Microsoft Excel ordena los datos en filas de forma predeterminada. Esto significa que la primera fila de una tabla determina el orden de todas las demás filas hasta la última. La clasificación de columnas en Microsoft Excel es necesaria en casos excepcionales, por ejemplo, cuando una lista de nombres debe clasificarse alfabéticamente. Excel no te ofrece un botón específico en una de las pestañas para ordenar en columnas. Sin embargo, la clasificación en columnas se puede realizar a través de comandos de menú en cinco sencillos pasos.
La clasificación en columnas, al igual que con las filas, se puede aplicar tanto a números como a texto y devuelve resultados cuando se define claramente qué valores sirven como campos clave y cómo se deben clasificar.El siguiente ejemplo práctico muestra cómo usar los cinco pasos fáciles de usar en Microsoft Excel para ordenar texto y datos en columnas.
¿Cómo ordenar por columnas en Excel?
En el ejemplo hemos montado una mesa sencilla. Se pretende mostrar las jornadas laborales de cuatro empleados de una empresa en el último año natural.
La tabla debe estar ordenada por columnas para que los nombres de los empleados estén ordenados alfabéticamente. Para ordenar las columnas, haga lo siguiente:
1. Marque el rango B1 a E13 para ordenar.
2. Desde la versión de Excel 2007, vaya a la pestaña DATOS y al elemento de menú ORDENAR Y FILTRAR. En Excel hasta la versión 2003 inclusive, llame al comando DATA - SORT.
3. Después de hacer clic en el botón ORDENAR, se abre el menú de opciones, en el que puede realizar sus ajustes de clasificación individuales. Para ordenar por columnas, vaya a OPCIONES.
4. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en ORDENAR COLUMNAS en la opción ALINEACIÓN. Confirme la opción de clasificación con el botón Aceptar.
5. Aparece de nuevo el cuadro de diálogo ORDENAR. Después de cambiar a "Ordenar columnas" en los campos de la lista ORDENAR, ya no puede seleccionar las columnas, sino las filas de la tabla. De las listas, seleccione la(s) fila(s) por las que desea ordenar su tabla en columnas. A continuación, especifique si las columnas deben ordenarse en orden ascendente o descendente.En nuestro ejemplo usamos la línea 1 como referencia.
La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo después de la configuración descrita:
Confirme su configuración de clasificación con el botón Aceptar. Luego, Excel ordena su tabla en la forma deseada ordenando las columnas para los nombres en la fila 1 alfabéticamente de la A a la Z, de modo que la empleada Jennifer sea la primera.
En resumen, en Microsoft Excel es posible agrupar por columnas además de la clasificación habitual por filas. Esto puede ser conveniente, por ejemplo, si tiene que ordenar alfabéticamente una extensa tabla de empleados con datos.
Básicamente, el orden de clasificación se puede ajustar de forma sencilla en el área de menú CLASIFICAR. Además de la configuración predeterminada "A a la Z" , también puede ordenar en columnas inversas o personalizadas.
Al ajustar el criterio de clasificación y poder usar la función de clasificación en Microsoft Excel para clasificar por filas y columnas, los usuarios de Excel tienen todas las opciones a mano para mostrar sus hojas de cálculo de Excel de forma individual y profesional para clasificar.
