Diapositivas que solo se utilizan para determinados grupos objetivo

Quizás esté familiarizado con esto: ha creado una presentación extensa, pero ahora, dependiendo del grupo objetivo, solo desea presentar un extracto de ella.

Por ejemplo, un grupo de espectadores debe conocer principalmente detalles sobre el Departamento A, ya que solo se refieren a esta información. Otro grupo de espectadores solo debe ser informado sobre la sección B.

O la presentación de un producto se divide en información técnica y comercial y, según el grupo destinatario (ingenieros o compradores), solo deben mostrarse determinadas diapositivas. Pero todos deberían ver las diapositivas de la presentación de la empresa y las características generales del producto.

Dado que muchos usuarios no saben cómo resolver este problema, no es raro que se creen varios archivos que se presentan a grupos individuales de personas. Las desventajas son obvias: aumenta la cantidad de archivos. Peor aún: si las diapositivas que aparecen en cada copia se van a cambiar más tarde, el esfuerzo de búsqueda y actualización es bastante alto.

Por lo tanto, Powerpoint ofrece la solución con la función de presentación definida por el usuario (en versiones anteriores, la presentación orientada al grupo de destino).

¿Qué significa el término "Presentación personalizada"?

Una presentación definida por el usuario no es más que una selección de diapositivas de un grupo de diapositivas más grande o la presentación general. Las presentaciones definidas por el usuario son, por lo tanto, diferentes versiones parciales de una presentación que se adaptan a diferentes grupos de destinatarios. En las versiones parciales individuales, solo se muestran las diapositivas que son relevantes para la audiencia respectiva.

Un ejemplo: la presentación general consta de un total de 6 diapositivas. Para los colegas del Departamento A, sin embargo, solo las diapositivas 1, 4, 5 y 6 son relevantes. Los compañeros del Departamento B solo necesitan las diapositivas 1, 2, 3 y 6.

Beneficios de la presentación personalizada

Por supuesto, también puede crear su propia presentación para cada audiencia y luego guardarlas con un nombre diferente. Sin embargo, la presentación personalizada tiene tres ventajas principales:

• Ahorras espacio de almacenamiento porque solo trabajas con un archivo.
• No es necesario crear un archivo para diferentes grupos objetivo y buscarlos más tarde. No puede sucederle que tenga la presentación "incorrecta", porque todas las diapositivas relevantes están siempre en un archivo.
• Es probable que utilice algunas diapositivas en varias presentaciones personalizadas. Cuando se actualizan, solo necesita realizar los cambios en un archivo.

Cómo crear una presentación personalizada desde PowerPoint 2007 en adelante

Para crear una presentación orientada al grupo objetivo en un archivo de PowerPoint, proceda de la siguiente manera:

• Abra la presentación general en la que desea crear las subpresentaciones.
• Haga clic en la pestaña Diapositivas en el botón Presentación de diapositivas personalizada y luego en Presentaciones orientadas al grupo objetivo.
• En el cuadro de diálogo, haga clic en Nuevo. Asigne un nombre a su subpresentación.
• En el cuadro de lista de la izquierda, seleccione las diapositivas que desea que aparezcan en la presentación orientada al grupo de destino y haga clic en añadir.

• Confirmar con OK y luego haga clic en Concluir.

Cómo entregar la presentación personalizada a partir de PowerPoint 2007

La forma más sencilla y directa de mostrar una subpresentación en particular es la siguiente:

• Abra todo el archivo.
• Cambiar a la pestaña Diapositivas.
• Haga clic en el botón Presentación de diapositivas personalizada y luego seleccione la entrada que desee.

Cómo imprimir una presentación orientada al grupo objetivo a partir de PowerPoint 2007

Ha realizado su presentación frente al departamento A y ahora desea entregar a la audiencia exactamente las diapositivas que discutió en la conferencia. Una posibilidad sería escribir los números de página de las diapositivas correspondientes y luego especificarlos como las páginas que se imprimirán.

Sin embargo, es mucho más fácil porque PowerPoint ya ha tomado nota de las diapositivas que acompañan a su presentación personalizada. Por lo tanto, al imprimir, simplemente puede elegir qué versión desea imprimir.

Así es como funciona en PowerPoint 2010:

• Abre la presentación.
• Escoger expediente - Para presionar.
• Haga click abajo ajustes en el botón Imprimir todas las diapositivas. Ahora se le presentarán varias opciones.
• Elija en Presentación definida por el grupo objetivo la versión que busca. Confirme su selección con el botón Para presionar.

Así es como funciona en PowerPoint 2007:

• clickea en el Botón de oficina y luego en Para presionar.
• En el cuadro de diálogo Imprimir como, seleccione Área de presión la opción Presentación orientada al grupo objetivo. Seleccione la versión adecuada a la derecha. Confirmar con OK.

Cómo crear una presentación personalizada desde PowerPoint 2003 en adelante

Para crear una presentación orientada al grupo objetivo en un archivo de PowerPoint, proceda de la siguiente manera:

• Abra la presentación en la que desea crear las subpresentaciones.
• ¿Haces clic en el menú? Diapositivas en la opción Presentaciones orientadas al grupo objetivo.
• En el cuadro de diálogo, haga clic en Nuevo.
• Asigne un nombre a su subpresentación.
• En el cuadro de lista de la izquierda, seleccione las diapositivas que desea que aparezcan en la presentación orientada al grupo de destino y haga clic en añadir.
• Confirmar con OK y luego haga clic en Concluir.

Cómo entregar la presentación personalizada a partir de PowerPoint 2003

• Abra todo el archivo.
• ¿Haces clic en el menú? Diapositivas sobre Presentaciones orientadas al grupo objetivo.
• Seleccione la versión que desee en el cuadro de diálogo y haga clic en Demostración.

Cómo imprimir una presentación orientada al grupo objetivo desde PowerPoint 2003 en adelante

• Seleccionar en el menú expediente El comando Para presionar.
• Activar en el cuadro de diálogo Para presionar debajo Área de presión la opción Presentación orientada al grupo objetivo. Seleccione la versión adecuada a la derecha. Confirmar con OK.