En el siguiente artículo aprenderá cómo averiguar qué referencias externas están en sus tablas de Excel y cómo adaptarlas y editarlas con éxito después de una copia.
Cómo se estructuran las referencias externas en Excel
Las referencias externas siempre se estructuran según el mismo esquema. Primero usa el nombre del libro de trabajo entre corchetes. A esto le sigue el nombre de la hoja de trabajo. A esto le sigue un signo de exclamación, seguido de la referencia de celda.
Si crea una referencia externa que hace referencia a una hoja de trabajo cuyo nombre contiene espacios, el nombre de la carpeta y la hoja se incluyen entre comillas simples.
Si la carpeta a la que se refiere la referencia externa no está abierta, la ruta en la que se puede encontrar esta carpeta aparece delante del nombre de la carpeta de trabajo.
Básicamente, Excel siempre crea referencias externas como referencias absolutas. Se nota por el hecho de que contienen signos de dólar.
Cómo copiar y adaptar correctamente las referencias externas de tablas de Excel
Al copiar fórmulas, Excel ajusta automáticamente las referencias si no son referencias absolutas. Desafortunadamente, esto no funciona si las referencias acceden a otras tablas y el nombre de la tabla debe adaptarse. Imagina la siguiente situación:
Siempre desea leer valores de la misma celda de diferentes tablas con los nombres 01.xls, 02.xls, etc. Las referencias tienen entonces la siguiente estructura:
= ’C: \ Mis archivos \ [01.xls] Tabla 1’! A1
= ’C: \ Mis archivos \ [02.xls] Tabla 1’! A1
Si copia dicha referencia en su tabla, solo se ajustará la referencia a la dirección de celda al final. Sin embargo, si desea cambiar toda la funda de manera fácil y cómoda, trabaje de acuerdo con el siguiente método.
Primero cree una columna en la que se pueda escribir la parte variable del nombre del archivo. A partir de esto, reúne la fórmula deseada, que puede copiar. Funciona así:
Cree una columna en su hoja de trabajo en la que se ingrese la parte variable (en este caso, el nombre del archivo). Debe configurar esta columna con el formato de número de texto. Luego ingrese las partes variables del nombre del archivo en la columna, como se muestra en la siguiente figura:
Luego ingrese la siguiente fórmula en la celda B1:
= "= 'C: \ Mis documentos \ [" & A1 & ". Xls] Tabla1'! $ A $ 1"
Copie esta fórmula en las celdas siguientes. El resultado de la tabla se muestra en la siguiente figura:
Excel inicialmente interpreta el resultado de la fórmula como texto. Para poder calcular con estas fórmulas, debes convertirlas:
- Seleccione todas las celdas con fórmulas copiadas; en este ejemplo, el rango de celdas B1: B20.
- Utilice el comando "Editar - Copiar" para guardar el contenido de la celda en el portapapeles.
- Deje las celdas seleccionadas y seleccione el comando "Pegado especial" en el menú "Editar".
- En este cuadro, active la opción "Valores".
- Confirme esto con el botón "Aceptar".
En lugar de las fórmulas, los resultados ahora están en las celdas. Nuevamente, deje las celdas seleccionadas y seleccione el comando "Texto en columnas" en el menú "Datos" para iniciar el asistente de conversión de texto.
Aquí se confirma directamente la pantalla de inicio con el botón "Finalizar". Luego, las fórmulas se juntan en la forma deseada y muestran el resultado correspondiente.
Cómo encontrar referencias externas en tablas de Excel
Si desea buscar referencias externas en sus carpetas, no tiene que hacerlo manualmente. Deje que Excel cree una descripción general de todas las referencias para usted.
Esto también es útil cuando hay una referencia en un libro de trabajo, pero no sabe exactamente a qué fuente de datos se refiere.
Para obtener una lista de todas las referencias en su libro de trabajo, haga lo siguiente:
- Active el libro de trabajo en el que está interesado en las referencias.
- Excel 2010: haga clic en el menú ARCHIVO. Luego seleccione el comando PREPARAR - EDITAR ENLACES A ARCHIVOS.
- Excel 2007: haga clic en el botón Office. Luego seleccione el comando PREPARAR - EDITAR ENLACES A ARCHIVOS.
- Excel 2003: Llame al comando EDITAR - ENLACES.
Excel le mostrará una lista de los enlaces en su tabla.
En la lista de enlaces puede ver todos los libros de trabajo vinculados. Puede usar el botón ABRIR FUENTE para abrir carpetas de esta lista después de haber hecho clic en el nombre de archivo correspondiente en la lista.
