Guarde y comparta archivos de Excel: rápido y fácil

Información importante que puede ayudar

Si varios colegas están trabajando en un proyecto o tarea, a menudo es necesario trabajar juntos en un libro de trabajo de Excel o una tabla del programa de Excel. Sin embargo, antes de publicarlo, asegúrese de seleccionar el formato correcto y guardar el archivo de Excel correctamente. Además, los usuarios deben prestar atención al tamaño del archivo y dividirlo si es posible. A veces, sin embargo, la publicación de los datos es suficiente para acceder a ellos.

Guardar archivo de Excel: así es como funciona

Usando la combinación de teclas para Excel "Ctrl + S" o vía "Archivo> Guardar" o "Guardar como", es posible guardar el archivo actual de Excel con un nombre de archivo individual. Además de sus tipos de archivo estándar .xls y .xlsx, Excel ofrece guardar en formato OpenDocument o PDF.

Sus libros de trabajo de Excel se pueden guardar en la ubicación de almacenamiento deseada especificando la ubicación de almacenamiento estándar de antemano. La ubicación de almacenamiento también se puede cambiar en unos pocos pasos. A veces es útil si la carpeta o la ruta de almacenamiento del documento se muestra en una celda del libro. Esto es lo que hace posible esta función de tabla.

Guarde el archivo de Excel con una copia de seguridad

Es recomendable realizar copias de seguridad de los archivos importantes de Excel antes de realizar cambios en el documento. Se puede crear una copia de seguridad usando algunas funciones de Excel o usando una macro. También puede configurar su libro de Excel de tal manera que se guarde una copia de seguridad de la versión anterior del libro cada vez que se realice un cambio.
Se pueden perder datos y un valioso tiempo de trabajo como resultado de un corte de energía o el cierre involuntario de un archivo de Excel no guardado. Por lo tanto, es aconsejable activar la función de Excel "Autorrecuperación" para iniciar el almacenamiento automático de datos.

Video de instrucciones: Microsoft Excel: guarde un archivo y compártalo con otros usuarios

Compartir archivo de Excel: las posibilidades

Si desea compartir los datos de un libro de Excel o un documento con otros usuarios, hay otras opciones disponibles además de las funciones de liberación integradas:

• Un diagrama de los datos almacenados se puede publicar en la intranet de la empresa o en un sitio web, por ejemplo. Para hacer esto, debe usar algunas funciones para exportar los datos de una lista de Excel como un gráfico. Excel también ofrece la opción de copiar una subárea deseada de una tabla de Excel como gráfico para insertarla y mostrarla en una presentación o en otra aplicación.
• Las listas de Excel u hojas de cálculo individuales se pueden enviar fácil y rápidamente a los compañeros de trabajo por correo electrónico. La integración de un botón adecuado en la barra de herramientas de Excel facilita el envío y el uso de esta útil macro.
• Un libro de Excel también se puede compartir a través de una red y, por lo tanto, varios usuarios pueden editarlo. Antes de esto, el libro de trabajo se puede copiar usando una macro y guardar con un nombre de archivo diferente.
• Finalmente, puede compartir el archivo de Excel guardando el libro en una nube en línea como OneDrive. Esto permite a otros usuarios editar el archivo.

Compartir un archivo de Excel es más seguro

Además de los datos de Excel, algunas funciones también protegen la información proporcionada:

• Las firmas digitales se pueden integrar convenientemente en un archivo o carpeta de Excel para garantizar la integridad y autenticidad de los datos. Una firma digital indica a los demás que el contenido del libro de trabajo o documento ha sido verificado y firmado.
• Antes de que una hoja de cálculo de Excel o un libro de trabajo se entregue en cualquier forma a los compañeros de equipo o cualquier otra persona, se debe limpiar de información y datos personales.
• La protección de las fórmulas en una hoja de cálculo o carpeta de Excel evita cambios no deseados cuando varias personas están trabajando en un documento.
• Antes de pasar un libro de trabajo, puede ser útil copiar las hojas de trabajo individuales en un nuevo libro de Excel y reemplazar las fórmulas con valores.

El formato correcto para compartir un archivo de Excel

Las empresas y las empresas suelen utilizar versiones más nuevas y antiguas de Excel. A veces puede ser necesario cambiar el tipo de archivo de un archivo de Excel:

• Con el menú de Excel, un archivo se puede guardar con relativa facilidad como PDF.
• Se puede guardar un archivo o una tabla de Excel en formato CSV en solo unos pocos pasos.
• Para que un archivo de Excel sea compatible con versiones anteriores, se puede guardar en formato de archivo XLS.
• Todo el contenido de una carpeta se puede convertir al formato de archivo XLSX utilizando una herramienta de Microsoft.
• Se puede realizar una verificación de compatibilidad manual para que las versiones anteriores del programa puedan leer los archivos de Excel guardados.

Reducir el tamaño de un libro de Excel

No es tan fácil compartir una tabla de Excel con varios miles de filas. Antes de dividir un archivo Excel grande, es necesario, p. Ej. B. dividir usando una macro. Sin embargo, también puede utilizar estos consejos para reducir significativamente el tamaño del archivo. Tanto con las versiones anteriores como con las más recientes de Excel, puede comprimir una imagen o todos los gráficos de la carpeta y elegir entre diferentes resoluciones.

Conclusión: guarde un archivo de Excel y compártalo con otros usuarios

Cuando otras personas necesitan los datos en un libro de Excel, los usuarios tienen varias opciones. Primero, los usuarios deben guardar el archivo de Excel. Hay varios tipos de archivos disponibles para esto. Para compartir un archivo de Excel, se debe especificar un nombre de archivo único de antemano. Además, se puede realizar una copia de seguridad antes de posibles cambios, por ejemplo, con la ayuda de macros. El programa Excel también le permite reducir el tamaño de los archivos Excel o dividir el libro de trabajo, cambiar el formato del archivo o insertar una firma digital antes de que los usuarios compartan el archivo Excel con otras personas.

Artículos más interesantes sobre Excel

• Si varias personas están trabajando en una hoja de cálculo de Excel, es útil reconocer los cambios en el contenido o las fórmulas.
• La hoja de Excel completa de un libro de trabajo se puede mover o copiar rápidamente a otro libro de Excel.
• Las líneas vacías se pueden eliminar de forma permanente con una función de filtro automático.
• Eliminar contenido superfluo reduce el tamaño de archivo de un archivo de Excel.
• Las fórmulas de Excel en un libro de trabajo se pueden convertir en números de una sola vez.
• Se puede almacenar un gráfico de vista previa para archivos de Excel.
• Con la ayuda de esta función de registro, siempre puede ver la hora y la persona que cambió el contenido de la celda.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo compartir una hoja de cálculo de Excel?

Abra el libro de trabajo y luego haga clic en la pestaña Revisar. Navegue a través de "Cambios" a la opción de lanzamiento "Los usuarios pueden editar áreas". Seleccione "Nuevo" en el menú Permisos de usuario antes de definir la tabla compartida.

¿Dónde puedo encontrar las copias de seguridad automáticas de Excel?

Al activar la función Autorrecuperación, Excel guarda el espacio de trabajo abierto actualmente cada diez minutos en la configuración estándar. La copia de seguridad debe estar en la misma carpeta que el archivo original.

¿Cómo puedo desactivar la protección contra escritura de un libro de trabajo?

Abra su libro de trabajo. Haga clic en "Información" en el menú de archivo y luego desactive la casilla "Bloqueado" en el área general.