Para que siempre sepa el status quo actual después de delegar tareas a través de Outlook, puede especificar que desea recibir un informe de estado sobre las tareas que se han transferido. También puede ser útil, especialmente para tareas extensas.
Delegar tareas
Para delegar una tarea, llame al comando en Outlook 2013 o posterior Inicio - Nuevos elementos - Solicitud de tarea encendido, en Outlook 2010 Inicio - elementos nuevos - elementos adicionales - solicitud de tarea, en Outlook 2003/2007 Nuevo: solicitud de nueva tarea. Luego ingrese los datos y la dirección de correo electrónico del empleado al que desea transferir la tarea y envíe la tarea. Pero, ¿qué pasa si ha ingresado la tarea una vez en su planificador de tareas y solo más tarde se da cuenta de que no tiene suficiente tiempo para ella y que es mejor delegarla? Luego proceda de la siguiente manera:
- Haga clic con el botón derecho en la tarea en el planificador de tareas y llame Asignar tarea sobre.
- Luego ingrese la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea transferir la tarea, escriba un mensaje corto y ajuste la fecha de vencimiento para que aún tenga tiempo de revisar el resultado.
- Asegúrate de tener las dos opciones Guardar la copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado tan pronto como la tarea esté lista. están encendidos. De lo contrario, la tarea no aparecerá en su planificador de tareas; Además, no se le notificará automáticamente cuando se complete la tarea.
- Envíe la solicitud de tarea.
De esta forma te aseguras de estar informado automáticamente del progreso
Para que las tareas delegadas siempre aparezcan en su planificador de tareas y se le notifique cuando finalice la tarea, las dos opciones mencionadas en el paso 3 deben estar activadas en su Outlook. Entonces no siempre tiene que acordarse de habilitar las opciones del paso 3 de la sección anterior al delegar. Las opciones están activadas por defecto, pero es mejor marcarlas para estar seguro:
- En Outlook 2010 o posterior, llame al comando Archivo - Opciones - Tareas encendido, en Outlook 2003/2007 Herramientas - Opciones - Opciones de tareas.
- En Outlook 2010 y versiones posteriores, habilite las siguientes opciones: Actualizar mi lista de tareas pendientes con copias de las tareas que asigno a otras personas y Enviar un informe de estado cuando haya completado una tarea asignada. UNA..
- En Outlook 2003/2007 active las dos opciones Mantenga las tareas asignadas actualizadas en la lista de tareas y Enviar informe de estado cuando se completen las tareas asignadas una.
- Cierra los diálogos.
Así es como puede mostrar el estado de finalización y la responsabilidad.
En la lista de actividades (ver Lista simple) falta la columna % completadoque en la vista Lista de detalles aparece. Si a menudo delega tareas extensas y sus empleados documentan regularmente en Outlook qué porcentaje de la tarea ya han completado, le recomiendo que utilice el % completado también en la vista Lista simple para insertar. Esto lo mantendrá actualizado sobre el progreso. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
- Seleccione la vista en el programador de tareas. Lista simple: Vista de comandos - Vista de cambio - Lista simple.
- Haga clic con el botón derecho en uno de los encabezados de columna, por ejemplo en referencia o en versiones anteriores Asunto de la tareae invocar el comando Selección de campo sobre.
- Arrastra el botón % completado B. desde el diálogo con el botón izquierdo del mouse presionado a la fila con los encabezados de columna. Mi sugerencia: arrástrelo a la posición a la derecha del encabezado de la columna Debido a. Una flecha roja muestra dónde % completado se inserta como un nuevo encabezado de columna C.. Tan pronto como el botón esté en la posición deseada, suelte el botón del mouse.
- Si no hay ninguna columna en la vista Responsable se muestra, insértelo como se acaba de describir. Responsable se puede encontrar al final de la lista en el cuadro de diálogo Selección de campo.
- Luego cierra el diálogo Selección de campo.
