Así es como mantiene una descripción general en los documentos de Word
Se pueden utilizar varias funciones en Microsoft Word para estructurar textos de la forma más clara posible. Los encabezados y las secciones coherentes facilitan a los lectores la comprensión de la información. El programa de Microsoft Office ofrece estilos que resaltan los títulos, subtítulos y el cuerpo del texto de manera diferente. Puede usar esto para crear una tabla de contenido. Pero, ¿cómo funciona la inserción de un directorio en Word y cómo se convierte una línea en un encabezado con solo un clic del mouse?
Tablas de contenido en Word: realice un seguimiento de las cosas
Al comienzo de un texto extenso, una tabla de contenido puede ser muy útil: el lector obtiene una primera impresión del archivo, se ajusta al contenido del documento y está preparado para las secciones individuales. ¿Qué temas aborda el texto? ¿Cuánto tiempo tiene el documento en total? Utilizando los números de página que se pueden leer en la tabla de contenido, también puede estimar la longitud de las secciones respectivas debajo de los títulos. Cualquiera que lo desee como lector puede, por tanto, empezar directamente en la sección de texto preferida.
Siga estos pasos para insertar una tabla de contenido en su documento de Word:
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Abra la pestaña "Referencias" en la cinta del menú de su archivo de Word.
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En el área de la izquierda encontrará el campo "Tabla de contenido". Haga clic en esto para definir más configuraciones en una nueva ventana.
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Seleccione su tabla de contenido preferida con el botón del mouse o cree una plantilla definida por el usuario.
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En la ventana de diálogo correspondiente, también puede especificar qué caracteres de relleno desea usar en su tabla de contenido (puntos, guiones, tabulaciones, etc.).
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También puede actualizar un directorio que ya se ha creado en el área "Tabla de contenido" tan pronto como haya realizado cambios en su texto.
Si usa las plantillas de Word preformateadas de Microsoft Word para sus títulos, el programa usa los niveles de los títulos para crear el directorio. Si ha introducido los títulos de sus capítulos sin formato, también puede crear la tabla de contenido manualmente. También encontrará una función correspondiente en el botón "Tabla de contenido".
Actualización automática de la tabla de contenido en Word: así es como funciona
Puede crear y actualizar fácilmente tablas de contenido automáticas con el mouse. Para transferir nuevos encabezados o números de página modificados a la estructura, proceda de la siguiente manera:
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Haga clic en la tabla de contenido automática.
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Encima del título está el campo "Actualizar tabla de contenido", que puede reconocer por un signo de exclamación rojo.
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Un clic del mouse le lleva a la opción: "Actualizar sólo los números de página" o "Actualizar todo el directorio".
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Haga su elección y haga clic en "Aceptar".
Si ha integrado nuevos encabezados en su texto, debe actualizar todo el directorio. Esta es la única forma en que los nuevos encabezados aparecerán en el formato deseado en su estructura.
Más estructura en el trabajo de texto: ventajas de la tabla de contenido
Dependiendo de cuántos capítulos, secciones y áreas contenga su documento, tiene diferentes requisitos para el formato de su archivo de texto. Si los gráficos, tablas o imágenes integradas por usted juegan un papel importante, es posible que desee asignarlos claramente a los capítulos. Por este motivo, Word ofrece la opción de incluir números de capítulo en las etiquetas de las figuras.
También puede proporcionar a cada capítulo su propia tabla de contenido. Las tablas de contenido al comienzo de cada capítulo son particularmente útiles para archivos grandes para que el lector no pierda de vista los niveles complejos del texto.
Otra ventaja de una tabla de contenido es que es fácil de usar en Word: al igual que las citas, los hipervínculos o las listas de fuentes, los directorios también se pueden operar usando funciones de campo integradas. Si hace clic en el campo creado, aparecerá en un tono gris. De esta manera, sabrá que puede revisar el contenido respectivo y realizar cambios. Las macros también le ofrecen la opción de realizar determinadas entradas más rápidamente, ya que puede guardar los comandos de uso frecuente como combinaciones de teclas para esta función de campo.
Si hace clic en el campo pequeño en la parte superior de su tabla de contenido, puede actualizar automáticamente los encabezados y los números de página de su tabla de contenido. De esta forma, tu esquema adaptará los siguientes puntos:
- Se agregan nuevos encabezados
- Puede actualizar los números de página
- Los niveles recién organizados se integran automáticamente
propina: Especialmente si desea revisar su texto, tiene sentido usar una tabla de contenido automática que se actualice con un clic.
Funciones especiales y consejos: así es como su tabla de contenido se ve profesional
Las funciones versátiles en Word también le permiten diseñar individualmente el encabezado y pie de página de su documento e insertar traducciones y la fecha actual usando funciones de campo. Cuando haya terminado de trabajar en su texto, el archivo se puede guardar como PDF o convertir en cartas modelo.
Sin embargo, antes de terminar de guardar su documento, debe verificar si ha realizado alguna corrección o si todavía hay errores en el texto. Utilice la función "Buscar y reemplazar" para corregir automáticamente errores comunes en un solo paso. Para que también pueda descubrir errores en la tabla de contenido, es una buena idea convertir la tabla a texto normal. De esta forma no distraerás el diseño y la fuente y verás las palabras en detalle.
Gracias al índice y la numeración correspondiente de las entradas individuales, el intercambio de secciones de texto es más rápido y más eficiente. Si, por ejemplo, su trabajo implica trabajar en secciones específicas juntas, las posiciones relevantes se pueden encontrar fácilmente usando las referencias. Word le proporciona plantillas que puede utilizar para dar formato a su texto individual. Puede elegir entre las sugerencias del programa o puede crear una plantilla personalizada para su documento.
Propina: También puede modificar los estilos de Word, como cambiar la fuente y el color. Para hacer esto, haga clic con el botón izquierdo del mouse en la plantilla de formato, p. Ej. B. Título 1. Seleccione "Cambiar". Ahora puede realizar varias personalizaciones en la máscara; también se pueden establecer negrillas o tamaños de fuente de forma predeterminada.
Conclusión: cree tablas de contenido correctamente en Word
Cuando configuras una página, la atención se centra en varios aspectos: por un lado, el tipo de letra, el tamaño y el espaciado son algunos de los factores que influyen en la experiencia de lectura. Por otro lado, una estructura clara del texto también juega un papel importante. No solo ayudan las tablas y los gráficos, sino también la numeración de su página y también para insertar una tabla de contenido.
Microsoft Word ofrece a los usuarios una plantilla para títulos y tablas de contenido. Puede personalizar y formatear la configuración estándar a través de la pestaña "Referencias". Por ejemplo, puede diseñar tamaños de fuente y caracteres de relleno como desee.
Las entradas en un directorio facilitan la búsqueda de lugares en el texto o la realización de referencias. Esto permite a los lectores comprender mejor los comentarios y el contenido y asignarlos a capítulos individuales.
Preguntas más frecuentes
¿Cómo puedo insertar tablas de contenido en Word?
Utilice la pestaña "Referencias" para agregar tanto bibliográfico como tabla de contenido a su documento de Word. Word te da la opción de diseñar estos directorios como desees. Por ejemplo, puede elegir si desea integrar puntos o una línea sólida como caracteres de relleno entre los encabezados y el número de página en su tabla de contenido.
¿Por qué tiene sentido utilizar las plantillas de formato en Word?
Si utiliza las plantillas que Word le ofrece para los módulos de texto individuales, el programa reconoce inmediatamente el nivel respectivo del elemento. Word puede identificar los títulos como tales si marca el título escrito como usando la pestaña "Plantillas de formato". Si luego inserta una tabla de contenido automática, el programa de Office puede transferir automáticamente todos los encabezados al esquema en el nivel correcto y con la numeración correcta.