El archivado automático se puede configurar individualmente. En primer lugar, defina la configuración estándar: la frecuencia con la que se archivan, la "antigüedad" que deben tener los datos para que se puedan archivar, en qué archivo se deben almacenar los datos
Defina la configuración estándar para la función de archivo de la siguiente manera:
- En Outlook hasta la versión 2007 llame al comando EXTRAS >> OPTIONS y abra el registro MÁS. En Outlook 2010, llame al comando ARCHIVO >> OPCIONES y abra la pestaña AVANZADO.
- En Outlook hasta 2007, haga clic en el botón AUTOARCHIVE, en Outlook 2010 en CONFIGURACIÓN DE AUTOARCHIVE. La configuración de archivo es efectiva para todos los módulos de Outlook, a menos que los cambie para módulos o carpetas individuales.
- Active la opción AUTOARCHIVE CADA X DÍAS y especifique el intervalo en el que se debe realizar el archivo.
- Si le resulta molesto tener que confirmar un diálogo para cada proceso de archivo, desactive la opción INICIAR AUTOARCHIVO DESPUÉS DE LA CONFIRMACIÓN.
- Si marca los correos electrónicos que ya no necesita como vencidos en su Outlook y no desea archivarlos, active la opción ELIMINAR ELEMENTOS CADUCADOS (solo carpeta de correo electrónico).
- En cualquier caso, active la opción ARCHIVAR O BORRAR ELEMENTOS ANTIGUOS.
- Si activa la opción MOSTRAR CARPETA DE ARCHIVO EN LISTA DE CARPETAS, Outlook abre automáticamente el archivo de almacenamiento después de archivarlo y lo muestra en la lista de carpetas. Esto significa que puede seguir accediendo a los datos archivados inmediatamente, pero luego debe renunciar a la ventaja de la velocidad de la subcontratación.
- En el campo BORRAR ELEMENTOS SI SON MAYORES QUE, especifique la antigüedad que deben tener los datos para que se muevan al archivo (o se eliminen por completo).
- Si los datos se van a transferir al archivo, active la opción MOVER ANTIGUOS ELEMENTOS A y seleccione la carpeta deseada a través de BÚSQUEDA o ingrese el nombre de un nuevo archivo que Outlook debe crear en el campo junto al botón.
- Si desea eliminar irremediablemente los datos antiguos, active la opción BORRAR FINALMENTE ELEMENTOS ANTIGUOS. Para que todos los elementos antiguos se eliminen de inmediato, haga clic en APLICAR AJUSTES A TODAS LAS CARPETAS, pero recuerde que esto no se puede deshacer.
- Cierra los diálogos.
Configuraciones individuales para módulos individuales
Suponiendo que haya especificado como configuración estándar que los elementos se deben mover al archivo después de un año, pero aún desea tener las citas de años anteriores en su calendario de citas. Luego, ajuste la configuración del calendario:
- Abre el calendario.
- En MI CALENDARIO, haga clic con el botón derecho en CALENDARIO e invoque el comando PROPIEDADES. En el ejemplo, el calendario no está archivado.
- Abra la pestaña AUTOARCHIVE.
- Si no desea archivar el calendario, active la opción NO ARCHIVAR ELEMENTOS EN ESTA CARPETA y continúe con el paso 6. Si desea utilizar una configuración distinta a la predeterminada, active la opción UTILIZAR LAS SIGUIENTES CONFIGURACIONES PARA ESTA CARPETA.
- Ajuste la configuración, por ejemplo, la antigüedad de los elementos que se van a archivar, o especifique un archivo de almacenamiento diferente.
- Cierre el cuadro de diálogo.
Configuraciones individuales para carpetas individuales, entradas de citas o correos electrónicos
Outlook le ofrece la opción de excluir estos elementos del archivo automático. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
- Abra el elemento deseado, por ejemplo, un correo electrónico importante o una entrada de cita.
- En la ventana del correo, cita o tarea, acceda al comando "Archivo, Propiedades".
- Active la opción “No autoarchivar de este elemento” y cierre el cuadro de diálogo.