Que puedes hacer con Excel
Lo que puede hacer con Excel, además de las hojas de cálculo, muchos usuarios no lo saben: a menudo, solo utilizan una fracción de las posibilidades que ofrece el programa. A menudo, esto es completamente suficiente, después de todo, las tareas en la vida laboral diaria están definidas con mucha precisión. Sin embargo, dado que puede hacer más con Excel que hacer cálculos, vale la pena echar un vistazo a las otras funciones del programa.
¿Qué es Excel y para qué se utiliza el programa?
Excel es principalmente un programa de hoja de cálculo en el que se pueden crear tablas y se utilizan celdas de Excel y referencias de celda. Sin embargo, puede hacer mucho más. Los empresarios y los particulares lo utilizan para recopilar, organizar y analizar información. También pueden hacer cálculos y hacer pronósticos con datos existentes. Con Excel también puede definir y realizar un seguimiento de los objetivos o controlar las finanzas y los períodos de tiempo. Por lo tanto, Excel es adecuado para organizar la vida cotidiana en un contexto profesional y privado.
¿Cuáles son las opciones básicas en Excel?
Hoja de cálculo
Dado que Microsoft desarrolló Excel para hojas de cálculo, se utiliza principalmente para ingresar y procesar texto o valores numéricos. Puede, por ejemplo, en la tabla de Excel
- Ingrese valores en celdas
- Asignar valores entre sí
- Hacer referencias
- Usa fórmulas y funciones
Además de los valores numéricos, también puede utilizar valores alfanuméricos, que permiten una amplia gama de aplicaciones. Se pueden crear macros si los usuarios necesitan y usan ciertos comandos para tareas pendientes con más frecuencia. Para hacer esto, se establece un atajo de teclado para un comando para que se pueda acceder a él rápidamente.
Análisis de los datos
Los datos que los usuarios de Excel ingresan en las celdas individuales de Excel se pueden analizar mediante funciones y fórmulas. Por ejemplo, puede mostrar la frecuencia con la que aparece un determinado valor, qué tan altos son los valores en relación con otros valores determinados y cómo cambian en condiciones específicas. Además de los cálculos, Excel también permite un análisis detallado de texto o valores numéricos.
Cuadros y gráficos
Si hay datos y valores en una tabla con numerosas columnas y filas, es útil que se puedan presentar de forma clara y atractiva mediante diagramas, gráficos o tablas. De esta forma, el resultado claro que surge del análisis es directamente visible. Excel de Microsoft ofrece muchas opciones diferentes para la implementación gráfica:
- Gráficos circulares
- Gráficos de barras
- Gráficos de líneas
- Gráfico de dispersión
- Gráficos de área
- Gráficos de columnas
Puede trabajar con diferentes diseños, mostrar sus valores en 2D y 3D y probar diferentes combinaciones de colores. De esta manera, puede crear presentaciones claras para las que ni siquiera necesita PowerPoint, aunque, por supuesto, también puede insertar gráficos de Excel en otros programas de Microsoft Office.
¿Qué puedes (todavía) hacer con Excel?
Facilite la contabilidad
Muchas empresas alemanas no utilizan un programa excepcional que se especialice en contabilidad. Excel ofrece todas las funciones que necesita para ellos. Además, los empleados a menudo ya están familiarizados con el programa.
Si se prefiere la contabilidad simple o doble o si se requieren plantillas especiales: Excel ofrece a las personas para la contabilidad facturas de ingresos y gastos utilizando fórmulas o una representación gráfica, por ejemplo, en forma de una tabla de Excel. También es posible crear un cálculo de excedente de ingresos.
Gestionar inventarios
Por muy útil que sea en contabilidad, Excel también se puede utilizar para organizar y registrar el inventario. Los usuarios pueden enumerar bienes y números en las celdas de Excel y usar el formato condicional para resaltar características especiales de los bienes. Esto permite a los usuarios de Excel en la vida diaria hacer un inventario y crear listas de inventario de una manera que ahorra recursos.
Configurar un calendario de Excel
Excel también puede ser útil para crear un calendario o una agenda. El programa Excel ofrece plantillas de calendario con diferentes diseños en las que se pueden ingresar citas privadas o profesionales. El diseño se puede adaptar a las necesidades personales. Por ejemplo, los usuarios de Excel pueden mostrar los días de la semana de domingo a sábado o de lunes a domingo, imprimir el calendario en formato vertical u horizontal o crear un calendario escolar con 13 meses.
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Abre Excel.
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En la página de inicio, vaya a "Más plantillas".
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En la barra de búsqueda, puede buscar plantillas en línea escribiendo "calendario".
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Luego haga clic en el diseño deseado y el calendario se abre en Excel.
Cree horarios y realice un seguimiento de subobjetivos en Excel
Excel también ofrece a los usuarios plantillas para programas en los que se pueden registrar diferentes fases de la planificación del proyecto o se pueden crear objetivos y tareas para preocupaciones personales. Esta opción hace que sea más fácil para las personas realizar un seguimiento de los períodos de tiempo definidos, las tareas completadas y el progreso.
Los usuarios frecuentes de Excel también pueden crear un plan de proyecto manualmente, por ejemplo. Las funciones se pueden utilizar para calcular el inicio, la duración y el final de fases, procesos o hitos.
Registro de tiempos de empleados
Especialmente en las empresas que trabajan con horario flexible, es importante registrar las horas de trabajo de los empleados de forma continua y clara. Encontrará numerosas plantillas de Excel en línea en las que puede ingresar los tiempos de cada empleado individual: las horas de trabajo regulares, así como las horas extra u horas que trabajó durante el fin de semana. Las horas se suman mensualmente o semanalmente según sea necesario para que siempre tenga una buena visión general.
Listas de tareas pendientes en Excel para una mejor descripción
Si los usuarios de Excel desean realizar un seguimiento de sus tareas, pueden crear una lista clara de tareas pendientes para ellos. Las tareas se pueden enumerar, codificar por colores y priorizar aquí. Incluso es posible insertar una casilla de verificación para poder marcar las tareas pendientes completadas.
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Para poder agregar una casilla de verificación, necesita "Desarrollador" en la cinta. Para Excel 2010 y versiones superiores, vaya a "Archivo" y luego a "Opciones". En la ventana que se abre, vaya a "Personalizar cinta" y active "Herramientas de desarrollo" haciendo clic en la casilla de verificación. Finalmente, confirme con "OK".
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En la pestaña Desarrollador, haga clic en Insertar. A continuación, encontrará el icono de la casilla de verificación en "Controles de formulario". Cuando haya seleccionado esto, puede agregar el cuadro en una celda vacía de Excel.
Crear etiquetas de dirección
A menudo es necesario enviar un gran número de cartas, especialmente en las empresas. Para hacer etiquetas de dirección, necesita tanto Excel como Word y, por supuesto, las hojas de etiquetas en blanco en las que desea imprimir. Y así es como procedes:
Abre un archivo de Excel y nombra las columnas individuales de Excel: saludo, nombre, apellido, calle y número de casa, código postal, ciudad.
Ingrese las direcciones con cuidado y guarde el archivo.
Abra Word y vaya a "Etiquetas" en la pestaña "Correspondencia".
En "Opciones", seleccione el fabricante de sus etiquetas y el tipo de etiqueta (esta información se indica en el empaque de las etiquetas).
Ahora haga clic en "Seleccionar destinatario" y seleccione su propia lista en "Seleccionar lista existente".
Seleccione los datos en "Insertar campo de combinación de correspondencia" y copie el contenido en todos los campos de etiqueta.
Con "Vista previa de resultados" puede mostrar las etiquetas.
Si está satisfecho, seleccione "Finalizar y fusionar" y dé el comando "Imprimir documento".
Otros trucos con Excel
Crear cuestionarios en Excel
Ya sea para la clase o como un cambio intermedio para amigos y familiares: puede crear fácilmente una prueba de opción única con Excel. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
Abra un libro de trabajo; solo necesitará la primera página.
Ingrese todas las preguntas una debajo de la otra en la columna A. Haga que la columna sea tan ancha que pueda leer fácilmente las preguntas en las celdas individuales de Excel.
En las columnas B a D, ingresa tres posibles respuestas (o más, pero cada respuesta tiene su propia columna).
Si tiene tres opciones, deje la columna E en blanco para las respuestas de los participantes.
En la línea G indica la posición de la respuesta correcta, es decir, 1, 2 o 3.
Haga clic con el botón derecho en la columna G y seleccione "Ocultar" para que nadie pueda ver las respuestas correctas.
Ahora ingrese las fórmulas para calcular la respuesta en la columna de Excel previamente vacía F: = SI (ESTÁ VACÍO (E1); ""; SI (E1 = G1; "Correcto"; "Incorrecto")). Esto significa que no se muestra nada en la columna si aún no se ha ingresado ninguna respuesta en la columna de respuesta E. Si la respuesta coincide con la de la columna oculta G, aparece un "correcto", si la respuesta no coincide, aparece un "falso".
Arrastre la fórmula hacia abajo para aplicarla a todas las filas.
Crea una encuesta en Excel
Una función de Excel bastante desconocida es la creación de una encuesta con Excel. Esto se puede editar y activar directamente en línea si sigue los pasos a continuación:
Vaya a OneDrive e inicie sesión si es necesario.
Abra Excel, haga clic en "Editar" en "Encuesta" y seleccione "Crear nueva encuesta".
Asigne un título a su encuesta y descríbalo brevemente.
Ahora puede ingresar sus preguntas con título y descripción.
Elija entre las opciones de respuesta dadas la que mejor se adapte. Tienes las opciones texto, texto de párrafo, número, selección, sí / no y fecha. Si elige “Selección”, debe especificar las opciones de respuesta entre las que pueden elegir los participantes. Ingrese todas las respuestas posibles en una nueva línea de Excel.
Una vez que haya formulado todas las preguntas y las haya ingresado con las posibles respuestas, puede mostrar una vista previa.
Si está satisfecho, apruebe la encuesta. Excel creará un enlace para usted que puede enviar por correo electrónico. Alternativamente, puede generar un código QR que puede enviar a teléfonos inteligentes.
Conclusión: Excel es un programa con una amplia gama de usos posibles.
Excel es ideal para el análisis de datos, para cálculos en tablas confusas y para la representación visual de números a través de diagramas. Pero puede hacer mucho más con Excel. El programa habilita algunas funciones desconocidas para organizar y planificar la vida cotidiana profesional y privada. Por ejemplo, las opciones para crear planes con plantillas, encuestas o un cuestionario son especialmente adecuadas para los usuarios de Excel que están familiarizados con el programa y quieren seguir trabajando con él.
