Para que pueda escribir fácilmente cartas modelo en Word

Cree fácilmente cartas modelo con estas instrucciones

Se deben tomar algunos pasos antes de que un documento de texto cumpla con los requisitos establecidos o sus deseos individuales. Eso puede llevar tiempo. Pero el trabajo vale la pena si el archivo terminado parece atractivo al final y también es convincente en términos de contenido. Especialmente si desea enviar el documento a diferentes destinatarios o lo necesita en diferentes ocasiones, se beneficia de la función de "cartas modelo" de Microsoft Word. Pero, ¿cómo se pueden crear estas combinaciones de correspondencia?

Crear cartas modelo en Word: asistente práctico en el programa de Office

Suponga que ha diseñado un texto totalmente de acuerdo con sus ideas: la configuración de formato e idioma, así como los gráficos, encabezados, pies de página e hipervínculos corresponden a las especificaciones respectivas. También ha incluido citas importantes y ya ha preparado el índice y la lista de fuentes y las ha añadido al texto. El archivo está listo y debe enviarse a una larga lista de personas.

Si tuviera que reajustar el texto con cada destinatario, las configuraciones importantes, como los números de página o la fecha, podrían cambiar o cambiar automáticamente. Afortunadamente, Microsoft Word también tiene características prácticas para crear cartas modelo en este momento.

Tal característica debe entenderse como una función que está integrada en el programa de Office y está disponible para el usuario para editar un texto. Además de la función de carta modelo, también puede utilizar macros, por ejemplo. Con una determinada combinación de teclas, puede ejecutar los comandos que se utilizan habitualmente de forma más rápida. La función "Buscar y reemplazar" también es una característica popular: puede utilizar esta función para corregir errores comunes en un solo paso.

Paso a paso para combinar correspondencia: instrucciones y consejos

Microsoft Word facilita el trabajo con documentos de texto de varias formas. Esto también incluye la función de la letra de serie. Para poder utilizar esta aplicación, primero haga clic en la pestaña "Programas" en la cinta del menú del programa de Office. Puede elegir entre diferentes opciones: además de las cartas, también se pueden producir en serie otros tipos de documentos, por ejemplo, mensajes de correo electrónico o etiquetas. Incluso una libreta de direcciones se puede utilizar como documento de combinación de correspondencia. Cómo proceder si desea crear una carta modelo:

Abra la pestaña "Correspondencia" dentro del documento de combinación de correspondencia.

Vaya a "Iniciar combinación de correspondencia" y seleccione, por ejemplo, "Carta".

Una vez que Word haya realizado ajustes preestablecidos automáticos, haga clic en el campo "Seleccionar destinatario".

Cree una nueva lista o use una lista existente o contactos de Outlook: Word genera automáticamente membretes individualizados, etc. para cada destinatario.

Verifique todo en la vista previa e imprima las letras colectivamente.

Esta es una forma que ahorra mucho tiempo para crear e imprimir cartas modelo. Al guardar los contactos, puede esperar una interfaz de usuario individualizada con la siguiente letra. Transmita mensajes a colegas, clientes, amigos y familiares en poco tiempo.

propina: Accede al asistente de combinación de correspondencia. Esto le guía a través de la creación del documento de combinación de correspondencia en seis pasos. Esto evita automáticamente problemas potenciales al enviar correos electrónicos en serie. También puede evitar mensajes de error relacionados con el sistema definiendo determinadas configuraciones.

Detalles de un vistazo: así es como realiza un seguimiento de las cosas

Para corregir errores, es importante examinar el documento en detalle. Dado que está preparando un archivo que se enviará como una carta a muchos destinatarios diferentes, no solo el contenido, el saludo y la línea de saludo deben ser correctos. Al crear automáticamente los elementos de texto, el asistente utiliza su fuente de datos, que contiene los datos del destinatario. Por lo tanto, los nombres y direcciones deben ingresarse correctamente para que ningún bloque de direcciones sea incorrecto al final.

Para evitar que el final del documento contenga errores, también es útil considerar el formato de la fuente de datos. Por ejemplo, si es un archivo de Excel, debe formatear los números en los campos de combinación de correspondencia. Aquí se requiere su atención. Esto significa que no hay problemas con la información de la moneda en las cartas modelo. El soporte paso a paso del asistente lo apoya mientras configura la página correspondiente.

Proceso simple: guarde las ideas individuales y llámelas en cualquier momento

En cada empresa y según los deseos personales, el saludo, los datos del destinatario, la línea de saludo, pero también el bloque de direcciones se pueden colocar en diferentes lugares del documento. Si siempre usa la misma estructura, puede, por ejemplo, anclar firmemente la posición de la línea de saludo en la carta modelo.

Además, puedes numerar las letras de serie que se han creado de forma consecutiva y así aportar más claridad. Los requisitos y deseos individuales se pueden guardar en una plantilla. La opción es una de las muchas funciones de Word que se pueden utilizar para simplificar y acelerar los procesos de escritura.

Además de la opción de seleccionar campos de combinación de correspondencia de sus fuentes de datos personales e integrarlos en su texto en solo unos pocos pasos, también puede usar Microsoft Word para insertar traducciones o guardar un archivo como PDF.

Ajustes y correcciones: así de fácil

Antes de guardar un documento de Word como PDF, vuelva a verificar que desea realizar los cambios. Esto le ayudará a encontrar los campos de combinación de correspondencia de forma más específica al resaltarlos. Las diversas funciones de campo del programa de Office se pueden utilizar para insertar elementos de diferentes fuentes de datos: tablas de Excel, campos de texto de otros datos y gráficos se pueden integrar fácilmente en su combinación de correspondencia.

En una vista previa, puede ver cómo encajarán los nuevos módulos en el documento de inicio. Si es necesario, se pueden revisar las direcciones o los nombres correspondientes.

Bueno saber: Si bien puede crear un documento de carta modelo a partir de un documento normal, este proceso también se puede implementar al revés. Al revés, el documento de combinación de correspondencia también se puede convertir en un documento normal.

Cartas en serie: la forma más rápida para muchos envíos de correo

Las cartas modelo ofrecen la posibilidad de generar envíos de correo para diferentes destinatarios de forma rápida y eficaz. Gracias a la configuración específica del programa, se beneficia de un diseño uniforme, independientemente de si está escribiendo cartas, haciendo etiquetas o haciendo otra combinación de correspondencia.

Preguntas más frecuentes

¿Por qué necesita una carta modelo?

Si los documentos se van a enviar a diferentes destinatarios y se utilizan elementos de texto similares, vale la pena utilizar la función de cartas en serie. Aquí puede insertar bloques individuales directamente en el texto y acceder a una fuente de datos que contiene direcciones y nombres de los destinatarios. Esto le ahorra tiempo al crear los mensajes individualizados.