Outlook: guarde el correo electrónico como archivo PDF: PDFCreator

¡Asi es como se hace!

¿Le gustaría guardar correos electrónicos importantes en sus carpetas de archivo en una ubicación específica en el disco duro? Por ejemplo, correos electrónicos con facturas, datos sensibles de clientes o contenidos que, desde un punto de vista legal, deben conservarse a largo plazo. El conocido y popular formato PDF es adecuado para este propósito como formato de archivo confiable y duradero. Ocupa poco espacio en el disco duro, se puede abrir en diferentes dispositivos finales y ofrece un alto nivel de seguridad.

Guardar archivos PDF en Outlook: estos son programas adecuados

A diferencia de Microsoft Word o Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook no ofrece una opción integrada para guardar o convertir archivos PDF. Una opción es el programa de pago "Adobe Acrobat", que puede crear archivos PDF desde Outlook. Si está interesado en una solución gratuita con una funcionalidad similar, debería utilizar PDFCreator como alternativa.

La herramienta está disponible en una versión alemana y se desarrolla continuamente. Instala un controlador de impresora virtual y crea archivos PDF usando el comando "Imprimir". Con PDFCreator puede crear documentos como archivos PDF desde cualquier programa de Windows. Si trabaja habitualmente con enlaces en documentos, PDF Creator no es la primera opción. Esto se debe a que el software no acepta hipervínculos y no se puede hacer clic en ellos en el archivo PDF creado. En este caso, los usuarios de Windows 10 pueden utilizar la herramienta gratuita "Microsoft Print to PDF" suministrada. En todos los demás casos, PDFCreator como herramienta PDF gratuita es la elección correcta debido a su velocidad y facilidad de uso.

Instalar PDF Creator

1. El primer paso es instalar PDFCreator en unos segundos abriendo la dirección https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions en su navegador web. Luego descargue la última versión de PDFCreator. Puede elegir entre la versión gratuita para un solo usuario o las versiones de pago para múltiples usuarios y servidores.

   

2. Una vez que se haya cargado el archivo de instalación, inícielo con un doble clic.

   

3. El asistente de configuración lo guía a través de la configuración y le brinda información importante sobre la instalación correcta. Entre otras cosas, puede configurar el idioma del programa y mostrar información sobre el acuerdo de licencia o la configuración de protección de datos.

   

4. El software se instalará en su computadora en unos segundos. Después de la instalación, puede acceder al manual en línea o buscar temas de ayuda en la base de conocimientos. Si tiene alguna pregunta mientras usa PDF Creator, también está disponible el soporte de la comunidad multilingüe. PDFCreator está listo para usar y puede convertir mensajes de correo electrónico en archivos PDF con solo unos pocos clics en Microsoft Outlook.

   

Guarde los correos electrónicos como PDF: así es como funciona

Es posible guardar un correo electrónico en formato PDF con solo unos pocos clics y configuraciones. Con los siguientes 6 pasos puedes crear archivos PDF profesionales con títulos de documentos específicos e información sobre el autor y palabras clave, que facilitan la búsqueda posterior:

1. Abra cualquier mensaje de correo electrónico que desee guardar como PDF.

2. En la pestaña Archivo, vaya al menú → Imprimir.

3. Seleccione PDFCreator como impresora.

   

4. En el caso de un correo electrónico de varias páginas, puede especificar qué páginas deben guardarse. Para hacer esto, haga clic en Opciones de impresión e ingrese los números de página. No es posible guardar solo un área marcada o partes de un texto marcado en PDFCreator.

   

5. En el siguiente paso, haga clic en el botón "Imprimir". Se abre una nueva ventana en la que puede ingresar las especificaciones del documento a guardar.

   

6. En el área superior de la ventana de selección puede especificar el formato en el que se guardará el documento. Además de un archivo PDF estándar, puede elegir entre:

   • diferentes niveles de compresión,
   • almacenamiento como archivo gráfico o
   • archivar como un archivo PDF protegido.
   

7. En el área central de la ventana de selección, se debe especificar la ruta y el nombre del archivo bajo el cual se guardará el archivo PDF.

8. En la parte inferior es importante ingresar un título de documento significativo. Este procedimiento le facilitará encontrar el documento más adelante. Al mismo tiempo, ayuda a los destinatarios a asignar el archivo. Entre otras cosas, puede utilizar el asunto original del correo electrónico o utilizar un título individual. También puede ingresar un tema y / o palabras clave. Esta información puede verse en el Explorador de Windows o usarse como palabras de búsqueda.

   También existe la opción de fusionar el archivo PDF creado directamente con otro archivo. Si lo desea, active el botón Fusionar. También puede adjuntar el archivo PDF directamente a un correo electrónico o reenviarlo o cargarlo a través de Dropbox o FTP.

   

9. Si desea guardar el archivo de forma predeterminada, haga clic en la casilla de verificación verde "Guardar". El título del documento se utiliza como nombre de archivo. Puede cambiar el nombre por última vez antes de iniciar el proceso de guardado.

   El "PDF Architect" luego crea su archivo PDF en segundo plano. Si tiene una cuenta de usuario con el fabricante PDFForge, también puede iniciar sesión y guardar el archivo en esta cuenta. Alternativamente, puede crear una nueva cuenta de usuario. El archivo PDF diseñado se muestra en "PDF Architect".

Propina: Por defecto, el software PDFForge "PDF Architect" se utiliza como programa de visualización para archivos PDF creados con PDFCreater. Si desea continuar leyendo archivos PDF con el “Adobe Acrobat Reader” gratuito u otra herramienta, puede guardarlo en la configuración de PDFCreator. También puede cambiar la selección de aplicaciones estándar en la configuración de Windows.

Los archivos PDF básicamente ofrecen estas ventajas

Es posible guardar fácilmente un correo electrónico de Outlook como un archivo PDF. Además de poder guardarse, los archivos PDF ofrecen muchas ventajas sobre otros formatos, como el formato de almacenamiento MSG Outlook. Si bien Outlook y algunos programas de conversión y correo electrónico solo pueden leer los archivos MSG, el formato PDF se utiliza en todo el mundo.

Los programas de lectura de PDF gratuitos, como Adobe Acrobat Reader, garantizan que los destinatarios de un archivo PDF puedan leerlo en casi cualquier dispositivo. Los archivos PDF también se comprimen a medida que se guardan y, en la mayoría de los casos, son más pequeños que el documento de origen. Además, se conservan el formato, las imágenes, las fuentes incrustadas y el aspecto general.

La seguridad de los documentos es fundamental, especialmente al enviarlos por Internet. Al configurar las opciones, los archivos con contenido sensible se pueden proteger contra el robo de datos no autorizado. Lo mismo ocurre al asignar una contraseña. En este caso, personas no autorizadas no podrán abrir el archivo y leer su contenido.

Con el valor agregado de los archivos PDF y la capacidad de usar palabras clave y un título significativo para hacer que los archivos PDF sean más fáciles de encontrar, los archivos PDF son ideales para archivar correos electrónicos en Outlook.

Resumen: haga una copia de seguridad de los correos electrónicos en Outlook con PDF Creator, de forma rápida y sencilla

Si desea archivar un mensaje de correo electrónico de forma segura a largo plazo, el formato PDF es especialmente adecuado para ello. Dado que Microsoft Outlook no ofrece conversión integrada a formato PDF, se debe utilizar un software externo. Un programa orientado a objetivos y fácil de usar que se ha utilizado un millón de veces es PDFCreator. Una vez instalado como controlador de impresora virtual, se puede utilizar para convertir documentos en archivos PDF desde cualquier aplicación de Windows.

En Outlook, selecciona la función de impresión, ingresa el título del documento, las palabras clave y la ruta de almacenamiento y puede archivar su correo electrónico con solo unos pocos clics. PDFCreator funciona con la misma fiabilidad que los programas de pago y, por lo tanto, se recomienda como controlador de impresora PDF virtual para Windows y Microsoft Outlook.