En lugar de escribir los mismos correos electrónicos una y otra vez, por ejemplo, en respuesta a las consultas de los clientes, puede guardar los correos electrónicos ya formulados como plantillas y volver a llamarlos en cualquier momento.
Ya sea que trabaje en el departamento de soporte, en servicio al cliente, en el departamento de recursos humanos, en contabilidad o como autónomo: seguramente tendrá que enviar correos electrónicos con el mismo contenido o similar y quizás con los mismos archivos adjuntos una y otra vez. . Pueden ser respuestas a consultas de clientes, rechazos de solicitudes, informes periódicos (cada uno con nuevos archivos adjuntos) o invitaciones a reuniones.
Para tales casos, Outlook ofrece la opción de guardar los correos electrónicos terminados (o a medio terminar) como plantillas y recuperarlos en cualquier momento. Si es necesario, puede escribir adiciones a los correos electrónicos, adjuntar archivos o similares. La función de plantilla de Outlook también es adecuada si almacena información más extensa en entradas de citas o tareas o en solicitudes de reunión, que a menudo siguen el mismo patrón. También se pueden crear y recuperar plantillas para notas.
Definir plantillas para correos electrónicos
Defina una plantilla para correos electrónicos de la siguiente manera:
- Escribe y formatea el correo electrónico. Si es útil, adjunte los archivos requeridos. Con muchas plantillas de correo, también puede resultar práctico introducir los destinatarios del correo inmediatamente.
- Tan pronto como haya terminado el correo electrónico, llame al comando FILE >> SAVE as.
- En el campo TIPO DE ARCHIVO, seleccione PLANTILLA DE PERSPECTIVAS (* .oft).
- Ingrese un nombre de archivo significativo y haga clic en GUARDAR.
- Ahora puede enviar el correo abierto o cerrarlo.
El procedimiento para definir plantillas es el mismo en los diferentes módulos de Outlook. Por lo tanto, solo los describimos en este artículo utilizando plantillas de correo electrónico.
Si usa Word como editor de correo, no puede guardar correos electrónicos formateados como plantillas en Outlook hasta la versión 2003 inclusive. Si llama el comando ARCHIVO >> GUARDAR como en la ventana del mensaje de Outlook, como se describe anteriormente, puede elegir entre una amplia variedad de formatos de archivo, pero no el formato OFT (plantilla de Outlook).
Por supuesto, puede guardar el texto del mensaje formateado en un archivo de Word y recuperarlo más tarde. Word no registra configuraciones como el asunto, el destinatario o los archivos adjuntos, por lo que tendría que ingresar esta información manualmente.
Sin embargo, un pequeño truco ayuda a guardar los correos electrónicos como plantillas incluso si está utilizando Word como editor de correo: desactive temporalmente Word como editor de correo. Para ello, llame al comando EXTRAS >> OPCIONES >> FORMATO DE CORREO ELECTRÓNICO en Outlook y desactive la opción correspondiente en FORMATO DE MENSAJE.
Si ya redactó y formateó el correo electrónico, aún no podrá guardarlo como una plantilla de Outlook; la desactivación de Word solo tendrá efecto para los correos electrónicos nuevos.
El trabajo que ya has realizado, sin embargo, no ha sido en vano:
- Primero guarde el correo como borrador presionando CTRL + S o usando el comando ARCHIVO >> GUARDAR.
- Si aún no lo ha hecho, desactive Word como editor de correo como se indicó anteriormente.
- Ahora abra el correo electrónico guardado en la carpeta "Borradores" y luego llame al comando ARCHIVO >> GUARDAR como - "Plantilla de Outlook (* .oft)" ahora está disponible como formato de guardado.
- Cuando haya definido todas las plantillas, reactive Word como editor de correo.
Acceso rápido a plantillas
Si utiliza plantillas de Outlook para hacer que su comunicación por correo electrónico sea más eficiente, probablemente ya se haya molestado por la forma engorrosa en que se abren las plantillas en Outlook.
Puede acceder a sus plantillas de manera mucho más conveniente si configura una carpeta separada en su bandeja de entrada. Luego, simplemente abra las plantillas haciendo doble clic en la entrada que desee en la carpeta de plantillas.
También puede crear carpetas para las respectivas plantillas en los otros módulos de Outlook. Puede obtener la carpeta de la plantilla de esta manera:
- Use Archivo >> Nuevo >> Carpeta o CTRL + MAYÚS + E para crear una nueva carpeta en la bandeja de entrada o en la carpeta personal. Para que la carpeta esté en la parte superior de la lista de carpetas, ingrese un guión bajo como primer carácter, por ejemplo, "PLANTILLAS".
- Abra la carpeta recién creada en Outlook.
- En el Explorador de Windows, abra la carpeta en la que se guardan las plantillas de Outlook. Por lo general, esta es la carpeta "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Ahora organice las ventanas del Explorador y Outlook de modo que se puedan ver una al lado de la otra en la pantalla.
- Seleccione sus plantillas de correo electrónico en el Explorador y arrástrelas con el botón izquierdo del mouse presionado al nuevo grupo MIS PLANTILLAS.
En Outlook 2007, debe responder la pregunta de seguridad de la imagen con OPEN cuando abre una plantilla. Para que esta consulta no aparezca cada vez que se llama una plantilla desde la carpeta, desactive la opción CONFIRMAR SIEMPRE ANTES DE ABRIR ESTE TIPO DE ARCHIVO. Sin embargo, tenga cuidado al recibir plantillas por correo electrónico y solo abra plantillas de fuentes que conozca bien.
