Si estás trabajando concentrado en una tarea, es recomendable eliminar todo tipo de molestias o minimizarlas al máximo. Esto también incluye las interrupciones de los correos electrónicos entrantes y de las notificaciones de escritorio al recibir correos electrónicos.
Establecer la frecuencia con la que Outlook recupera los correos electrónicos
En la mayoría de los casos, no es necesario que Outlook revise el buzón del servidor cada diez minutos o más y descargue los nuevos correos electrónicos. Excepción: debe responder a los pedidos o consultas de los clientes, lo que debe suceder de inmediato. En la gran mayoría de los casos, es suficiente que Outlook revise los correos electrónicos una vez por hora o cada media hora.
Y si su trabajo requiere que se concentre en una tarea durante mucho tiempo, es recomendable, como se describe en la página anterior, revisar sus correos electrónicos solo en determinados momentos. Entonces debería desactivar completamente la recuperación automática de correo electrónico.
Si está esperando urgentemente un correo electrónico específico, puede recuperar el correo electrónico en cualquier momento presionando la tecla F9 o el botón Enviar recibir desencadenar.
Si desea especificar la frecuencia con la que Outlook recibe correos electrónicos o si desea desactivar la recuperación automática de correo electrónico, proceda de la siguiente manera:
- En Outlook hasta la versión 2007, llama al comando Herramientas → Opciones y abre el registro Configuración de correo electrónico. En Outlook 2010, llamas Archivo → Opciones y abre el registro Extendido.
- haga clic en Enviar recibir.
- Escoger Todas las cuentas y alternar la opción Incluir este grupo en la presentación (debajo Configuración del grupo "Todas las cuentas") a.
- En el campo de abajo, cambie la opción Transmisión automática cada X minutos completamente o lo enciende e ingresa la frecuencia deseada detrás de él, por ejemplo 60 Minutos.
- Si usa el modo fuera de línea, repita los pasos 3 y 4.
- Si no desea realizar otras configuraciones para cuentas individuales, cierre los cuadros de diálogo.
- Si los correos electrónicos que se reciben en una determinada cuenta deben revisarse con más frecuencia, salga del cuadro de diálogo Grupos de entrega (vea el paso 6) y continúe de la siguiente manera:
- Escoger Todas las cuentas y haga clic en Para editar.
- Seleccione la cuenta para la que se deben aplicar otras configuraciones y elimine la marca de verificación frente a ella Incluir cuenta en este grupo. Cerrar el diálogo con OK.
- Luego haga clic en Nuevo. Ingrese el nombre de la cuenta para la cual se aplicará una regulación especial y haga clic en OK.
- En el cuadro de diálogo que se abre ahora, cambie la opción Incluir cuenta en este grupo y haga clic en OK.
- Seleccione la cuenta. Activar la opción para esto Transmisión automática cada X minutos e ingrese el intervalo deseado.
- Cierre todos los cuadros de diálogo.
Desactivar las notificaciones de escritorio
Si revisa automáticamente los correos electrónicos cada pocos minutos, pero no necesita estar constantemente informado sobre nuevos correos electrónicos entrantes, es recomendable desactivar la función de notificación de escritorio de Outlook. Entonces Outlook no muestra una ventana de notificación o un ícono de letra durante unos segundos por cada nuevo correo electrónico y tampoco reproduce ningún sonido.
Proceda de la siguiente manera en Outlook hasta la versión 2007:
- Llame al comando Herramientas → Opciones sobre.
- haga clic en Opciones de correo electrónico y luego en Opciones de correo electrónico avanzadas.
- Dar vuelta Cuando llegan nuevos elementos a la bandeja de entrada las cuatro opciones.
- Cierra los diálogos.
En Outlook 2010, haga lo siguiente:
- Llame al comando Archivo → Opciones sobre.
- Abrir el registro Email.
- Alternar las cuatro opciones siguientes Cuando llegan nuevos mensajes y cierre el diálogo.
