Implementación de videoconferencia, herramientas y base legal

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A más tardar con la pandemia de corona y la oficina en casa asociada, la videoconferencia se ha convertido en una parte integral del trabajo diario de muchos empleados. Es por eso que analizamos más de cerca qué requisitos técnicos se requieren, qué herramientas son adecuadas y qué condiciones legales se aplican a la videoconferencia.

¿Qué es una videoconferencia?

Una videoconferencia es una reunión entre dos o más personas que se realiza virtualmente a través de Internet. Los participantes de la videoconferencia se comunican a través de cámara web y micrófono.

Para organizar la videoconferencia, se requiere un servidor de video, al que todos los participantes pueden acceder. Durante la videoconferencia, todos los involucrados generalmente se ven.

Un moderador a menudo se hace cargo de la invitación de los participantes a la videoconferencia y de la moderación de la conferencia él mismo. Esta persona puede, por ejemplo, permitir que otros participantes suelten su monitor o micrófono para hablar.

Dependiendo del software de videoconferencia, las personas pueden participar en el evento con su PC o con un teléfono inteligente.

Hay herramientas de videoconferencia gratuitas y de pago en el mercado.

12 proveedores para reuniones en línea

1. Mikogo

Mikogo es un proveedor alemán de conferencias en línea y presentaciones virtuales. Lo especial de Mikogo es que durante la videoconferencia solo se comparte la pantalla, pero los participantes no se comunican entre sí directamente a través de video, sino solo a través de audio.

El anfitrión de una reunión de Mikogo debe configurar una cuenta. A continuación, se puede invitar a otros usuarios por correo electrónico a compartir o controlar la pantalla. La participación es posible a través del visor HTML a través del navegador con teléfono inteligente o computadora de escritorio.

Las conexiones a través de Mikogo están encriptadas con 256 bits.

Más información: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting está diseñado para videoconferencias de alta definición. Dependiendo del paquete elegido, hasta 250 personas pueden participar en una videoconferencia, y un máximo de 25 pueden conectarse por video.

Configurar una reunión es fácil y se puede implementar de forma espontánea. Los moderadores pueden activar funciones individuales para los usuarios, como el micrófono o compartir la pantalla.

Además de la participación a través del navegador o la aplicación, también es posible marcar por teléfono.

Más información: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer es una herramienta que se desarrolló originalmente para el control remoto de computadoras. TeamViewer ofrece ahora su propia herramienta para videoconferencias con "Reuniones". Gracias al cifrado de extremo a extremo, el software ofrece altos estándares de seguridad y permite reuniones espontáneas y llamadas de voz. La comunicación es posible directamente a través de audio o chat. Hasta 300 personas pueden participar en una videoconferencia con TeamViewer.

Más información: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Con Google Hangouts, Google ofrece a las empresas una herramienta de pago como parte de G-Suite. Esto permite realizar videoconferencias directamente. Alternativamente, también existe la opción de realizar videoconferencias con Google Meet. Los usuarios incluso tienen la opción de subtitular las conversaciones o hacer que se traduzcan en vivo. Sin embargo, la función de traducción aún no está completamente desarrollada.

Para utilizar Google Meet, los usuarios necesitan una cuenta de Google. La participación también es posible sin una aplicación a través del navegador o Gmail. Una ventaja de la herramienta de videoconferencia de Google es que todos los demás productos de Google, como hojas de cálculo o documentos y calendarios de Google, se pueden combinar fácilmente con la herramienta de video.

Más información: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex de Cisco está diseñado para uso profesional. Teóricamente, hasta 40.000 personas pueden participar en una reunión, por ejemplo, en grandes conferencias o ferias comerciales. La participación también es posible sin una cuenta correspondiente a través de una invitación de enlace. Sin embargo, como usuario registrado, existen funciones adicionales.

Más información: www.webex.com

6. Zoom

Zoom es una de las herramientas de videoconferencia más populares tanto en áreas privadas como comerciales. Las reuniones se pueden sincronizar y crear inmediatamente con su propio calendario. Con el consentimiento de todos los participantes, las videoconferencias se pueden grabar muy fácilmente. Otra ventaja es que las pantallas pueden ser compartidas por varios participantes. También puede crear sus propias salas de reuniones, por ejemplo.

La participación en conferencias es posible con la aplicación de escritorio y teléfono inteligente, así como a través del navegador.

Más información: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams es parte de la suite Office365 de Microsoft. La herramienta se especializa principalmente en el trabajo en equipo. Por lo tanto, no es solo una herramienta de videoconferencia, sino que también ofrece elementos de gestión de proyectos al mismo tiempo.

Pueden participar hasta 10,000 personas por reunión.

Más información: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Reuniones de Adobe Connect

La herramienta de videoconferencia de Adobe ha sido diseñada principalmente para usuarios profesionales. Por ejemplo, las salas de reuniones se pueden diseñar con un diseño corporativo. La herramienta también ofrece muchas características especiales, como la participación anónima en conferencias.

Más información: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Skype de Microsoft se lanzó originalmente como un servicio de chat y videollamadas. La herramienta existe desde 2003. Pero ahora muchas personas también usan Skype para videoconferencias. Esto significa que los archivos también se pueden compartir fácilmente aquí. La comunicación también es posible a través del mensajero integrado.

Más información: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi ofrece una colección completa de software gratuito para la comunicación. Esto también incluye la herramienta de videoconferencia Jitsi Meet. Las videoconferencias se pueden iniciar de forma espontánea sin una aplicación o registro. Es posible unirse a la reunión a través de una aplicación generada individualmente.

Las reuniones a través de Jitsi se pueden planificar y organizar utilizando calendarios comunes. La herramienta también se puede conectar a un software de gestión de proyectos como Slack.

La única desventaja: según el fabricante, solo hasta 35 participantes pueden comunicarse con buena calidad.

Más información: meet.jit.si

11. Por el cual

Con Whereby, las videoconferencias se pueden iniciar directamente en el navegador, sin una cuenta o aplicación. La participación es fácilmente posible a través de un teléfono inteligente o una computadora de escritorio.

Más información: whereby.com

12. SocialHub Meet

La herramienta SocialHub Meet, desarrollada en Alemania, impresiona sobre todo por su implementación compatible con GDPR. Por tanto, es adecuado para empresas que valoran mucho la protección de datos. Por ejemplo, todos los servicios están alojados en servidores en Alemania y las salas individuales se pueden proteger con contraseñas.

Más información: socialhub.io

Criterios de selección importantes para una herramienta de videoconferencia

Primero, debe considerar cuáles son sus requisitos para el software de reuniones virtuales. ¿Le gustaría utilizar la herramienta para mantener la comunicación con los empleados ausentes? ¿O desea crear una plataforma de comunicación para discusiones detalladas con los clientes? Para tomar la decisión correcta para sus necesidades, debe conocerlas exactamente. Puntos importantes a considerar cuando Gama de funciones debe prestar atención a son:

• Calidad de video de alta definición o baja resolución,
• Número máximo de participantes potenciales,
• Función para dividir la pantalla,
• Posibilidad de trabajo colaborativo en documentos,
• Cifrado de datos y
• Precio y contrato vinculante.

¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de videoconferencia pagas?

Muchas empresas ofrecen sus herramientas de videoconferencia de forma gratuita e incluso sin registro. Sin embargo, estas herramientas suelen tener una funcionalidad limitada. Además, puede suceder que las versiones gratuitas se “paguen” con los datos que recopilan los programas.

En el caso de la versión de pago, el "hambre de datos" de las herramientas suele ser más limitado.

Si las empresas necesitan herramientas de videoconferencia de forma regular, es mejor cambiar a las versiones de pago. Se beneficia de una mayor seguridad de los datos y de todas las funciones que necesita.

¿Qué equipo necesito para una videoconferencia?

Para que una videoconferencia se desarrolle correctamente, se deben cumplir los siguientes requisitos técnicos:

• una conexión a internet suficientemente rápida
• una cámara con una resolución suficientemente grande
• un micrófono de trabajo

Se requiere un ancho de banda mínimo de 3 megabits para realizar o participar en una videoconferencia. Esto asegura que la imagen se pueda ver sin sacudidas. En cualquier caso, es recomendable apagar todos los programas que requieran mucho ancho de banda durante una videoconferencia. La transmisión de video o música tampoco debe usarse durante la videoconferencia si el ancho de banda es bajo.

Netiqueta en videoconferencias

Para que las videoconferencias se desarrollen sin problemas, los participantes deben cumplir con ciertas reglas. Es mejor que los moderadores comuniquen las reglas de la reunión con anticipación. Las posibles reglas son:

• No se habla sin previo aviso. De lo contrario, puede suceder que todos hablen a la vez.
• Cuando una persona se presenta, las demás apagan su micrófono. De esta forma, el conferenciante no se ve perturbado por ruidos como crujidos.
• Si todos los que tienen una cámara participan, todos también deberían encender sus cámaras. Cualquier otra cosa sería de mala educación.
• Todos deben vestirse para una videoconferencia como lo harían para una reunión en el lugar. Después de todo, nadie entraría a la oficina en traje de jogging.

Ventajas y desventajas de la videoconferencia

Hay muchas empresas que ofrecen videoconferencias. ventajas:

• Comunicación entre ubicaciones sin un viaje largo
• Ahorro en gastos de viaje
• tiempos de respuesta más cortos
• comunicación optimizada y toma de decisiones más rápida
• mejor gestión de crisis y proyectos

Sin embargo, también hay desventaja cómo:

• mayor esfuerzo técnico
• La comunicación solo es posible con ayudas
• reducción de la capacidad de atención en la pantalla
• carácter no vinculante que en la reunión en vivo en el sitio

Términos legales para videoconferencias

En términos de la ley de protección de datos, las videoconferencias están cubiertas por el Reglamento General de Protección de Datos. En consecuencia, los empleadores pueden recopilar y utilizar datos de los empleados si cumplen el "propósito de la relación laboral" (artículo 26, párrafo 1 de la BDSG) o si el empleador tiene un "interés legítimo" en ellos (artículo 6, párrafo 1 f del RGPD).

Los intereses del empleador se oponen a los intereses de los empleados que merecen protección. Estos estarían en riesgo, por ejemplo, si la herramienta de videoconferencia se usa no solo para reuniones, sino también para monitorear el trabajo en la oficina en casa.

Evite la fatiga de las videoconferencias

En teoría, las videoconferencias se pueden iniciar en cualquier momento y en cualquier lugar, pero en la práctica, una acumulación de videoconferencias puede provocar fatiga.

Una razón de esto es la alta densidad de estímulos, por ejemplo, en reuniones con un gran número de participantes. Al mismo tiempo, en una videoconferencia con la cámara encendida, nunca se sabe quién lo está mirando. Esta sensación de ser observado todo el tiempo puede empeorar los síntomas de fatiga. En definitiva, también es la mirada constante a la pantalla lo que aumenta el cansancio sin demasiada distracción.

Esto puede remediarse tomando descansos en videoconferencias más largas. También puede tener sentido que los participantes no tengan que asistir a la conferencia con su video todo el tiempo.

Grabar videoconferencias: ¿qué está permitido?

Si bien la grabación de videoconferencias parece ser una práctica común para muchas y muchas herramientas ofrecen esta opción, existen serias preocupaciones legales.

Según la STGB, puede ser un delito si se graban conversaciones no públicas o videoconferencias sin permiso. Las leyes de protección de datos vigentes también prohíben la grabación de videoconferencias sin el consentimiento de los participantes.

En principio, la ley considera la videoconferencia como un sustituto de una reunión en vivo. Cualquiera sin grabación de video también podría participar allí.

Tampoco se aplica el argumento de implementar la documentación de la videoconferencia con la grabación, porque el registro vía texto también es posible en la videoconferencia.

Para que se pueda grabar una videoconferencia, se debe proporcionar lo siguiente:

• Un consentimiento voluntario de todas las partes involucradas, que se obtiene antes del inicio de la grabación.
• La forma escrita del consentimiento o la documentación del consentimiento.
• Una explicación de los participantes sobre el significado y propósito de la grabación.
• Una referencia al derecho de retractación por consentimiento.

Básicamente, ni los moderadores ni los participantes deben grabar videoconferencias sin el consentimiento del otro. Esto tampoco se aplica si la grabación se va a realizar con fines de documentación simple.

¿Qué herramienta es adecuada para mi videoconferencia?

Hoy en día forma parte del día a día que las videoconferencias se realicen en las empresas. El mercado de las herramientas correspondientes es grande, por lo que puede perder de vista rápidamente las cosas. Al elegir el software adecuado, las siguientes preguntas pueden ayudar:

• ¿Cuántas personas participan de media en mis videoconferencias?
• ¿Necesito "sólo" una herramienta para videollamadas o la herramienta debería contener otras funciones como mensajería, funciones de gestión de proyectos, etc.?
• ¿Debería ser posible integrar citas para videoconferencias directamente en el calendario?
• ¿Quieres que los servidores de la herramienta estén en Alemania?
• ¿Hay alguna forma de grabar la reunión?
• ¿Puedo crear varias salas de reuniones?
• ¿Es posible participar en reuniones a través del navegador?
• ¿Cuánto dinero tengo al mes para la herramienta de videoconferencia?
• ¿Ya utilizo herramientas como G-Suite, Adobe o Microsoft?

En la práctica, vale la pena probar varias herramientas antes, por ejemplo, contratar una suscripción paga. La mayoría de los proveedores trabajan con un período de prueba gratuito de 14 días o más. Durante este tiempo podrás probar las herramientas de forma exhaustiva con diferentes videoconferencias y dejarte convencer de las respectivas ventajas.

Al igual que con otro software, usted y sus equipos terminarán trabajando con él. Por lo tanto, las empresas deben involucrar a sus empleados en el proceso de toma de decisiones con el fin de encontrar de manera conjunta un consenso sobre la herramienta que finalmente se utilizará.