Transfiera automáticamente información de tablas de Excel como entradas de calendario para Outlook
En nuestro mundo digitalizado, los dispositivos móviles como teléfonos inteligentes, tabletas o relojes inteligentes se encuentran entre los compañeros cotidianos más importantes. Son útiles de muchas maneras y ayudan a las personas a organizar y estructurar su rutina diaria de manera eficaz. Esto se aplica sobre todo al calendario digital, cuyas citas se transmiten en tiempo real a todos los dispositivos móviles cuando se utiliza Microsoft Outlook.
- Al mismo tiempo, no es improbable que reciba citas en una lista de Excel en su entorno profesional o privado. Estos pueden, por ejemplo, ser enviados como un archivo Excel por un cliente o proveedor como parte de un proyecto. En lugar de transferir o imprimir los datos y la información a mano en Outlook, las citas se pueden preparar en Excel en unos pocos pasos para que se transfieran automáticamente a su calendario de Outlook. Antes de la importación, existe la opción de:
- en un calendario personal o
- para ser guardado en un calendario de grupo usado por varios miembros del equipo.
Transferir citas de Excel al calendario de Outlook: 3 sencillos pasos en Excel
En versiones anteriores de Microsoft Excel y Microsoft Outlook, era posible leer un archivo de Excel directamente en Outlook. Las versiones actuales como Outlook 365 o Outlook 2022-2023 no pueden importar archivos de Excel. Por esta razón, es necesario convertir el archivo a formato CSV de antemano en Excel.
Para importar citas de Excel a su calendario de Outlook, proceda de la siguiente manera:
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En el primer paso, proporcione a su lista de citas, si es posible, los títulos de las columnas que se proporcionan para las citas en Excel. Entre otras cosas, son adecuadas las siguientes:
Asunto, comienza en, comienza en, termina en, evento de todo el día, recordatorio encendido / apagado, recordatorio en, recordatorio en, ubicación y otros nombres de campo.
Puede utilizar los nombres de una nueva cita en Microsoft Outlook como guía para los encabezados de las columnas.
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En el siguiente paso, guarde el libro de Excel como un archivo CSV (separado por un separador) y ciérrelo.
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Después de guardar, el archivo CSV se separa con un punto y coma. Sin embargo, Outlook requiere un archivo separado por comas para la importación. Para intercambiar los caracteres, abra el archivo CSV creado en el editor de Windows 10 y reemplace cada punto y coma con comas debajo de EDITAR - REEMPLAZAR.
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Luego, guarde el archivo con el mismo nombre de archivo y cambie a Microsoft Outlook.
Importación de datos de Excel a Microsoft Outlook: lo que debe saber
Después de abrir Microsoft Outlook, siga los pasos a continuación para importar los datos desde Excel.
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Active el calendario de su elección.
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Llame al comando IMPORTAR / EXPORTAR en el menú ARCHIVO.
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En el asistente de importación / exportación, seleccione la entrada IMPORTAR DE OTROS PROGRAMAS O ARCHIVOS y haga clic en el botón SIGUIENTE.
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En la siguiente ventana, seleccione la entrada “Valores separados por comas” y haga clic en SIGUIENTE.
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En la ventana ARCHIVO PARA IMPORTAR haga clic en NAVEGAR y seleccione el archivo de la cita.
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En las opciones debes decidir:
- Si las entradas existentes deben ser reemplazadas por las entradas de calendario importadas,
- Si las fechas en conflicto se ingresan dos veces o
- Si los duplicados no deben importarse en ningún momento.
Después de hacer clic en SIGUIENTE, puede seleccionar el calendario deseado como carpeta de destino.
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En el siguiente paso, se le preguntará si se deben importar las citas especificadas como rango. Después de hacer clic en FINALIZAR, las citas se agregan automáticamente al calendario.
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Encontrará las citas en su calendario de Outlook después de la importación.
Importante: Para que la importación de datos de calendario desde Microsoft Excel funcione sin problemas, es crucial que la información del campo se ingrese correctamente. Para los datos, esto significa que se debe seleccionar el formato DD.MM.YYYY. Como mínimo, las horas deben ingresarse en el formato HH: MM para que puedan ser leídas por Microsoft Outlook. También tienes la opción de ingresar categorías. Tenga en cuenta que solo se transfiere una categoría por cita.
Si usa sus propios nombres de campo, Microsoft Outlook le pedirá que asigne los campos manualmente antes de importarlos.
Transferencia de citas de Excel al calendario de Outlook: procedimiento hasta Office 2010
Para importar entradas de calendario en Outlook desde archivos de Excel, proceda de la siguiente manera hasta Office 2010 o versiones anteriores:
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Proporcione a su lista de citas los siguientes encabezados de columna (sin comillas): "Fecha de inicio, Asunto, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Categoría, Ubicación y Evento de todo el día.
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En cualquier caso, asegúrese de que los nombres estén escritos sin espacios. Esto es importante para que Outlook pueda leer los datos correctamente más adelante.
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Ingrese los datos específicos de la cita en las líneas debajo de estos encabezados o cópielos de otra tabla.
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Resalte su lista de citas desde la primera celda hasta la última utilizada.
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Ingrese cualquier nombre en el campo Nombre, por ejemplo, "Citas" (nuevamente sin las comillas). El campo de nombre se puede encontrar a la izquierda de la línea de edición, como se muestra en la siguiente figura:
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Confirme la entrada del nombre con la tecla Enter.
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En el último paso, guarde el libro y cierre Microsoft Excel. Luego abra Microsoft Outlook.
Importación de entradas de calendario a Microsoft Outlook
La importación de entradas de calendario desde Microsoft Excel es similar a la versión actual de Microsoft Outlook. A diferencia de Outlook 365, las versiones anteriores de Outlook tienen la opción de leer un archivo de Excel directamente. El paso intermedio a través del archivo CSV no es necesario. Los datos se pueden leer de la siguiente manera:
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En el primer paso, active el calendario de su elección.
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Llame al comando IMPORTAR / EXPORTAR en el menú ARCHIVO. En el asistente de importación / exportación, seleccione la entrada IMPORTAR DE CAMBIAR PROGRAMAS O ARCHIVOS y haga clic en el botón SIGUIENTE.
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En la siguiente ventana, seleccione MICROSOFT-EXCEL y haga clic en SIGUIENTE.
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En la ventana ARCHIVO PARA IMPORTAR haga clic en NAVEGAR y seleccione el archivo de la cita.
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En las opciones, usted decide si las entradas existentes deben reemplazarse por los elementos importados, si deben ingresarse citas duplicadas o si no deben importarse las duplicadas.
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Después de hacer clic en SIGUIENTE, puede seleccionar su calendario como la carpeta de destino. En el siguiente y último paso, se le preguntará si se deben importar las citas especificadas como rango. Después de hacer clic en FINALIZAR, las citas se agregarán al calendario.
Conclusión: es fácil importar datos de Excel a Outlook
En lugar de ingresar citas desde Excel a mano en Microsoft Outlook, las entradas del calendario se pueden exportar e importar automáticamente en solo unos pocos pasos.
En versiones anteriores de Office, es posible importar archivos de Excel directamente a Outlook. En las versiones actuales, la importación solo es posible a través de un archivo CSV separado por comas. El asistente de importación de Microsoft Outlook guía a los usuarios a través del proceso de importación. De esta manera, puede integrar automáticamente una o más citas en su calendario en Microsoft Outlook en unos minutos o, alternativamente, utilizar un calendario grupal.
Preguntas más frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un archivo CSV y un archivo de Excel?
Los archivos de Excel representan el formato específico de Excel y se pueden leer con Microsoft Excel y otros programas compatibles. CSV significa valores separados por comas y también designa un formato de archivo en el que los datos están separados por comas o punto y coma. La extensión del nombre del archivo es .csv. Los archivos CSV se caracterizan por su alto grado de compatibilidad y por esta razón se pueden utilizar entre diferentes programas informáticos y sistemas operativos.
¿Qué funciones tiene el asistente de importación en Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook está diseñado para procesar e importar diferentes formatos de archivo. Outlook tiene un asistente de importación / exportación para esta función. Entre otras cosas, esto simplifica la importación de archivos CSV o archivos VCF de otros programas o sistemas operativos. El asistente guía automáticamente a los usuarios a través de una consulta y luego importa o exporta la información requerida.
