Ya sea que desee hacer una copia de seguridad de los datos de contacto de su Outlook con regularidad o si desea transferirlos desde Outlook en la oficina a su Outlook privado o ponerlos a disposición de un colega: la forma más fácil de hacerlo es exportar la libreta de direcciones
Si desea crear una copia de seguridad o transferir los datos exportados a otro Outlook, es recomendable guardar los datos en un archivo PST. Luego, simplemente puede leer el archivo PST con otro Outlook.
Si desea pasar los datos a un colega que no tiene Outlook, no puede hacer nada con un archivo PST. Luego, debe exportar las direcciones en formato Excel o en formato CSV (en Outlook esto se llama "valores separados por comas").
Exportar la libreta de direcciones por completo
Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
- En Outlook hasta la versión 2007, llama al comando Archivo → Importar / Exportar sobre. En Outlook 2010, llamas Archivo → Abrir → Importar sobre.
- Escoger Exportar a un archivo y haga clic en Más lejos.
- Escoger Archivo de carpeta personal (.pst) (o en Outlook 2010 Archivo de datos de Outlook (.pst)) y haga clic en Más lejos.
- Escoger contactos y alternar la opción Incluir subcarpétas una. Luego haga clic en Más lejos.
- Elegir sobre Buscar seleccione la carpeta en la que se guardará el archivo PST e ingrese un nombre de archivo descriptivo, como contactos-copia de seguridad.pst.
- Mantener la opcion Reemplazar duplicados con elementos exportados en y haga clic en Completo.
- Si los datos no son muy sensibles, seleccione Sin cifrado y haga clic en OK. En Outlook 2010, deje los campos de contraseña en blanco y haga clic en OK. Si necesita proteger la copia de seguridad, elija Cifrado fuerte e ingrese la contraseña dos veces. La opción Guarde esta contraseña en la lista de contraseñas déjelo desactivado, por supuesto, de lo contrario, cualquier persona que pueda acceder a su PC puede abrir el archivo sin tener que introducir la contraseña. Cerrar el diálogo con OK.
En el procedimiento descrito, en la carpeta Contactos sugeridos contenía entradas no guardadas. Estos se encuentran al final de la lista de selección en el paso 4. No es posible seleccionarlos junto con los contactos mientras se mantiene presionada la tecla CTRL. Si desea guardarlos, debe repetir los pasos 1 a 7 a continuación.
Importar la copia de seguridad nuevamente
Si desea (re) leer las direcciones en la misma u otra PC, proceda de la siguiente manera:
- En Outlook hasta la versión 2007, llama al comando Archivo → Importar / Exportar sobre. En Outlook 2010, elija Archivo → Abrir → Importar.
- Escoger Importar desde otros programas o archivos y haga clic en Más lejos.
- Escoger Archivo de carpeta personal (.pst) y haga clic en Más lejos.
- Seleccione el archivo PST respaldado.
- Si ha cambiado algunos contactos en su Outlook desde la copia de seguridad, seleccione en el cuadro de diálogo de importación No importar duplicados de lo contrario, los cambios en los contactos se sobrescribirán con los datos antiguos. Si desea decidir por sí mismo qué versión conservar en la libreta de direcciones en caso de duplicados, seleccione Permitir la creación de duplicados el fin. Luego, debe revisar la libreta de direcciones después de la importación y eliminar los duplicados innecesarios.
- haga clic en Más lejos.
- Alternar la opción Incluir subcarpétas y selecciona la opción Importe elementos a la misma carpeta en: Carpetas personales (si tiene varias carpetas personales en Outlook 2010, elija la que desee).
- haga clic en Completo.