Utiliza la firma al final de cada correo electrónico para proporcionar al destinatario su dirección y la información obligatoria requerida por la ley. También puede utilizar la firma para transmitir ofertas, información promocional u otros mensajes.
Configurar una firma
Puede configurar una firma en Outlook de la siguiente manera:
- Llame al comando HERRAMIENTAS >> OPCIONES.
- Abra la pestaña FORMATO DE CORREO ELECTRÓNICO y haga clic en FIRMAS y luego en NUEVO.
- Ingrese un nombre para la nueva firma. Mantenga la opción Crear la firma sin plantilla (esta opción ya no está disponible en Outlook 2007) y haga clic en SIGUIENTE.
- Ingrese y formatee el texto de la firma. Si lo desea, también puede agregar el logotipo de su empresa.
Tenga en cuenta que el destinatario solo verá el formato si ha configurado HTML o RTF como formato de correo electrónico. En el caso de los correos electrónicos en formato de texto sin formato, por supuesto, no se puede ver el tipo de letra negrita o similar.
Si tiene Outlook hasta la versión 2003 incluida, proceda de la siguiente manera:
- Haga clic en FINALIZAR, luego haga clic en Aceptar.
- En la pestaña FORMATO DE CORREO ELECTRÓNICO, en Firmas, seleccione la cuenta de correo electrónico para la que se debe utilizar la nueva firma. Outlook luego inserta automáticamente la firma al final de cada nuevo correo electrónico o cada respuesta y reenvío que envíe a través de esta cuenta.
- Cierre el cuadro de diálogo.
Si tiene Outlook 2007, haga lo siguiente en su lugar:
- Haga clic en "Guardar.
- En la parte superior derecha del cuadro de diálogo, en el campo Cuenta de correo electrónico, seleccione la cuenta para la que se utilizará automáticamente la nueva firma.
- Debajo, seleccione el nombre de la firma para NUEVOS MENSAJES y para RESPUESTAS / REENVÍO.
- Cierre el cuadro de diálogo con Aceptar.
Dado que Outlook copia la firma en el campo del mensaje, aún puede cambiarla antes de enviar el correo electrónico; por ejemplo, inserte su extensión telefónica directa para un cliente importante, mientras que la firma normal contiene el número de la centralita.
Incluya su firma con su tarjeta de presentación
Si ha creado una tarjeta de presentación digital con sus datos en Outlook, puede adjuntarla a su firma de correo electrónico. El destinatario de la tarjeta de visita puede transferir los datos de contacto a su libreta de direcciones con un doble clic.
Importante: Outlook hasta la versión 2003 envía la tarjeta de presentación en forma de archivo vCard, que también pueden leer otros clientes de correo electrónico además de Outlook. Outlook 2007, por otro lado, usa el formato VCF, que solo se interpreta correctamente con Outlook 2007 y el próximo Outlook 2010.
Cómo agregar su tarjeta de presentación a la firma en Outlook:
- Si aún no lo ha hecho, cree una nueva entrada con sus datos de contacto en la libreta de direcciones.
- Llame al comando HERRAMIENTAS >> OPCIONES >> FORMATO DE CORREO ELECTRÓNICO.
- Haga clic en el botón FIRMAS.
- Si ya ingresó una firma, selecciónela en el campo superior izquierdo. En Outlook hasta 2003, ahora debe hacer clic en Editar. Si aún no ha ingresado una firma, hágalo usando el botón NUEVO.
- En Outlook 2003 o anterior, seleccione la vCard en el campo Agregar esta tarjeta de presentación (vCard) a esta firma. En Outlook 2007, en Editar FIRMA PREDETERMINADA, haga clic en TARJETA DE VISITA. Seleccione su entrada de contacto de la libreta de direcciones y haga clic en Aceptar. El archivo VCF se crea automáticamente y se inserta una vista previa en la firma.
- Cierre todos los cuadros de diálogo.
REQUERIMIENTOS LEGALES
Desde el 1 de enero de 2007, se regula legalmente en Alemania qué información debe incluirse en la correspondencia comercial, incluso en los correos electrónicos:
- el nombre completo de la empresa, incluido el formulario comercial
- el lugar de la rama con la ortografía correcta que se puede convocar
- el tribunal local competente
- el número de registro comercial
- el número de identificación del impuesto sobre las ventas
- el nombre del director gerente, propietario o presidente del consejo de administración y del consejo de supervisión
Estrictamente hablando, también el número de identificación fiscal (muchas empresas solo lo dan a pedido para evitar un uso indebido)
La información adicional como números de teléfono y fax, dirección de correo electrónico, dirección web, detalles del departamento, etc. es voluntaria. Según la ley, la información obligatoria debe ser "legible" en la pantalla y en las impresiones. Estos requisitos están regulados en:
- Código de Comercio, HGB, Sección 37a
- GmbH Act (GmbHG), artículo 35a
- Ley de Sociedades Anónimas (AktG), artículo 80
