Escanear documentos: instrucciones y programas gratuitos

Alcance su objetivo fácilmente con estas instrucciones paso a paso

Si tiene documentos en papel en casa que desea proteger digitalmente, puede escanearlos. Incluso en muchas oficinas todavía hay archivos y documentos antiguos que deben transferirse al mundo digital. Con un escáner es fácil crear imágenes digitales de documentos analógicos. Incluso se pueden escanear fotos o diapositivas y el archivo no solo se realiza en cajas y álbumes de fotos en el sótano. El escaneo crea una impresión 2D del documento analógico, que luego se puede editar en la computadora según sea necesario.

Escanear documentos: por eso tiene sentido

Cuando escanea un documento, crea una versión digital del mismo que puede guardar en su computadora. Gracias a un escaneo, puede:

• hacer copias de seguridad
• Ordenar por
• Para editar
• duplicar
• enviar

El archivo creado por su documento escaneado reproduce inicialmente la información contenida en el documento original. A continuación, puede editar el archivo como desee con el software de escaneo adecuado. Ya sean ajustes de color o la combinación de diferentes escaneos, usted decide si desea cambiar su escaneo y cómo.

Escáner: puede elegir entre estas 2 variantes

Para escanear documentos, necesita un escáner. Hay dos variantes entre las que puede elegir:

• Con un escáner de placa plana, tiene un dispositivo compacto con el que puede escanear formatos DIN A4 y documentos de menor tamaño.
• Con un dispositivo multifunción no solo puede escanear, sino también imprimir y copiar. En el pasado, muchos dispositivos multifuncionales también tenían una función de fax integrada, hoy en día es más como WLAN o Bluetooth lo que está integrado en los dispositivos.

Los dispositivos multifuncionales son significativamente más grandes que los escáneres de placa plana y, por lo tanto, se utilizan con más frecuencia en oficinas o entornos de trabajo. Si tiene un dispositivo multifunción y escanea e imprime con frecuencia, es mejor comprar uno con un alimentador de documentos para no tener que cargar cada hoja de papel individualmente.

Escanear documentos: así es como funciona

Para escanear documentos necesita una computadora y un escáner.

Conecte el escáner a la computadora.

A continuación, coloque el documento con la cara que se va a escanear hacia abajo en la placa de cristal del escáner encendido.

Luego presione el botón "Escanear" y verá la imagen del documento que se muestra en la pantalla de su computadora después de unos segundos con un clic.

Guarde el documento cuando esté satisfecho con él.

Si desea cambiar algo, puede repetir el escaneo después de haber ajustado la configuración.

Después de escanear, edite el documento como desee con el software seleccionado. Por ejemplo, si lo escaneó en ángulo, puede enderezarlo con un programa como Scantailor.

Guárdelo tan pronto como haya terminado de editarlo.

Con el software adecuado, como iCopy, también puede imprimir sus escaneos directamente si tiene una impresora conectada a su PC. Con programas de correo electrónico como Microsoft Outlook, Thunderbird o Windows Mail, es posible enviar escaneos directamente como correo electrónico. Puede digitalizar y compartir documentos en papel de forma inmediata. Por cierto, el alcance de entrega de Microsoft Outlook también incluye ScanPST; puede usar este programa para reparar su carpeta personal en Outlook.

propina

Asegúrese de configurar su escáner a la resolución correcta antes de escanear. De lo contrario, los elementos de texto pueden aparecer borrosos. Elija una resolución de 300 ppp para documentos de texto en blanco y negro. Si está trabajando con texto en papel de color, también puede ajustar el brillo del escaneo hacia arriba, en un 10 por ciento.

Cuantos más colores y gráficos escanee, más grande será el archivo en última instancia. Si desea ahorrar espacio de almacenamiento y acelerar el escaneo, puede establecer la configuración de color para escanear en blanco y negro si los colores no son tan importantes para su documento digital.

No es necesario descargar ningún software adicional de Internet para escanear. Solo lo necesita si desea editar su documento digital más adelante. La mayoría de los escáneres vienen con un software asociado que puede utilizar para escanear y realizar ajustes básicos. En Windows 10, no necesita ningún software para escanear.

Escaneo en Windows 10

1. Instale el escáner antes de comenzar.

2. Abra el menú de inicio en la parte inferior izquierda y luego ingrese "Fax y escáner de Windows" en la función de búsqueda.

3. Haga clic en el programa y luego vaya a "Nuevo escaneo".

4. En "Vista previa" puede ajustar el área que desea escanear como desee.

5. Ahora puede elegir el formato en el que desea guardar su escaneo. También es posible guardar el escaneo como un archivo PDF.

6. Después del escaneo, encontrará sus documentos escaneados en la carpeta "Documentos" -> "Documentos escaneados"

7. También tiene la opción de reenviar el archivo a otras personas como correo o fax durante el escaneo.

   

Guarde sus escaneos en este formato

Como regla general, los escaneos se guardan en formato JPEG.webp o JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). El formato JPEG.webp es el formato más popular para guardar archivos de imagen porque un escaneo no es más que un archivo de imagen. JPEG.webp funciona basado en píxeles y tanto la compatibilidad como la usabilidad son altas. Casi todos los programas de software también pueden abrir el formato JPEG.webp o convertir otros formatos de archivo a JPEG.webp. Sin embargo, al escanear, puede haber una ligera pérdida de calidad si el documento se guarda como JPEG.webp. Sin embargo, en el caso de anomalías graves, esto normalmente se puede compensar y reelaborar con software.

Otros formatos son los formatos PNG y TIFF. PNG es especialmente adecuado cuando se van a comprimir archivos de imagen. TIFF permite convertir archivos sin ningún deterioro de la calidad. Los archivos en formato Tiff también se pueden postprocesar especialmente bien con software de gráficos.

Guarde los escaneos como PDF con Adobe Acrobat

Para guardar un escaneo como PDF, se requiere el reconocimiento de texto, también conocido como OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Este reconocimiento óptico de caracteres también permite buscar elementos de texto en imágenes o gráficos para convertirlos y convertirlos en archivos editables y de búsqueda. Los archivos de imagen en formato JPEG.webp no están, por ejemplo, en Windows 10, puede elegir guardar su escaneo como PDF directamente al crear el escaneo. Si está utilizando el programa Adobe Acrobat, puede guardar sus archivos escaneados directamente como un archivo PDF. A continuación, puede escanear el documento en papel con reconocimiento automático de color y guardarlo como PDF, o puede establecer sus propias especificaciones personales en "Escaneo definido por el usuario".

Puede elegir entre estos valores predeterminados:

• Detección automática del modo de color
• Documento en color
• Documento en blanco y negro
• Documento en escala de grises
• Foto a color

También puede elegir si desea escanear varios archivos como un archivo PDF al mismo tiempo. A continuación, puede optimizar los archivos PDF escaneados. Desafortunadamente, Adobe Acrobat no es gratuito si desea utilizarlo a largo plazo; hay una versión de prueba disponible de forma gratuita.

Top 5: se recomiendan estos programas gratuitos de escaneado e impresión

ABBYY Fine Reader

FineReader le permite escanear, editar escaneos y convertir sus escaneos en documentos PDF. Puede anotar los documentos y compartirlos con otras personas, mientras realiza un seguimiento de los cambios que se han realizado en su archivo. Sus escaneos también se pueden convertir a archivos de Excel o Word.

Readiris Pro

El software Readiris Pro es compatible con Windows 7,8 y 10. Puede convertir sus escaneos a PDF, formato de libro electrónico ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF y mucho más. No tiene que limitarse a documentos puramente basados en texto. El software también puede leer los elementos de texto de las imágenes y extraer solo estos. Si guarda sus escaneos como PDF con Readiris Pro, también puede utilizar el software para fusionar, comprimir y organizar posteriormente sus archivos PDF.

PaperScan

Con PaperScan puede escanear documentos, dibujos y fotografías. Puede rotar, mover, reflejar o eliminar los escaneos como desee. Las reparaciones de los archivos también se pueden realizar con solo presionar un botón, como ajustar las grietas o los agujeros que están presentes en la plantilla analógica. También puede ajustar los colores a su gusto y su documento también se puede convertir a escala de grises o blanco y negro. También puede elegir entre muchos filtros. Se pueden seleccionar los siguientes formatos:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 son las siglas de "Not Another PDF Scanner" y es una herramienta sencilla para escanear sus documentos e imágenes. El escáner no tiene que instalarse por separado a través de un controlador, pero el programa lo reconoce automáticamente. Puede editar sus escaneos antes del escaneo, por ejemplo, especificando la sección de imagen. Gracias al reconocimiento automático de texto, puede copiar rápidamente texto de documentos. Puede guardar sus escaneos en los formatos habituales JPG.webp, PNG, TIFF y, por supuesto, PDF.

Edición gratuita de VueScan

VueScan Free Edition admite más de 1.850 escáneres. Con el software gratuito no solo puede escanear documentos, sino también imágenes y películas. Puede elegir entre diferentes niveles de calidad para digitalizar sus plantillas de la mejor manera posible. También puede recortar sus escaneos por adelantado, ajustar los colores y elegir varias opciones de filtro.

Propina:

Los documentos también se pueden escanear con un teléfono inteligente. Con aplicaciones como Adobe Scan o CamScanner, puede tomar fotografías de documentos fácilmente con la cámara de su teléfono inteligente. Adobe Scan incluso permite el reconocimiento de texto con OCR. Después del proceso de escaneo, puede guardar la imagen en su teléfono inteligente, enviarla o cargarla en una nube.

Conclusión: escanee documentos y edítelos como desee

Si desea digitalizar documentos en papel, no puede evitar escanearlos. Esto se puede hacer usando un teléfono inteligente, pero un escáner es mejor y tiene más opciones. Dependiendo de cuánto escanee, imprima y copie, puede comprar solo un escáner de superficie plana o un dispositivo multifuncional. Con Windows 10, ya no necesita ningún software adicional para escanear sus documentos. Si desea editar, convertir, cortar o fusionar sus escaneos, necesita un programa adicional como VueScan o Readiris Pro. Dependiendo del sistema operativo, es posible que también necesite software adicional para convertir sus escaneos en un archivo PDF. Asegúrese de que esto también incluya el reconocimiento óptico de texto (OCR) para que sus escaneos sean editables y se puedan buscar.