Excel: mostrar y ocultar comentarios

Información útil y preguntas frecuentes

Cualquiera que trabaje mucho con Excel probablemente ya haya experimentado que las tablas y fórmulas no utilizadas parecen cada vez más inaccesibles después de un tiempo. Esto dificulta la edición de contenido al que no se ha accedido durante mucho tiempo. En última instancia, su propia memoria de las funciones que creó usted mismo ya no es lo suficientemente fuerte. Para los forasteros, esto puede complicarse mucho. Por esta razón, puede ser útil que sus propias tablas cuenten con comentarios y notas que expliquen en el futuro de qué se trata exactamente.

Insertar comentarios en Excel

Sin embargo, las sugerencias útiles del usuario para sí mismo no tienen que escribirse en las celdas reales del documento de Excel. Hay una solución mucho más elegante para esto: se puede crear un campo de texto de nivel superior que permite un comentario que solo es visible a pedido.

Copiar comentarios a otras celdas

Si una nota que ya se ha escrito se va a utilizar más de una vez, no es necesario crearla de nuevo. En cambio, el contenido de una celda existente se puede transferir al espacio libre de una nueva celda. Este comando de Excel se puede insertar rápidamente con unos pocos clics del mouse y del teclado.

Si copia los mismos comentarios con regularidad, puede hacer lo mismo a gran escala.

Dar formato y resaltar comentarios en Excel

Como todos los demás valores, los comentarios ingresados se pueden editar en su apariencia en una tabla de Excel. Por lo tanto, no solo se puede ajustar la fuente y el tamaño de la nota respectiva, sino también la elección del color utilizado. Estas posibilidades también se pueden utilizar al mismo tiempo. Esto es especialmente útil cuando desea que ciertos comentarios se destaquen más que otros.

Combine el valor de la fecha y el comentario de texto en una celda

Gracias al operador "&", se pueden vincular dos entradas separadas. Sin embargo, esto no se aplica a la combinación de fechas y contenido de texto. Porque esto suele tener como consecuencia que se reproduzcan secuencias de dígitos incomprensibles. Este problema se puede resolver fácilmente mediante una fórmula.

Cómo mostrar todos los comentarios en Excel para obtener una descripción general

Así es como puede obtener una descripción general de todos los comentarios en una tabla:

En Excel 2003, haga clic en una de las barras de herramientas visibles con el botón derecho del mouse. En el menú contextual que aparece, invoque el comando REVISION. En la barra de herramientas que se muestra, encontrará el icono MOSTRAR TODOS LOS COMENTARIOS. Si hace clic en el botón, todos los comentarios se mostrarán en su tabla. Vuelva a hacer clic en el botón para ocultar los comentarios.

En Excel 2007 o posterior, abra la pestaña REVISAR de la cinta para usar el botón. En el grupo COMENTARIOS, Excel muestra el botón MOSTRAR TODOS LOS COMENTARIOS.

Mostrar siempre comentarios en Excel

De forma predeterminada, las notas personales solo se muestran en el documento de Excel si se activan con el botón del mouse. Sin embargo, esta configuración básica no es imprescindible. Se puede utilizar un comando para configurar un comentario para que se muestre de forma permanente.

Cómo ocultar completamente los comentarios en las listas de Excel

Si desea mantener los comentarios en su libro de trabajo sin que Excel muestre las notas de los comentarios, haga lo siguiente:

1. En Excel hasta la versión 2003 incluida, llame al comando HERRAMIENTAS - OPCIONES. En Excel 2007, haga clic en el botón de Office en la esquina superior izquierda, luego haga clic en el botón OPCIONES DE EXCEL. En Excel 2010, vaya al menú ARCHIVO y luego haga clic en OPCIONES DE EXCEL.
2. En el cuadro de diálogo que aparece, cambie a la pestaña VER (Excel 2007/2010: AVANZADO).
3. Habilite la opción SIN COMENTARIOS E INDICADORES.

Después de confirmar con el botón Aceptar, los comentarios ya no se muestran en la hoja de trabajo. Incluso si hace clic en una celda con un comentario, el comentario ya no se podrá ver.

Los comentarios solo serán visibles nuevamente si desactiva la opción de Excel SIN COMENTARIOS E INDICADORES nuevamente.

En lugar de ocultar todos los comentarios, simplemente puede ocultarlos en las fórmulas. Solo las personas autorizadas tienen acceso a sus comentarios.

Ocultar comentarios en una fórmula

Si oculta sus comentarios en fórmulas de Excel y protege la tabla, solo las personas autorizadas tendrán acceso a ella. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:

Para agregar un comentario a una fórmula, use la función N. En realidad, esto solo es necesario por razones de compatibilidad con otros programas, pero tiene el agradable efecto secundario de que siempre devuelve el valor 0 para el texto.

Entonces, si agrega su comentario como un argumento de la función N a su fórmula real, nada cambia en el resultado. Entonces, el comentario es visible en la línea de edición.

La siguiente fórmula agrega las celdas A1 a A15 y contiene el texto "Comentario":

= SUMA (A1: A15) + N ("Comentario")

La siguiente figura muestra el uso de esta fórmula en una tabla de ejemplo:

Si el resultado de una fórmula es texto y no un número, un comentario con la función N no funcionará. Entonces puede usar una de las funciones de texto, por ejemplo DERECHA.

El resultado de la siguiente fórmula es el texto "Aceptar" o una celda vacía y se proporciona el texto "Comentario":

= SI (D1> 500; "OK"; "") & DERECHA ("Comentario"; 0)

La siguiente figura muestra el uso de esta fórmula en una tabla de ejemplo:

Ahora debe ocultar la fórmula en todas las celdas que contienen un comentario en la fórmula. Para hacer esto, seleccione el comando "Celdas" en el menú "Formato". Active la pestaña "Protección" en el cuadro de diálogo que aparece. Luego haga clic en las opciones "Bloqueado" y "Oculto". Confirme esto con "Aceptar".

Si ahora protege la hoja, las fórmulas ya no están visibles. Para hacer esto, llame al comando "Protección" en el menú "Herramientas" y al comando "Proteger hoja" en el submenú. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione las opciones que desee y confirme con "Aceptar".

Los méritos de los comentarios

Los comentarios ofrecen a los usuarios de Excel una opción práctica para escribir notas y comentarios en su trabajo, que luego pueden explicarse a sí mismos y a otros usuarios cómo está realmente estructurada una tabla y qué es lo que aún queda por hacer. La aplicación es extremadamente fácil de usar, por lo que se puede tener en cuenta cualquier preferencia al escribir un comentario. Gracias a estos consejos y trucos, esto ya no será un problema para ti.

Preguntas frecuentes sobre los comentarios de Excel

¿Cómo se elimina el formato de los comentarios?

Los cambios en un comentario de Excel se pueden restablecer en cualquier momento. La opción que necesita para esto se encuentra en la cinta de la pestaña "Inicio". En "Estilos" encontrará el botón "Formato condicional". Al hacer clic en esto, se abre otra ventana para "Eliminar reglas". A continuación, puede especificar si desea restablecer el formato de un comentario seleccionado o de todos los comentarios. Confirme su selección con un clic del botón del mouse.

¿Cómo se eliminan los comentarios de nuevo?

Los comentarios se pueden crear y eliminar fácilmente en una hoja de cálculo en Excel. Para hacer esto, haga clic en la celda comentada con el botón derecho del mouse. La nueva opción "Eliminar comentario" aparece debajo de la opción ya conocida para "Insertar comentario". Al hacer clic en este botón, se elimina el comentario.

¿Cómo puedo eliminar todos los comentarios al mismo tiempo?

Primero seleccione el área a eliminar. Todo el contenido de la hoja de trabajo se puede seleccionar con la combinación de teclas Ctrl + A. En este punto, se pueden seleccionar más hojas, lo que finalmente elimina cualquier comentario de todo el libro de trabajo.

Luego abra la pestaña "Inicio", donde encontrará otro botón para "Editar". Existe la opción de "eliminar". Con un clic en el área, aparece la opción de “eliminar comentarios”. Dado que ya ha definido el área a eliminar, cada comentario en cuestión se elimina después de confirmar con el botón del mouse.