Tablas de Excel: la estructura de un vistazo

Filas, columnas, celda, encabezados

Microsoft Excel se utiliza en áreas privadas y comerciales. Gracias al programa, es posible realizar cálculos matemáticos y configurar diferentes parámetros en diferentes relaciones. Básicamente, eso suena abstracto al principio. Sin embargo, Excel es básicamente un programa inteligente que te ayuda a recopilar datos, evaluarlos y presentarlos como desees. Para poder utilizar estas funciones de Excel para fines profesionales o privados, es recomendable crear una tabla de Excel que los usuarios puedan formatear libremente. Pero, ¿cómo es la estructura de las tablas de Excel y qué es posible?

Así es como se ve la estructura de las tablas de Excel

El programa ofrece diferentes áreas de aplicación y, por lo tanto, es muy versátil. Sin embargo, es importante comprender cómo está estructurada una hoja de cálculo de Excel y cómo se alimenta con datos relevantes. Tan pronto como los usuarios abren el programa, tienen un libro frente a ellos, que consiste en una hoja de trabajo en blanco. Los encabezados de fila y columna delimitan las celdas individuales. Los datos en forma de números y texto que se ingresan en una hoja de trabajo vacía se conocen inicialmente como una lista de Excel. Esta lista o rangos de celdas individuales se pueden formatear en una tabla de Excel en pasos simples. Básicamente, la estructura de las tablas de Excel se ve así:

• Líneas
• columnas
• Células
• Registrarse

Las tablas formateadas están representadas por filas y columnas. Los encabezados de línea son horizontales y están numerados consecutivamente. Los encabezados de las columnas corren verticalmente y están asignados a una letra. El punto en el que se encuentran una fila y una columna se llama celda. Por ejemplo, la celda B3 es el punto que resulta de la fila 3 y la columna B. También hay pestañas de registro. Puede crearlo cuando su archivo sea más grande. Puede cambiar fácilmente entre diferentes tablas dentro de una hoja de trabajo usando la pestaña de registro. Debido a la estructura ligera de los diversos elementos, los usuarios pueden ingresar diferentes datos en forma tabular y así mostrarlos claramente.

Uso de tablas de Excel: áreas de aplicación privadas y profesionales

Ya sea para las finanzas o el análisis estadístico de datos, Excel es el programa de hojas de cálculo más utilizado.

Con Excel, por ejemplo, existe la posibilidad de registrar entradas y salidas (ya sean privadas o comerciales). El usuario puede personalizar qué fórmulas se utilizan para introducir los valores. Con la ayuda de la estructura de la tabla de Excel, se puede crear rápidamente una descripción general de los datos.

Ejemplo de una tabla de Excel del sector privado

Mantienes un libro de presupuestos en tu hoja de cálculo de Excel. Puede determinar qué tan altos son sus ingresos y gastos. Puede clasificar los gastos en diferentes grupos. Por ejemplo: alquiler, comestibles, seguros, etc. Al utilizar diferentes fórmulas e ingresar los diferentes gastos, puede, por ejemplo, controlar las finanzas durante un período de tiempo más largo. De esta forma podrás analizar cómo han cambiado tus gastos en el último mes o incluso en los últimos cinco años.

Ejemplo de hoja de cálculo Excel del sector empresarial

Las empresas pueden utilizar tablas de Excel para registrar y evaluar datos de, por ejemplo, diferentes ubicaciones de la empresa. Esto puede incluir la determinación de los beneficios en su totalidad o divididos en ramas individuales. Además, los datos sobre el personal, por ejemplo, se pueden insertar en tablas de Excel.

Tablas dinámicas como una forma especial de la tabla

Si los datos están en forma tabular y desea evaluarlos, los programas de hojas de cálculo como Excel ofrecen la opción de crear una tabla dinámica. Se trata de una tabla especial con la que se puede reducir y analizar una gran cantidad de datos a un alcance comprensible. Por ejemplo, el foco se puede colocar en un registro de datos del mismo tipo y resumir en una tabla dinámica. Los resultados parciales se pueden calcular de la misma forma. La estructura de una tabla dinámica es similar a la estructura de una tabla de Excel; simplemente cumple otra función.

Ejemplo de una tabla dinámica

Una empresa tiene datos sobre sus empleados en forma de lista. Puede ser, por ejemplo, departamento, sexo, año de nacimiento, salario y años de empleo en la empresa. Esta tabla de Excel ahora se puede convertir en una tabla dinámica. Esto tiene la ventaja de que se pueden evaluar diferentes datos de manera diferente. Por ejemplo, la tabla dinámica puede calcular el salario promedio, el salario total o contar a los empleados en equipos individuales. También es posible evaluar cuántas mujeres y hombres hay en la empresa o qué tan alta es la edad promedio de los empleados.

La estructura de las tablas de Excel ofrece estas ventajas sobre las listas.

Tan pronto como se ingresan los datos en Excel, primero se crea una lista. Una lista se puede convertir en una tabla usando botones o combinaciones de teclas. Las tablas tienen varias ventajas sobre las listas. Especialmente cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos, pueden aparecer errores durante el cambio, la evaluación o la clasificación, que destruyen todo el conjunto de datos. En el caso de las tablas, en cambio, la clasificación de los registros de datos no es incorrecta. Las tablas representan grandes conjuntos de datos de manera manejable y ofrecen la posibilidad de expandir los datos según sea necesario.

¿Cómo funciona el formateo de tablas de Excel?

Las tablas son fáciles de formatear. Con unos pocos clics, hay varias opciones de formato que aseguran que la información se presente con claridad.

• Encabezados y pies de pagina
• Líneas de resultado
• Filas y columnas conectadas
• Primera y última línea
• Autofiltro

Encabezados y pies de página para una mejor descripción

Excel le ofrece la opción de insertar encabezados y pies de página. Esto le permite aclarar las tablas de su libro de trabajo y proporcionar la información necesaria. En los encabezados o pies de página hay espacio para números de página, fechas o nombres. También hay líneas de encabezado que muestran el tipo de datos ingresados en las respectivas celdas. Esto puede ser, por ejemplo, designaciones, cantidades o períodos de tiempo. Puede filtrarlos como desee. A diferencia de las listas, los encabezados y pies de página de las tablas se pueden ocultar y mostrar.

Líneas de resultado como parte de la tabla de Excel

Las líneas de resultado están ahí para mostrar la suma de diferentes celdas o rangos de celdas como resultado general. Además de crear totales, se pueden asignar otras funciones a la línea de resultados. Estos también se pueden mostrar y ocultar en las tablas.

Filas y columnas fusionadas para resumir varios rangos de celdas

Las celdas se pueden conectar vertical y horizontalmente. Esto es necesario para proporcionar una mejor descripción dentro de una tabla. Por ejemplo, ha creado una celda para cada mes. Para que quede más claro lo que significan los números ingresados, puede combinar las celdas sobre los datos e insertar un encabezado allí. Por ejemplo, podría decir "ventas mensuales". También puede resaltar fácilmente la primera y la última columna en tablas formateadas. También es posible congelar la primera o la última línea. Esto proporciona la descripción general necesaria, especialmente con tablas largas. De lo contrario, al desplazarse, es fácil perder la entrada.

Autofiltro útil para ordenar datos

Otra función digna de mención dentro de Excel es el denominado Autofiltro. Además de las funciones de filtro, también hay opciones de clasificación. Por ejemplo, si desea ordenar una lista de nombres alfabéticamente. Sin embargo, se debe realizar una configuración para que no solo se ordene una columna, sino también las filas correspondientes. Los autofiltros tienen la ventaja de que, por ejemplo, puede ordenar alfabéticamente o números de pequeños a grandes y que los datos asociados también se ordenan automáticamente. Además, se puede filtrar información individual.

Ejemplo de autofiltro

En la tabla de Excel con datos de empleados, desea filtrar cuántos provienen de la ubicación xy. Para hacer esto, se debe configurar el filtro automático apropiado y solo se muestran los empleados apropiados. Además, puede filtrar según varios parámetros. Por ejemplo, lugar de origen y equipo. Con los filtros automáticos correspondientes, los usuarios pueden averiguar cuántos empleados de un equipo viven en la misma ubicación.

Estilos de tabla predefinidos y personalizados

Excel le ofrece una gran selección de diferentes plantillas de formato de tabla predefinidas. La gran ventaja de esto es que los elementos útiles de la tabla se pueden adaptar y cambiar rápidamente. También es posible crear estilos de tabla personalizados. Las empresas en particular pueden crear tablas con su propio diseño corporativo. De este modo, las tablas se pueden mostrar en su propia fuente o en sus propios colores.

Utilice la estructura de la tabla de Excel de manera eficiente para su trabajo

Si desea utilizar tablas de Excel formateadas en un entorno profesional o privado, debe conocer los conceptos básicos del programa. Para muchos, Excel es un programa abrumador con una gran cantidad de características confusas.

En general, es aconsejable concentrarse primero en los conceptos básicos de funcionamiento. Solo porque se dominan las funciones básicas como el formateo, el programa ya se puede usar de manera eficiente.

También es útil saber qué funciones puede asumir el programa. No es importante si el usuario sabe qué fórmula se está utilizando y cómo. Esto todavía puede investigarse y apropiarse posteriormente. Si desea utilizar Excel para un propósito específico, inicialmente debe limitarse a esto al adquirir las habilidades y posiblemente conocer otras funciones posteriormente. Esto asegura que el usuario no se desanime por el alcance del programa desde el principio y pierde la visión general.

Conclusión: la estructura de la tabla formateada de Excel facilita la descripción general de los datos

El programa Excel es parte del paquete de Microsoft Office y está disponible para usuarios de Apple y Microsoft. Con el programa de hoja de cálculo, los usuarios pueden enumerar datos en una tabla en el libro de trabajo y hacer que el programa los evalúe. La estructura sencilla de las tablas de Excel ofrece a los usuarios una visualización estructurada de datos a través de encabezados de fila y columna, encabezados y líneas de resultados. Además, es posible utilizar el formato para resaltar áreas de celda importantes y los valores que contienen, o para cambiar la fuente y el tamaño. Además, los datos ingresados se pueden convertir en diagramas en las tablas de Excel, por ejemplo, para mostrar una distribución clara de la información. En comparación con las listas de datos, la estructura de las tablas de Excel tiene la ventaja de que están disponibles funciones ampliadas, lo que hace posible una evaluación más eficiente y que ahorra tiempo de las entradas. Además del diseño individual de las tablas, los usuarios también cuentan con plantillas que pueden usar para evaluar sus datos en la hoja de trabajo.