Así es como elude los límites del Autofiltro y muestra más de 1,000 o 10,000 entradas
Si desea utilizar un Autofiltro en una lista muy extensa, llegará rápidamente al límite de las posibilidades. Esto se puede ver en el hecho de que no todas las entradas de la columna correspondiente se muestran en una lista de Autofiltro.
La siguiente figura muestra este fenómeno utilizando una tabla de ejemplo en la que hay 30.000 entradas por columna, aunque no todas se muestran en la lista desplegable de filtros:
Este problema está relacionado con el hecho de que la lista desplegable Autofiltro solo puede mostrar las entradas hasta un límite superior. En Excel hasta la versión 2003, este es un máximo de 1000 criterios diferentes, en Excel a partir de la versión 2007, un máximo de 10,000 criterios diferentes.
No importa el número de líneas en una lista, solo el número de criterios diferentes. En principio, el Autofiltro puede procesar más criterios, la única limitación es la visualización.
Cómo omitir el límite del filtro automático
Puede solucionar el problema descrito con un filtro especial o un Autofiltro definido por el usuario en el que introduzca manualmente el criterio que no se muestra.
En listas extensas que a menudo hay que filtrar según diferentes criterios, sin embargo, es recomendable realizar un prefiltrado mediante una columna auxiliar. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
- Cree una columna auxiliar junto a su lista.
- En la tabla de ejemplo, esta es la columna D. Si el primer contenido de su lista está en la segunda fila y la lista debe filtrarse de acuerdo con el contenido de la columna B, ingrese la siguiente fórmula en la celda D2:
= IZQUIERDA (B2; 1)
Utilice esta fórmula para determinar el primer carácter de la celda B2 que se utilizará para el filtrado previo. - Copie esta fórmula en las celdas siguientes en la columna D, en la tabla de ejemplo hasta la última fila 30000. La siguiente figura muestra la columna auxiliar en la tabla de ejemplo:
- Si aún no lo ha hecho, utilice el menú DATOS y el comando o el botón FILTRO - AUTOFILTRO (Excel hasta la versión 2003 inclusive) o FIOLTERN (Excel versión 2007 o superior) para proporcionar su lista con los campos de la lista para el filtrado automático .
Para el filtro, seleccione la primera letra del conjunto de caracteres que desea filtrar en la columna auxiliar. La siguiente figura muestra esto con la tabla de ejemplo:
Después de seleccionar la primera letra, solo se muestran los contenidos de la lista que comienzan con el carácter seleccionado:
En esta lista, filtrada según la columna auxiliar, ahora puede usar el Autofiltro en la columna B y seleccionar el contenido correspondiente de la lista, que ahora contiene todos los contenidos con la primera letra deseada:
En el caso de que el prefiltro descrito con el primer carácter no sea suficiente, también puede mostrar los dos primeros caracteres en la columna auxiliar. La fórmula requerida para esto se ve así para la segunda línea:
= IZQUIERDA (B2; 2)
Puede utilizar el método de filtrado previo descrito no solo para el contenido de texto, sino también para cualquier secuencia de números, por ejemplo, códigos postales.
