, Abrir, Archivo de datos de Outlook" sobre.
2. Seleccione el archivo deseado y haga clic en "OK“.