Cómo revisar documentos en Word

Así es como puede realizar cambios en documentos de Word

Como regla general, al crear un documento de texto, asegúrese de que el diseño sea correcto y de evitar errores de ortografía, gramática y puntuación. Una vez que se ha completado el trabajo sobre el contenido y el formato del texto, a menudo todavía existen deficiencias aisladas. Por esta razón, tiene sentido volver a revisar los documentos al final y realizar cambios si es necesario.

Word: seguimiento, revisión y corrección de cambios

Microsoft Word incluye varias opciones para editar textos. Especialmente cuando los textos deben ser corregidos no solo por el autor sino también por otras personas, las diversas funciones del programa de Oficinas son ideales para su verificación.

Si bien las plantillas disponibles ya permiten cumplir con aspectos formales, Word también verifica automáticamente la ortografía y la puntuación dentro del documento de texto. La mayoría de los usuarios conocen estas funciones en Word y se indican mediante un subrayado rojo o azul de la posición específica. Pero, ¿qué funciones, es decir, las herramientas integradas del programa, todavía se pueden utilizar? Por ejemplo, ¿cómo funciona el seguimiento de cambios?

Cuando recibe un texto que necesita revisar y editar en Word, puede seguir estos pasos para realizar correcciones y realizar un seguimiento de los cambios:

Abra la pestaña "Verificar" en la cinta del menú de su archivo de Word.

Aquí encontrará varias opciones para insertar cambios y marcarlos en consecuencia. Por ejemplo, haga clic en el botón Seguimiento para abrir la pestaña correspondiente.

En este punto, puede elegir si desea o no realizar un seguimiento de los cambios. Si hace clic en el símbolo correspondiente, las modificaciones que realice en el texto se marcarán como las denominadas marcas. De esta manera, el autor puede comprender y rastrear quién editó el texto, dónde y cuándo, e hizo los cambios.

A continuación, sus comentarios se pueden transferir al texto mediante el campo "Aceptar".

Si revisa un documento en modo de corrección, gracias al color brillante, es más fácil para el editor ver los cambios y posiblemente guardarlos de inmediato. Si varios revisores están trabajando en un archivo, en última instancia, el autor puede comprender mejor quién sugirió las correcciones.

Aceptar cambios en Word: así es como funciona

¿Recibe un documento con numerosos cambios y le gustaría dar seguimiento y aceptar los cambios sucesivamente? Luego haz lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña "Revisar" en la cinta.

2. Al hacer clic en "Aceptar", acepta el cambio, "Rechazar" rechaza el cambio.

   

3. Puede pasar de una revisión a otra haciendo clic en los botones "atrás" y "siguiente".

Importante: No acepte ningún cambio usando "atrás" y "siguiente".

Configuración de marcado: instrucciones

¿Un documento revisado es demasiado confuso para usted? Al establecer qué marcas se mostrarán, puede realizar un seguimiento de las cosas: elija entre todas las anotaciones, revisiones en el formato y el nivel de texto, o simplemente muestre dónde se ha cambiado algo directamente en el texto. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña "Revisar" en la cinta.

2. En el menú desplegable de "Mostrar marcas", seleccione las marcas que desea ver: Comentarios, inserciones y eliminaciones y formato.

   

3. En "Marcado: todo", puede elegir si desea ver todos los cambios directamente en el texto o simplemente ver que se ha cambiado algo.

propina: ¿Quiere imprimir un documento sin comentarios ni revisiones? Luego seleccione "Marcado: ninguno".

Así es como puedes insertar comentarios y corregir errores.

Se pueden encontrar diferentes tipos de marcas en Word. Por un lado, el programa en sí destaca las palabras que contienen errores. Por otro lado, los editores también pueden hacer uso del modo de corrección. Con una mirada más cercana al marcado, puede ver rápidamente qué sugerencias desea aceptar y cuáles desea rechazar.

Si, por ejemplo, parece que Word ha marcado repetidamente un nombre o un término técnico que no se puede encontrar en el diccionario, pero que aún existe, puede agregarlo fácilmente al diccionario. En principio, las ondas rojas que resaltan los errores se pueden apagar, por ejemplo, si te molestan durante la lectura.

Otras marcas también pueden provenir de lectores de corrección que han utilizado el modo de corrección. Si luego usa el modo de revisión, tiene la opción de aceptar los comentarios de los editores. Es posible que varias personas hayan trabajado en un documento al mismo tiempo. Por lo tanto, las marcas y los comentarios se pueden identificar en diferentes colores. Esto le permite establecer los colores de los comentarios como desee para distinguir los comentarios.

Además de las marcas, la función de comentarios también se puede utilizar para sugerir cambios de ideas o sugerencias de mejora en un documento. Cómo utilizar la función de comentario en Word:

1. Abra la pestaña "Verificar".

2. En el área de Comentarios, encontrará el botón "Nuevo comentario". Con un clic del mouse en el área, se abrirá otra columna y un bocadillo en el borde del área que ha seleccionado. De esta manera, puede agregar rápidamente notas marginales específicas al texto, que el autor puede tener en cuenta al revisar.

   

3. En la misma área de la cinta de su archivo, puede eliminar comentarios si ya los ha incorporado.

También es bueno saber que puede cambiar entre comentarios individuales y así omitir comentarios y editar otros por el momento. También puede ver el último cambio directamente. Esto hace que la edición del archivo sea aún más eficiente.

Funciones en Word: estas configuraciones simplifican su trabajo

Microsoft Word no solo le facilita el diseño de su texto cuando está escribiendo. El programa también le proporciona algunas funciones que aceleran la revisión al final del proceso. Además de la opción de corregir errores frecuentes en unos pocos pasos mediante "Buscar y reemplazar", Word también permite una mayor variedad en el texto gracias al diccionario de sinónimos. Otras funciones y características que debe conocer en Word son:

• Funciones de campo
• Macros
• Citas
• Número de páginas
• fecha
• Hipervínculos

Conclusión: así es como puede hacer revisiones en Word

Al configurar una página, no solo se asegura de organizar correctamente el encabezado y pie de página, la tabla de contenido, las traducciones y la lista de fuentes, sino que el contenido y la ortografía también deben ser correctos. Con la vista del lado derecho, ya no perderá ninguna marca de error. Un nuevo corrector ortográfico al final del trabajo de texto también parece útil.

Si hay una especificación para el número de palabras o caracteres, puede hacer que Word los cuente y verifique rápida y fácilmente. También es posible imprimir solo las correcciones de texto. En general, la configuración del programa ofrece una amplia gama de opciones para revisar documentos de texto.

Al realizar un seguimiento de los cambios, puede ver el historial exacto de cambios en el documento. Las denominadas marcas son ayudantes útiles: visualizan los cambios en la prueba. Finalmente, cuando se hayan realizado todas las revisiones, puede guardar el archivo terminado como PDF o enviar documentos en forma de cartas modelo.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo mostrar los cambios realizados por otros editores?

Dependiendo del modo en que otros editores hayan corregido o comentado el documento respectivo, los comentarios se pueden mostrar de diferentes formas. De cualquier manera, puede decidir qué sugerencias considerar. Para hacer esto, abra la pestaña "Seguimiento" debajo de la pestaña "Verificar". Aquí puede establecer ticks para los diferentes grupos de errores.

¿Cómo puedo insertar comentarios en un texto?

La pestaña "Revisar" lo lleva al botón "Comentarios". En este punto, puede crear un nuevo comentario marcando el pasaje de texto requerido y luego haciendo clic en el campo "Nuevo comentario". Escriba su nota en el bocadillo. Word ofrece la opción de integrar comentarios de tinta. Puede comentar documentos sin un teclado.