Estructuración de presentaciones de PowerPoint: consejos e ideas

¡Con muchos consejos y sugerencias para ti!

La mayoría de las personas están acostumbradas a estructurarse a sí mismas y a su vida cotidiana, tanto a nivel profesional como privado. Las llamadas de ventas de un representante de ventas, por ejemplo, se estructuran de la misma manera que las reuniones regulares de la junta de un club en un club deportivo. Una estructura o esquema garantiza que las obligaciones en el trabajo o en las áreas personales de la vida se puedan abordar de manera eficiente y positiva. A diferencia de las personas organizadas, las personas no estructuradas pierden mucho tiempo, tienen que comenzar las tareas asignadas repetidamente y logran menos de lo planeado.

Estos hechos también se aplican a la estructuración de una presentación de PowerPoint. Una estructura de presentación ayuda a garantizar que los hechos y los argumentos se presenten en el orden correcto. Una estructura garantiza que los mensajes centrales no se desvanezcan al principio o en la parte media. Además, se garantiza que hay tiempo suficiente para responder las preguntas de la audiencia o audiencia.

Video tutorial: Cómo estructurar su presentación en PowerPoint de manera sensata con un esquema

La estructura de la presentación en PowerPoint: a qué deben prestar atención los oradores durante la preparación

Una buena preparación es más de "la mitad de la batalla". Este dicho es cierto si uno persigue el objetivo de dar una presentación informativa y profesional frente a una audiencia. Una buena preparación comienza con la estructuración del tema Para enfatizar el valor agregado para la audiencia y la audiencia en Luego, los mensajes centrales deben ir acompañados de visualizaciones y argumentos comprensibles. Los objetos, gráficos y otros medios estilísticos de representación ganan en valor si se integran profesionalmente en la presentación y no distraen de lo que se dice.

Además de un hilo conductor y una estructura lógica en la que los argumentos se basan entre sí, es esencial que los títulos de las diapositivas sean significativos. En cualquier caso, deben contener el mensaje clave de la siguiente diapositiva y la estructura lingüística debe ser fácil de entender y al mismo tiempo interesante. Si el titular atrae la atención de la audiencia y crea interés en los siguientes mensajes y argumentos clave, parecerá profesional. El rendimiento de retención del oyente aumenta enfáticamente.

Propina:

Un indicador de progreso en las diapositivas puede ayudar a mantener una visión general durante la presentación. Muestra al orador lo lejos que ha llegado en la estructura de presentación. La aparición gradual también puede ser útil para que los espectadores vean cuánto tiempo llevará la presentación. Los indicadores de progreso son adecuados para todos estos casos.

La diapositiva del título: la entrada a una presentación lógica

Al igual que una carta comercial o una historia bien pensada comienza con la introducción, una presentación de PowerPoint siempre debe comenzar con una diapositiva de título. La declaración del título y su contenido introducen los pensamientos de la presentación. Dan a la audiencia una impresión del tema y la dirección básica de la conferencia. Cada presentación en blanco en PowerPoint comienza con una diapositiva de título en la que se pueden incorporar tanto el título principal como el subtítulo.

La diapositiva de descripción general: aumente sus expectativas

Como resultado, tiene sentido diseñar una diapositiva de descripción general para la presentación. Una diapositiva de descripción general tiene como objetivo proporcionar a la audiencia información detallada. Como regla general, debe contener una lista estructurada de los temas de la conferencia. Con preguntas atractivas o visualizaciones adecuadas en la diapositiva del título, es posible llamar la atención sobre el contenido esperado. Si las imágenes se van a proporcionar con etiquetas, es aconsejable incorporar campos de texto individuales. Los elementos de navegación en la diapositiva de descripción general también pueden garantizar que todos los oyentes puedan orientarse. Esto es especialmente cierto para presentaciones con muchos hechos o mensajes clave.

La parte principal, estructurada por mensajes clave y secciones.

En la parte principal de la presentación de PowerPoint, el objetivo declarado debe ser discutir las declaraciones centrales del tema de una manera lógica e interesante en un orden adecuado. La parte principal siempre depende de la estructura de presentación correcta. Esto se puede decir porque la estructura de la parte principal decide si los oyentes y espectadores internalizan el tema y los mensajes centrales y extraen conclusiones personales de lo que se dice y se muestra. Si la conferencia está estructurada de manera ilógica, el público puede, como mucho, entretenerse sin ser tocado personalmente.

Como estructura estándar, es aconsejable tomar un mensaje central esencial del tema y apoyarlo en una o dos diapositivas con argumentos adecuados. En una tercera diapositiva, se puede vincular un resumen del mensaje central al valor agregado de la audiencia. Los procesos y estructuras del mensaje central se pueden explicar y resaltar más fácilmente si los puntos de orientación están integrados en la presentación.

Desde el punto de vista del espectador, la respuesta principal debería ser qué beneficios obtiene el oyente del contenido de las diapositivas mostradas. Los:

• Manera de actuación,
• El diseño de las diapositivas con colores, textos, gráficos o videos explicativos y
• Una estructura de presentación bien pensada

aumenta automáticamente la atención de la audiencia. Los mensajes centrales importantes también deben repetirse enfáticamente para que el "hilo conductor" sea reconocible para la audiencia. También puede resultar eficaz insertar diapositivas de otras presentaciones en la presentación de diapositivas actual. Esto se puede hacer con unos pocos clics.

Insertar secciones para organizar la presentación

Además de las nuevas diapositivas, también puede insertar secciones en PowerPoint. Es fácil integrar una sección o varias secciones en la presentación en el área del menú "Inicio" en la pestaña "Diapositiva".

Los oradores que organizan sus diapositivas en secciones durante el período de preparación actuarán con determinación. A pesar de una estructura bien pensada y una estructura de presentación preparada de antemano, pueden surgir argumentos o declaraciones clave en la fase de preparación que deban tratarse de manera más intensiva o en un momento diferente.

Si la presentación de diapositivas se ha dividido de forma proactiva en secciones cerradas, estas se pueden mover dentro de la presentación con un clic. Sin secciones, las diapositivas individuales o cadenas de argumentos tendrían que copiarse a mano de las diapositivas. Esto lleva mucho tiempo y es contraproducente en términos generales.

En resumen, es aconsejable elaborar una estructura de presentación bien pensada y estructurada lógicamente en la fase de preparación. La parte principal de la presentación tiene como objetivo combinar argumentos, hechos, contenido y declaraciones clave con visualizaciones y convencer a la audiencia. Puede tener sentido incluir una diapositiva de resumen después de cada mensaje clave en la estructura de la presentación. Esto une las declaraciones más importantes, muestra los beneficios para la audiencia y ayuda a mantener la atención de la audiencia en un alto nivel.

Importante:

Al preparar la presentación, piense de manera proactiva cuántos y qué mensajes clave desea enfatizar en particular. La decisión sobre la importancia de los mensajes clave es significativa y debe determinarse en función de los objetivos de la presentación.

Propina:

Las pestañas son ideales para resaltar contenido individual, especialmente durante presentaciones largas. Al mismo tiempo, la estructura general de la presentación permanece visible a pesar de los registros, lo que facilita claramente la orientación del público.

Usa la diapositiva final para activar a la audiencia

El gran final de cada presentación es la diapositiva final. Dependiendo del alcance de la presentación, se pueden mostrar varias diapositivas juntas al final de la presentación para resumir el contenido. Al final de la presentación, no se trata solo de repetir estáticamente los hechos estructurados y las declaraciones clave de las diapositivas. Los oradores deben centrarse en la audiencia y sus necesidades.

Las declaraciones y argumentos emocionales, así como la visualización orientada al objetivo con imágenes, títulos u otros recursos estilísticos, deben animar a la audiencia y estimular el pensamiento. Si el objetivo de la presentación es vender un producto, por ejemplo, las ventajas y beneficios para la audiencia deben presentarse paso a paso al final. La situación es similar con una presentación con soporte de PowerPoint, que tiene como objetivo informar a los empleados de una empresa. Al final de una presentación, desde el punto de vista de la audiencia, las siguientes dos preguntas deben responderse de manera integral:

1. ¿Qué obtengo personalmente de los argumentos de la presentación?
2. ¿Qué haré con los conocimientos adquiridos? ¿Cuál es el siguiente paso para mí?

Así es como deben estructurarse las presentaciones en PowerPoint

Una estructura de presentación bien pensada en Microsoft PowerPoint que se ha construido con competencia es esencial para crear conferencias interesantes e informativas con presentaciones de diapositivas para la audiencia. PowerPoint ofrece muchas opciones para agregar visualizaciones, texto y contenido multimedia a una presentación. Aquellos que toman en serio los consejos e ideas sobre la estructura de la presentación deleitarán a la audiencia.

Además de la estructura de la presentación, también es importante que el presentador pueda presentar el contenido y los mensajes clave de la presentación de manera retórica e informativa. Una presentación estructurada profesionalmente y estructurada lógicamente parece insípida si el presentador actúa de manera aburrida, sin gestos ni expresiones faciales y con poca empatía. Lo mismo se aplica si el presentador arrasa con la audiencia con su experiencia oral mientras los argumentos y hechos sobre el tema son débiles y defectuosos.

La estructura de una presentación incluye partes individuales importantes. Una diapositiva de título, una diapositiva de descripción general, diapositivas estructuradas lógicamente en la parte principal y una o más diapositivas finales no deben faltar en ninguna presentación de diapositivas. Además, los títulos seleccionados adecuadamente que explican el tema garantizan que el nivel de atención de la audiencia se mantenga constantemente alto. Un argumento se vuelve valioso cuando se ha encajado en una estructura temática. Una estructura de presentación elegida de esta manera, que ya está determinada en la preparación, ayuda a los oradores a lograr sus propios objetivos y a convencer a los oyentes y espectadores.