Funciones de relleno automático en Excel: Instrucciones

Ahórrese entradas manuales en Excel con las funciones de relleno automático

Excel ofrece una variedad de funciones. No es necesario que complete muchos campos usted mismo, Excel lo hará por usted. Varias opciones de llenado automático le ahorran muchas entradas manuales, que le presentaremos a continuación.

Consejo 1: llene las celdas vacías en las hojas de cálculo de Excel con el contenido correcto

En algunas hojas de cálculo de Excel, los datos no se registran por completo, solo se completan después. Piense en una lista de pedidos en la que solo se ingresa una nueva fecha para un pedido si hay una nueva fecha de entrega.

En la columna de fecha solo ingresa cada fecha una vez, en las líneas restantes permanece vacía. La siguiente figura (ver captura de pantalla) muestra el aspecto que puede tener una lista de este tipo. Para completar la tabla de Excel, le gustaría ingresar el contenido de la celda de arriba en todas las celdas vacías. No tiene que hacer esto manualmente. En todas las versiones de Excel, haga lo siguiente:

1. Seleccione el rango de celdas cuyas celdas en blanco se deben completar, por ejemplo, el rango B2: B15 de la ilustración.

   

2. Invoque el comando GO TO. Puede hacer esto en todas las versiones de Excel usando la combinación de teclas CTRL G.

3. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en el botón CONTENIDO.

4. Habilite la opción EN BLANCO.

5. Confirme su selección con el botón Aceptar.

6. Excel luego selecciona todas las celdas vacías en el rango deseado. Deje esta selección activa sin hacer clic en ninguna otra celda. Ingrese un signo igual y presione la tecla FLECHA ARRIBA. Luego verá la referencia a la celda de arriba en la primera celda vacía del rango.

7. Complete la entrada con la combinación de teclas CTRL ENTER. Excel luego completa las celdas seleccionadas con la fórmula actual. Esto hace que Excel llene todas las celdas vacías con el contenido de la celda que está directamente encima de ellas.

La siguiente figura (ver captura de pantalla) muestra cómo se ve el resultado. Excel cambia automáticamente el contenido de las celdas llenas de esta manera si se ingresa un valor diferente en la celda de referencia.

Video tutorial: autocompletar celdas en Excel

Consejo 2: deje que Excel calcule valores futuros lineales y exponenciales

Puede utilizar una función adicional para calcular valores futuros sobre la base de los valores existentes. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:

Para hacer esto, cree una serie de números con valores históricos. Cuantos más valores históricos ingrese, más preciso será el resultado.

Luego marque todos los números ingresados con los valores pasados y arrastre el asa de la copiadora con el botón derecho del mouse a la celda deseada. Ahora se muestra un menú contextual.

Aquí encontrará los comandos de Excel Tendencia lineal y Tendencia exponencial. Con un clic en la tendencia deseada, todas las celdas se llenan con los números calculados.

Pruebe usted mismo si la tendencia lineal o exponencial es más adecuada para sus estimaciones.

Consejo 3: haga que los años, trimestres y meses, días y horas se completen automáticamente

También puede usar las opciones de relleno de Excel para hacer que los calendarios sean geniales. Esto también funciona de forma rápida y sencilla sin necesidad de escribir mucho.

1. Para agregar años, ingrese el año de inicio.

2. Use el controlador de copia para arrastrar el año a la celda deseada, haga clic en la etiqueta inteligente que aparece y seleccione la opción Completar serie de datos.

3. Para crear cuartos, escriba Q 1 o Quarter 1 en una celda. Utilice el controlador de copia para arrastrar la entrada a la celda deseada. Excel reconoce que estos son trimestres y solo se llena hasta el cuarto trimestre, después del cual continúa nuevamente con el trimestre 1.

4. Si ingresa el nombre de un mes en una celda (por ejemplo, febrero) y lo arrastra con el controlador de la fotocopiadora a la celda deseada, los nombres de los meses se completarán automáticamente hasta ese punto.