Los beneficios de convertir Word a PDF
Cualquiera que comparta archivos de Word con terceros por correo electrónico u otros canales notará que los archivos a menudo son demasiado grandes para ser enviados o no pueden ser abiertos por el destinatario por razones de compatibilidad. Para evitar estos y otros problemas, los archivos de Word se pueden guardar como PDF. Esto se puede hacer de forma rápida y gratuita con Microsoft Word.
¿Qué hace que el formato PDF sea especial?
La abreviatura "PDF" significa el término en inglés "Portable Document Format". PDF es un formato de archivo multiplataforma. Esto significa que los usuarios de Mac y PC con Windows pueden abrir fácilmente documentos PDF.
No importa si la PC tiene una licencia de Microsoft o no. Los archivos PDF se pueden abrir utilizando varios programas gratuitos. Esta es precisamente la principal ventaja de este formato de archivo en comparación con un archivo de Word clásico. Y los PDF tienen otras características especiales: por un lado, un documento en formato PDF no se puede modificar. Por otro lado, el formato de documento portátil ocupa menos espacio de almacenamiento que un archivo clásico de texto o imagen.
Para evitar problemas de compatibilidad, Microsoft permite que cualquier archivo de Word se guarde como PDF. Puede convertirlo en un archivo PDF inmutable y que ahorra espacio en solo unos sencillos pasos.
Ventajas al enviar: envío de contenido de forma segura y compacta
La conversión de Word a PDF es particularmente deseable cuando un documento de Word se envía por correo electrónico o mediante un servicio de mensajería. En formato PDF, su escritura no se puede cambiar, ya sea de forma intencionada o involuntaria. Especialmente si envía un documento por motivos profesionales para informar a los socios contractuales, vale la pena crear archivos PDF con marcadores. Se aseguran de que el destinatario pueda abrir el documento y leerlo en el pasaje asignado.
Un punto culminante especial: Con Word puede enviar automáticamente archivos de texto como archivos PDF. No tiene que convertir o convertir el archivo, ni siquiera salir de Word. Con solo unos pocos clics, se abrirá una ventana de correo electrónico desde Word. El archivo en el nuevo formato PDF se adjunta automáticamente. Los archivos de este tipo de formato no solo están protegidos contra la edición, sino que también ahorran espacio de almacenamiento. Esto es particularmente útil cuando se envían archivos más grandes.
Remedio por incompatibilidad de hardware o software
Al guardar un documento como PDF, evita inteligentemente los problemas con software o hardware incompatibles. Si bien los archivos de Word solo se pueden abrir si el paquete de Office pago está instalado, los archivos PDF se pueden abrir desde cualquier PC con software principalmente gratuito. A menudo, estos lectores de PDF ya están instalados de forma predeterminada.
Vale la pena saberlo: No solo abrirá su antiguo archivo de Word sin ningún problema. La presentación del contenido también es confiable. El texto y las imágenes de un PDF siempre se muestran fieles al original, incluso si el archivo se descomprime en una tableta o teléfono móvil.
Cómo guardar un archivo de Word como PDF: una guía
Hay varias opciones para convertir un archivo de texto de Word en un documento PDF. Su generación de Office decide cuál utiliza.
Complemento práctico para Word 2007
Para guardar un archivo de texto directamente como PDF en Office 2007, necesita una extensión. Esto se denomina complemento en inglés y se puede instalar de forma gratuita en Windows 2007. Antes de eso, Windows usaba su propio tipo de almacenamiento multiplataforma: los archivos con la extensión “XPS” son, como los archivos PDF, un formato de impresión independiente de Windows. Sin embargo, dado que cada vez más usuarios de Office exigían la opción de impresión en PDF como estándar, Microsoft incorporó la función para todas las generaciones posteriores.
Conversión de Word a PDF desde Word 2010
Desde Word 2010, los archivos de texto de Word se pueden convertir rápida y cómodamente en archivos PDF. Puede guardar un documento de Word como PDF siguiendo estos pasos:
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Abra el archivo que desea guardar como PDF.
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Haga clic en "Archivo" y seleccione la opción "Guardar como" en el menú desplegable.
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Haga clic en la flecha junto al tipo de archivo actual (documento de Word .docx).
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Cambie el tipo de archivo a PDF con la extensión .pdf.
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Cambie el nombre del documento si es necesario.
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Haga clic en "Guardar".
Volverá automáticamente a su documento de Word original. Encontrará el archivo PDF recién creado en la misma carpeta y con el mismo nombre.
Imprima documentos de Word como PDF y obtenga más funciones
Otra forma es imprimir como PDF. Aquí no está utilizando una impresora real, ni está produciendo un producto impreso. La configuración "Imprimir como PDF" solo crea un PDF. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
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Abra el documento de destino que desea imprimir como PDF.
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Haga clic en "Archivo" y seleccione "Imprimir" en el menú de la izquierda.
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Cambie la configuración en "Impresora" a "Microsoft Print to PDF".
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Si es necesario, realice cambios en el botón "Configuración" o en "Configuración de página".
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Haga clic en el botón "Imprimir" en la parte superior izquierda.
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En el nuevo cuadro de diálogo, seleccione el nombre del archivo y la ubicación de almacenamiento del PDF y confirme con "Guardar".
Pero, ¿cuál es la diferencia entre "Guardar como PDF" e "Imprimir como PDF"? Si imprime un documento como PDF, puede, a diferencia de simplemente guardarlo, realizar ajustes extensos: por ejemplo, solo puede imprimir ciertas áreas de la página, cambiar el ancho de los márgenes o configurar la impresión a dos caras o la impresión en color. En "Configuración de página" encontrará más opciones de impresión.
propina: En particular, si pretendes diseñar un flyer o algo similar con Adobe, es recomendable utilizar la impresora. Puede establecer una calidad más alta aquí para que el PDF también pueda funcionar como una ilustración final para un producto impreso sin ningún problema.
A través de "Imprimir como PDF", puede configurar una impresora PDF con cargo, como la impresora Adobe PDF, además de la configuración estándar. Esto permite imprimir con una mejor resolución o contiene más opciones individuales.
Guarde archivos de Word como PDF y comparta contenido sin riesgo
Word presenta una multitud de funciones relacionadas con el diseño de texto. Garantice la claridad y el profesionalismo con una tabla de contenido, fechas o números de página en el encabezado y pie de página. Con macros, funciones de campo, plantillas y las funciones "Revisar" o "Configurar", puede hacer que sus documentos sean más uniformes y profesionales. Además, garantizas una mejor calidad del texto por un lado insertando citas o hipervínculos y por otro lado con las funciones de traducción o búsqueda y reemplazo en Word.
Al guardar archivos de Word como PDF, no solo evita problemas al abrirlos o mostrarlos con otro software o hardware. También se pueden evitar los cambios no deseados en los documentos compartidos. Compartir archivos PDF también es más seguro y ocupa mucho menos espacio de almacenamiento.
Preguntas más frecuentes
¿Cómo puedo guardar documentos de Word como PDF?
Hay dos formas de guardar un documento de Word como PDF. Vaya a "Inicio" en "Guardar como" y cambie el formato de archivo a "PDF" o puede imprimir el archivo como PDF. La impresión como un archivo PDF le permite realizar una gran cantidad de configuraciones adicionales y adaptar la ubicación de almacenamiento o el nombre del archivo.
¿De qué sirve guardar un documento de Word como PDF?
A diferencia del archivo de Word, un PDF se puede abrir y mostrar sin errores, independientemente del software o hardware utilizado. Además, su texto como PDF está a salvo de cambios intencionales y no intencionales por parte del destinatario. Además, los archivos PDF ocupan menos espacio de almacenamiento que los archivos de Word cuando se envían.
