Convocatorias de reunión de Outlook
En el entorno profesional, es habitual enviar solicitudes de reunión a través de Outlook. Durante la pandemia de la corona y el aumento asociado de las videoconferencias, las solicitudes de reuniones han aumentado significativamente. Cada solicitud de reunión de clientes, colegas o en el entorno personal debe ser respondida. Además del trabajo diario, esto puede llevar mucho tiempo y provocar errores. Si recibe con frecuencia solicitudes de reunión, es eficaz automatizar la respuesta.
Puede utilizar este procedimiento para rechazar automáticamente las solicitudes si se superponen con otras citas en su calendario. Por el contrario, puede aceptar consultas automáticamente, siempre que la fecha correspondiente siga siendo gratuita. Si las citas más importantes chocan con la reunión acordada, puede posponer o cancelar la cita acordada automáticamente en cualquier momento.
Los usuarios de Outlook 2010 sin un buzón de Exchange tienen menos opciones en lo que respecta a la aceptación y el rechazo automáticos de solicitudes de reunión que los usuarios de versiones anteriores. Si no usa Exchange, solo puede especificar que todas las consultas serán respondidas automáticamente (rechazo si hay una superposición; de lo contrario, aceptación general). Con Microsoft Exchange, tiene más opciones.
Responda solicitudes de reunión automáticas a partir de Outlook 2010
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Navega a las opciones de correo electrónico. Esto funciona yendo a Archivo> Opciones> Correo electrónico. En la sección "Historial", active la opción "Procesar automáticamente solicitudes de reunión y respuestas a solicitudes de reunión y sondeos".
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Si no está utilizando Microsoft Exchange, cierre el cuadro de diálogo de opciones. Si está utilizando Microsoft Exchange, abra la pestaña "Calendario" en el siguiente paso.
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Vaya a "Planificación de recursos" en Microsoft Outlook 2010 o a "Aceptación / rechazo automático" en Outlook 2013/2016 y Outlook 365. "
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Habilite la opción "Rechazar automáticamente las solicitudes de reunión que se superponen con citas o reuniones existentes". Si tiene permiso para ingresar a reuniones en fechas libres, active la opción "Aceptar automáticamente solicitudes de reunión y eliminar reuniones canceladas".
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Cierra los diálogos. A partir de ahora, Outlook aceptará o rechazará automáticamente las solicitudes de reunión.
Info: Los usuarios de Outlook 2003 y Outlook 2007 pueden acceder a la configuración para la aceptación o el rechazo automático de solicitudes de reunión a través de la siguiente ruta de archivo: Extras> Opciones> Opciones de calendario> Planificación de recursos.
Las opciones están disponibles con o sin conexión Exchange.
