Muchos usuarios usan Excel para administrar todo tipo de listas. Por supuesto, las direcciones, artículos, precios, presupuestos y otras existencias de datos también se pueden transferir a Word a través del portapapeles, lo que evita la necesidad de volver a ingresar los datos.
Ordene los datos de Excel usando el autofiltro
Con el primer método, selecciona la información que desea antes de transferirla a Word usando una función de filtro directamente en Excel:
- En Excel, abra la tabla de la que desea obtener información.
- En Excel 2003, 2002 / XP y 2000, haga clic en cualquier celda de la lista y luego seleccione el menú DATA-FILTER-AUTOFILTER.
En Excel 2007, encontrará la función de filtro en la pestaña »Inicio« en el grupo EDITAR. Haga clic en el botón CLASIFICAR Y FILTRAR en el grupo y luego haga clic en FILTRAR. - Excel convertirá ahora los encabezados de columna de su lista en las llamadas "listas desplegables", que puede reconocer por las flechas que apuntan hacia abajo. Puede utilizar estas listas para seleccionar los criterios que deben aplicarse a los artículos que está buscando.
En Excel 2007, al hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo, aparece un nuevo menú en la columna »Categorías« en el que se seleccionan todas las entradas. Primero desactive la casilla de verificación situada delante de »Seleccionar todo« en este menú. A continuación, vuelva a activar la casilla de verificación frente a la categoría deseada. - El Autofiltro es particularmente adecuado para nuestros propósitos, porque ahora oculta automáticamente todas las entradas de la lista que no cumplen con el criterio deseado. El resultado es exactamente la tabla que desea transferir a Word. Puede resaltarlos, copiarlos y luego pegarlos fácilmente en su texto de Word.
A menudo, algunas filas en las tablas de Excel se resaltan en color para una mejor descripción general y, a veces, desea llamar la atención sobre los cambios en las celdas a través del formato condicional. Como característica especial, el filtro de Excel 2007 ofrece la opción de filtrar según los colores de las filas. Para ello, seleccione una celda en la lista de artículos y cambie a la función de filtro en la pestaña »Inicio« en el grupo »Editar«. Llame a la función CLASIFICAR Y FILTRO-FILTRO. Haga clic en la flecha hacia abajo en cualquier encabezado de columna.
Ahora seleccione la entrada »Filtrar por color« en el menú que se abre. Luego, podrá elegir entre todos los colores de las filas de la tabla. Seleccione el color que desee. La tecnología con Autofiltro básicamente funciona bastante bien, pero también tiene algunas desventajas: Por un lado, hay que dejar Word para preparar los datos. Además, no es posible un vínculo entre Word y Excel, por lo que debe repetir el proceso si, por ejemplo, cambian los precios, se eliminan artículos del programa o se agregan nuevos. Por lo tanto, debe estar familiarizado con una segunda alternativa poco conocida que no tiene estas desventajas y para la que no tiene que salir de Word.
Insertar tablas de Excel como una base de datos en Word 2007
Estrictamente hablando, una lista creada en Excel no es más que una tabla de base de datos: los campos están ordenados en columnas y los registros de datos (entradas de lista) en filas. Por lo tanto, también puede utilizar la interfaz de la base de datos de Word para acceder a las tablas de Excel.
En Word 2007, la barra de herramientas de la base de datos se ha eliminado debido al nuevo concepto operativo. Por lo tanto, primero es necesario incluir el botón INSERT DATABASE en la barra de herramientas de acceso rápido para llamar convenientemente a esta función.
Proceder de la siguiente:
- Haga clic con el botón derecho en la cinta y seleccione PERSONALIZAR BARRA DE HERRAMIENTAS PARA ACCESO RÁPIDO en el menú contextual.
- Luego configure la entrada »Todos los comandos« en el menú desplegable SELECCIONAR COMANDOS en la ventana de diálogo que ahora se abre.
- Busque en la lista »Insertar base de datos« y transfiera esta entrada con el botón AÑADIR a la lista de la derecha con todos los botones anteriores en la barra de acceso rápido.
- Ahora cierre la ventana de diálogo Opciones de Word con Aceptar.
Ahora está de vuelta en el entorno de trabajo normal de Word y puede usar el botón que acaba de crear para importar la lista de artículos en el libro de Excel como una base de datos en Word.
Este es el procedimiento exacto para importar la lista de artículos como una base de datos en Word 2007:
- Abra el documento en el que desea importar la lista de artículos y coloque el cursor en la posición de inserción deseada para la lista de artículos.
- Haga clic en el botón INSERT DATABASE recién agregado en la barra de inicio rápido.
- En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en IMPORTAR DATOS y luego seleccione el archivo de Excel desde el que desea importar los datos.
- El diálogo ahora contiene una lista de las hojas de trabajo en el archivo seleccionado. Seleccione el nombre de la hoja con sus datos y asegúrese de que la casilla de verificación PRIMERA FILA DE DATOS CONTIENE ENCABEZADOS DE COLUMNA esté activada. Confirme su selección con OK.
- En el cuadro de diálogo de la base de datos, haga clic en el botón CONSULTAR OPCIONES para insertar solo ciertas líneas en el documento.
- En la pestaña »Filtrar registros de datos« puede definir los criterios para que Word solo lea las líneas deseadas de la tabla de Excel.
- Si lo desea, puede utilizar las otras pestañas del cuadro de diálogo para definir los criterios de clasificación y seleccionar los campos que se importarán. Finalmente, confirme su configuración con OK.
- Luego haga clic en INSERTAR DATOS. Ahora puede restringir el número de registros de datos que se leerán. Active la casilla de verificación delante de la opción INSERTAR COMO CAMPO para permitir que Word guarde todos los parámetros de esta consulta específica. Puede leer el estado actual de los datos en cualquier momento simplemente actualizando la función de campo usando la tecla F9.
- Finalmente, confirme sus entradas con OK. Todas las líneas de su tabla de Excel que coincidan con las opciones de consulta se insertarán ahora en la posición actual del cursor.
