Gráfico de barras apiladas con visualización total: ¡sí, eso funciona!

Una guía: crear y editar gráficos de columnas apiladas

Una de las preguntas más frecuentes sobre el tema de los "gráficos de columnas apiladas" es si Microsoft PowerPoint también puede mostrar el total de cada columna además de los valores de las secciones de columnas individuales. ¿Es esto posible y previsto en términos del programa? No, actualmente no hay ninguna función en PowerPoint que permita que esto funcione. Sin embargo, aún puedes lograr el objetivo con un pequeño truco.

¿Por qué columnas apiladas con sumas?

Los gráficos de columnas apiladas muestran valores parciales de una categoría que, cuando se colocan uno encima del otro, forman el valor total de la categoría. De esta manera, por ejemplo, los gastos de diferentes departamentos, que, cuando se colocan uno encima del otro, dan como resultado los gastos totales, se pueden comparar a lo largo de varios años.

En PowerPoint, puede mostrar fácilmente las etiquetas de datos para las subcategorías individuales, por ejemplo, para los departamentos de una empresa. Al mismo tiempo, el valor total de una columna no se puede mostrar en la pantalla. Esta deficiencia puede generar confusión o distraer a los oyentes que recopilan manualmente las sumas de las columnas individuales.

Muchos usuarios se conforman con la búsqueda de una solución adecuada con campos de texto que luego insertas encima de la columna respectiva. Esta es una solución simple al problema que también tiene tres inconvenientes principales:

• Los campos de texto deben estar correctamente alineados sobre cada columna. El ajuste de filigrana del campo de texto lleva tiempo y no es fácil, especialmente con monitores pequeños. Si la presentación de PowerPoint se abre en una computadora diferente, pueden ocurrir problemas de formato y cambios
• Si se actualizan los datos de las subcategorías, los campos de texto dejarán de coincidir con el total.
• Además, los campos de texto ya no están en la posición correcta cuando se realizan cambios. Se muestran demasiado altos o demasiado bajos.

Video instructivo - Microsoft PowerPoint: Cree un gráfico de columnas apiladas con visualización total

Cómo hacer el gráfico de columnas apiladas en PowerPoint

1. Elija un diseño de diapositiva con un marcador de posición de contenido (por ejemplo, TÍTULO Y CONTENIDO).

2. En el marcador de posición, haga clic en el mini icono INSERTAR DIAGRAMA.

3. En la sección de columnas, seleccione la opción COLUMNA APILADA.

4. Ingrese sus datos en la hoja de datos de Excel que ahora se muestra.

5. Formatee el diagrama en PowerPoint de la forma que desee. Por ejemplo, elimine la cuadrícula o cambie los colores.

6. Deje abierta la hoja de Excel.

Deja que Excel calcule las sumas

En versiones anteriores de PowerPoint, era necesario calcular primero las sumas de los valores parciales individuales usando una calculadora de bolsillo o Excel y luego insertarlos en la tabla de datos de MS Graph. A partir de PowerPoint 2007, puede usar la función de suma para calcular la suma en la hoja de datos de Excel para el diagrama.

Su valor añadido: si posteriormente modifica los valores parciales individuales, el total se ajustará automáticamente.

Para calcular las sumas en PowerPoint, proceda de la siguiente manera:

• En el ejemplo que se muestra a continuación, se inserta una nueva columna con el nombre "Total" después del último departamento en la hoja de datos de Excel.
• Ahora seleccione la segunda celda de esta columna y haga clic en el botón SUMA en la pestaña INICIO. Excel ahora selecciona automáticamente los valores delante de él. En el ejemplo, sin embargo, esta selección también contiene el encabezado de línea, ya que también es un número (2008). Ajusta el área de selección. Luego confirme con la tecla ENTER.
• Práctico: Excel también calcula automáticamente el total de las líneas restantes.

El truco con el gráfico de líneas

Como se muestra en el siguiente ejemplo, los valores totales ahora se muestran como una sección de columna adicional en el diagrama.

Para convertir estas columnas adicionales en totales mostrados correctamente:

• Resalte una de las nuevas secciones de columna para seleccionar toda la fila "Suma".
• Haga clic derecho para abrir el menú contextual y seleccione AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS.
• En la pestaña HERRAMIENTAS DE GRÁFICO / BORRADOR, haga clic en el botón CAMBIAR TIPO DE GRÁFICO.
• En la sección LÍNEA, seleccione la opción LÍNEA. Confirmar con OK. Los valores totales ahora se muestran como un diagrama de líneas.
• Seleccione la línea, haga clic derecho para abrir el menú contextual y seleccione FORMATEAR FILAS DE DATOS.
• Cambie a la sección COLOR DE LÍNEA y seleccione la opción SIN LÍNEA.
• Con el cuadro de diálogo abierto, haga clic en cualquiera de las etiquetas de datos de totales en el gráfico para seleccionarlas todas. El cuadro de diálogo se adapta automáticamente.
• En la sección OPCIONES DE ETIQUETADO en POSICIÓN DE ETIQUETADO, haga clic en ACERCA DE. Cierre el cuadro de diálogo.

• En la leyenda, elimine la entrada "Total".

Con este procedimiento, puede mostrar un gráfico de columnas apiladas con una visualización total en Microsoft PowerPoint.

Resumen y conclusión: las visualizaciones totales en los diagramas se pueden mostrar de forma eficaz con un truco

Tiene sentido mostrar no solo los valores individuales sino también las sumas en un gráfico de barras. Con este enfoque, los oyentes pueden evaluar de un vistazo cómo se relacionan los pilares individuales entre sí. Dado que PowerPoint no ofrece actualmente una opción para mostrar el total de forma predeterminada, un truco ayuda a mostrar una línea sobre la serie de datos. De esta manera, los gráficos de columnas se pueden mostrar de manera más efectiva y son más informativos.

Preguntas más frecuentes

¿Debería usar Excel para insertar diagramas en PowerPoint, o PowerPoint tiene sus propias funciones profesionales integradas para diagramas?

Por lo general, es suficiente utilizar la función integrada de Microsoft PowerPoint para mostrar diagramas en una presentación. De forma predeterminada, PowerPoint contiene las funciones esenciales para crear e incrustar diagramas. En el caso de representaciones especiales, también puede ser conveniente utilizar la funcionalidad ampliada de Microsoft Excel.

¿Cuáles son los mejores datos para mostrar en un gráfico de barras?

Los gráficos de barras son muy adecuados para mostrar cambios a lo largo del tiempo. Por ejemplo, puede mostrar adecuadamente los aumentos o disminuciones en las ventas o el estancamiento de las ventas en diferentes períodos de tiempo.

¿Cómo insertar un gráfico de Excel en PowerPoint?

Si desea insertar un diagrama de Microsoft Excel en PowerPoint, el primer paso es guardar el diagrama como un archivo de Excel. Básicamente, hay tres opciones para mostrar el diagrama. Puede incrustar, insertar o vincular el gráfico. Si desea que los cambios en Excel se transfieran automáticamente a PowerPoint, debe vincular el archivo de Excel con el diagrama insertado. De lo contrario, solo se muestra el estado real cuando simplemente se pega; los cambios posteriores no se aceptan.