¡Así es como se aclara su Microsoft Outlook!

Con ayuda y consejos útiles

¿Conoces el sentimiento? Te has preparado profesionalmente, tus citas y tareas han sido estrictamente organizadas y a pesar del mejor trabajo preparatorio te has olvidado de una cita importante. A pesar de un sistema de planificación hermético y estructurado, puede suceder que se pasen por alto cosas importantes. Es molesto cuando se olvidan las citas, los plazos o la finalización de una tarea. Outlook tiene una serie de características para ayudarlo:

• Priorice las cosas importantes y
• Oportuna a las citas o
• Piense en su preparación.

Use los recordatorios en Outlook

Outlook facilita a los usuarios recordar tareas o citas importantes. Con la función de recordatorio integrada en Outlook, ya no tiene que anotar una cita o la finalización de una tarea en un Post-it o escrito a mano en el calendario. Outlook le recordará automáticamente todo lo que es importante. Para ello, el software muestra una ventana con la información sobre la cita o la tarea y también emite una señal acústica. Esto funciona tanto en la computadora como en teléfonos inteligentes o tabletas sincronizados.

Establecer recordatorios en nuevas citas

Para configurar recordatorios para nuevas citas, proceda de la siguiente manera:

1. Cree una nueva cita en Outlook.

2. En el campo de selección "Recordatorio", seleccione el plazo de entrega deseado. Puede elegir entre unos minutos, horas, días o semanas.

3. Para tareas y seguimientos, marque la casilla "Recordatorio" y elija la fecha y hora en que desea que aparezca la notificación.

Con los recordatorios en Outlook, se le recuerdan de manera confiable las citas y tareas o citas con otras personas. Outlook también ofrece la opción de activar automáticamente un recordatorio para cada cita o tarea. Para hacer esto, use el comando: “Archivo”> “Opciones”> “Calendario o Tareas”. El recordatorio de las tareas en la fecha de vencimiento aparece a una hora fija.

Dado que no todas las citas o todas las tareas tienen la misma importancia, los usuarios deben considerar si una configuración estándar tiene sentido en este caso.

Propina:

Al instalar por primera vez, Outlook muestra la ventana de recordatorio 30 minutos antes de cada cita de forma predeterminada. Si desea cambiar esto y configurar recordatorios individualmente, debe desactivar el recordatorio estándar. Esto funciona cambiando a la configuración del calendario como se describe arriba y desactivando la casilla de verificación para recordatorios estándar.

Utilice la función de seguimiento para los reenvíos

La función de tareas en Outlook es fácil de usar y eficaz. Si no desea crear una tarea o un recordatorio para cada llamada telefónica pendiente o para simples respuestas de correo electrónico, también puede utilizar las prácticas funciones de recordatorio en Outlook como alternativa.

Para utilizar el seguimiento en Microsoft Outlook, proceda de la siguiente manera:

Ingrese una tarea en el planificador de tareas y vincúlela a los datos de contacto o al correo electrónico al que desea responder. Para ello, seleccione el contacto o el correo electrónico e invoque el comando: “Inicio”> “Seguimiento”. Haga clic en "Personalizar" y seleccione la fecha de vencimiento en el siguiente paso. Si lo desea, también puede configurar un recordatorio como opción.

En el menú "Para seguimiento" también encontrará fechas de vencimiento predefinidas para elegir. Por ejemplo, si selecciona la entrada "La próxima semana", recibirá información de recordatorio para la próxima semana. Además, debes hacer clic en el símbolo de la campana y agregar el recordatorio para que se active el recordatorio automático.

Permita que usted y los demás recuerden fechas importantes

Hay fechas y plazos que son extremadamente importantes y decisivos para el flujo de trabajo posterior. Si desea recordarle automáticamente al destinatario de un mensaje que está esperando una respuesta, puede agregar una nota de seguimiento al mensaje en Outlook. A partir de la versión de Outlook 2007, también puede activar un segundo seguimiento para usted personalmente. Con este procedimiento, genera una nueva presentación digital privada.

Para marcar una cita importante de esta manera, haga lo siguiente:

1. En la pestaña MENSAJE de la cita que desea enviar, haga clic en SEGUIMIENTO.

2. Luego seleccione DEFINIDO POR EL USUARIO.

3. Coloque una etiqueta para el destinatario en la parte inferior de la ventana. Por ejemplo, debe responder al mensaje antes de las 4:00 p.m. del jueves.

4. Un nivel por encima del seguimiento de destinatarios, usted activa el seguimiento personalmente. Por ejemplo, permítase recordar la respuesta solicitada a la mañana siguiente. Con este trámite y un seguimiento proactivo, tienes la garantía de que habrá tiempo suficiente para hacer un seguimiento con el destinatario si aún no ha respondido.

Desde Outlook 2010: así es como se le pueden recordar las próximas tareas

Si desea que Outlook le recuerde automáticamente las tareas que tienen una fecha de vencimiento, puede automatizar la función de recordatorio con la siguiente configuración:

1. Vaya a Archivo> Opciones.

2. Abra la pestaña "Tareas".

3. Active la opción "Activar recordatorios para tareas con fecha de vencimiento".

4. Seleccione la hora deseada en "Hora estándar de recordatorio".

Usar carpetas o carpetas de búsqueda

Las diferentes carpetas de Outlook también se pueden utilizar para no perder de vista tareas importantes. Por ejemplo, puede crear una carpeta personal "Tareas pendientes" a la que puede mover todos los correos electrónicos que aún requieren acción. A diferencia del seguimiento, no se establece una fecha de vencimiento para los correos electrónicos contenidos en la carpeta. Debe recordar personalmente buscar en la carpeta y responder cualquier correo electrónico pendiente. Si carga nuevos correos electrónicos todos los días y los responde, las carpetas personales son útiles para estructurar su propio trabajo. Después de responder, el mensaje se puede mover a la carpeta en la que se guardará o se archivará a largo plazo.

La carpeta de búsqueda "Para seguimiento", que estaba predefinida en versiones anteriores de Outlook y se puede encontrar al final de la lista de carpetas, es práctica y fácil de usar. En la versión actual de Outlook 365, encontrará la carpeta con el nombre "Carpeta de búsqueda" al final del árbol de carpetas.

Abra esta carpeta e ingrese los parámetros de búsqueda, Outlook encontrará todos los correos electrónicos que haya marcado para seguimiento en segundos y los mostrará. De esta manera, tiene una descripción general instantánea similar a la de la carpeta Tareas pendientes. Una diferencia importante es que la carpeta de búsqueda recopila los correos electrónicos marcados para seguimiento de toda la bandeja de entrada y las carpetas que contiene. Por lo tanto, también se muestran los correos electrónicos que haya almacenado en la carpeta del cliente correspondiente.