Cómo estructurar correctamente sus documentos de Word
Word ofrece a los usuarios muchas opciones diferentes para diseñar documentos de texto de acuerdo con diferentes requisitos o ideas individuales. No solo se puede ajustar la configuración de fuente, sino también el diseño y el formato de los documentos. Especialmente si usa Word con frecuencia y usa una determinada estructura de texto de manera regular, puede beneficiarse enormemente de la función de la "plantilla de formato". Pero, ¿cómo se crea una plantilla en Word? ¿Y cómo los editas?
Plantilla en Word: ¿que es realmente?
¿No se limita su trabajo a un formato en particular? ¿Necesitas cambiar entre diferentes tipos de texto? Puede guardar diferentes plantillas de usuario en Word y acceder a ellas en cualquier momento. Esto le permite crear documentos con poco esfuerzo y llenarlos rápidamente con el contenido apropiado.
En determinadas circunstancias, se acumularán algunas plantillas en su sistema de archivo. Para mantener una visión general, puede clasificar estos documentos de muestra en el área de tareas respectiva. De esta forma, lo encontrarás aún más rápido cuando busques un estilo específico. Pero, ¿cómo se pueden integrar las plantillas de formato en su documento?
De un vistazo: estructura y edita textos con claridad
Encontrará una selección de plantillas de formato en la cinta del menú en la pestaña "Inicio". De forma predeterminada, Word define diferentes niveles para los títulos en diferentes fuentes y tamaños, lo que ayuda a estandarizar los documentos de texto. Además, los encabezados se destacan muy bien del contenido de texto o imágenes.
El uso de plantillas también permite una navegación más rápida dentro de un documento. Como regla general, encontrará el llamado "área de navegación" en el lado izquierdo de la página en Word. Si esto no es visible para usted, proceda de la siguiente manera:
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Seleccione las pestañas "Ver".
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En el área "Pantalla" puede comprobar los campos "Regla", "Líneas de cuadrícula" y "Área de navegación".
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Tan pronto como marque el "Área de navegación", la barra de navegación aparece a la izquierda.
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Haga clic aquí en "Encabezados" para que la estructura del encabezado aparezca en la barra de navegación.
Word muestra todos los títulos y subtítulos definidos aquí. Al hacer clic en el campo de texto de destino en el área de navegación, puede cambiar fácilmente entre las capas que ha creado.
¿Tiene que seguir pautas específicas para el formato del texto del cuerpo y los encabezados? ¿Recibió instrucciones específicas sobre cómo debería verse el final del documento? Las sugerencias de Word no siempre cumplen con los requisitos de empresas, escuelas o gustos personales. Si luego usa su plantilla personalizada, puede estar seguro de que aparecerá uniforme y cumplirá con sus especificaciones.
Práctico e individual: el inspector de formatos de Word
Por esta razón, las plantillas se pueden personalizar. Si bien Microsoft Word a menudo especifica un determinado tamaño de fuente, fuente, espaciado de línea específico y la elección entre justificado, justificado a la derecha o a la izquierda, todavía hay margen aquí: puede realizar cambios en la configuración como desee.
Para editar una plantilla de formato o crear un nuevo patrón, abra la pestaña "Inicio" en la cinta del menú. Aquí encontrará el campo "Plantillas de formato". Haga clic en la pequeña flecha en la esquina inferior derecha. Dependiendo de la versión de Word, tiene diferentes opciones en este momento. Las siguientes funciones están disponibles para usted:
- Nueva plantilla de estilo
- Inspector de formato
- Comprobar estilos
- Opciones
Es posible que solo vea símbolos aquí en lugar de los términos enumerados. Por ejemplo, una "A +" significa "Plantilla de nuevo formato". Haga clic en el símbolo para abrir la ventana correspondiente.
En "plantilla de nuevo formato" puede definir nuevas plantillas para el formato de texto de acuerdo con sus propias ideas o en consulta con su empleador. El "Inspector de formato", por otro lado, es un asistente que comprueba por usted si se están cumpliendo las plantillas de formato definidas anteriormente, similar a "Comprobación de la plantilla de formato". En "Opciones", por ejemplo, puede utilizar el documento actual como base para crear una nueva plantilla.
Bien organizado: así es como realiza un seguimiento de las cosas en Word
Si ha decidido crear plantillas de usuario individuales en Microsoft Word, el documento de muestra se puede guardar en una ubicación de almacenamiento adecuada. Para poder abrir los archivos rápidamente en el momento adecuado, la carpeta respectiva debe ser fácil de encontrar.
Debido a que grandes cantidades de datos se pueden acumular rápidamente en una computadora, su organización es particularmente importante aquí. Word sugiere diferentes ubicaciones de almacenamiento según el tipo de archivo. Al mismo tiempo, el programa de Office le ofrece la opción de mostrar todas las plantillas de formato disponibles.
Sin embargo, no solo puede acceder a las plantillas de usuario, sino que también puede utilizar módulos de texto individuales listos para usar a través de la selección de lista. Además de los gráficos, los documentos se pueden juntar en una carpeta y colocar en una ubicación de almacenamiento separada y debidamente etiquetada bajo su nombre de usuario.
Utilice el potencial: utilice las funciones de Word correctamente
Gracias a los módulos de texto variable, su texto no solo se puede crear en unos pocos pasos, puede usar algunas otras funciones para realizar individualizaciones adicionales. Dependiendo de los requisitos que el documento deba cumplir al final, puede insertar algunos elementos que hagan que el texto parezca más atractivo.
Los gráficos, los campos de texto separados, las citas y los hipervínculos que se destacan del resto del texto a menudo atraen a los lectores en particular y despiertan su interés. Una tabla de contenido, una lista de fuentes, los nombres de los autores y la fecha y los números de página suelen ser parte de los conceptos básicos formales que contienen la mayoría de los documentos.
Si más de una persona está trabajando con un archivo, puede ser útil incluir la ruta desde la cual se accede a la ubicación del archivo del documento en el encabezado o pie de página del texto. Su nombre de usuario puede estar visible en el menú para que todos los que trabajen en el texto puedan ver quién creó o editó el documento.
Plantillas y otras funciones: haga que los documentos sean atractivos
Las diversas funciones de Word también le permiten revisar las plantillas existentes. Si desea realizar correcciones, puede utilizar la función "Buscar y reemplazar", por ejemplo. Si observa un error en su plantilla después de haberla guardado en una carpeta, aún puede integrar sus cambios y actualizar el documento. La entrada se puede abrir en la versión actual.
Cuando configura una página, puede usar el botón para hacer uso de varias funciones de campo. Además de las macros, puede, por ejemplo, insertar textos de automóviles en su texto con solo unos pocos clics, que ha formulado de antemano y le gustaría usar con frecuencia. Si bien puede llamar y activar rápidamente comandos que se utilizan regularmente con macros, puede utilizar esta función para incorporar campos de texto o gráficos en su documento.
Bueno saber: Cómo trabajar de manera eficiente con Microsoft Word
En la vida profesional diaria, no solo las plantillas y funciones como macros o módulos de texto son elementos útiles de Word. Puede guardar cualquier archivo como PDF. Los documentos se pueden enviar rápidamente y ya no pueden ser cambiados fácilmente por otras personas.
El programa de Office también le permite realizar traducciones y crear cartas modelo. De esta manera, puede llegar a muchos destinatarios no solo rápidamente, sino también de manera eficiente. Con todo, Microsoft Word le ofrece una forma práctica de lidiar con una amplia variedad de requisitos de creación de texto. Puede obtener una descripción general estructurada de las funciones en la cinta del menú del programa de Office.
Preguntas y respuestas
¿Cómo creo una plantilla de formato o una plantilla de usuario en Word?
Seleccione la pestaña "Inicio" en la cinta del menú. Luego busque el campo "Plantillas de formato" en la barra superior. Aquí encontrará una pequeña flecha negra: Si hace clic en ella, se abrirá otro campo. En el área inferior encontrará las opciones disponibles para editar plantillas. "Nueva plantilla de formato" o un símbolo más indican la opción de crear una nueva plantilla.
¿Qué ajustes puedo hacer para mis plantillas?
Primero, asigne un nombre de usuario a su plantilla de formato. De esta manera, puede volver a encontrar el patrón más tarde en el menú o en la ubicación de almacenamiento de archivos que desee. A continuación, puede especificar qué tipo de documento es. ¿Estás creando una plantilla de tabla? ¿O una lista de muestra? En las otras configuraciones, también se pueden especificar la fuente y el tamaño, así como el espaciado y las marcas.
