Outlook: limpiar el buzón con funciones

El cuadro de diálogo "Limpiar buzón" le ofrece varias opciones para reducir el tamaño de su buzón.

A pesar de todas las mejoras de los últimos años, una cosa no ha cambiado en Outlook: el buzón sigue creciendo, incluso si elimina regularmente los correos electrónicos que ya no son necesarios. Incluso la compresión automática de la carpeta personal (archivo PST) no proporciona realmente una solución permanente.

Puede controlar el tamaño de los archivos de Outlook mediante la función "Limpiar buzón de correo", a la que puede acceder a través del menú Extras:

Con estas opciones puede limpiar su buzón en Outlook

• Primero, use el botón "Mostrar tamaño del buzón" para enumerar los requisitos de almacenamiento de las carpetas individuales. A continuación, verá qué carpetas ocupan una cantidad de espacio particularmente grande y puede eliminarlas.

• También puede buscar elementos más antiguos en la bandeja de entrada. Para ello, introduzca el valor correspondiente en el campo "Buscar elementos con una antigüedad superior a … días" y haga clic en "Buscar". En la lista que aparece a continuación, seleccione todos los elementos o elementos individuales y elimínelos.

• Si desea tener elementos más antiguos archivados, haga clic en "Autoarchivar". Los archivos de almacenamiento se guardan en "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Configuración local \ Datos de aplicación \ Microsoft \ Outlook".

• También puede tener la carpeta Elementos eliminados vacía (o ver su uso actual de memoria).

• Si hay conflictos de asignación con algunos elementos, estos se almacenan en una carpeta llamada "Conflictos". Puede mostrar su tamaño en el cuadro de diálogo "Limpiar buzón"; también puede tener la carpeta vacía aquí.

Cómo encontrar y eliminar correos electrónicos que consumen mucho espacio de almacenamiento

Con la ayuda de una función integrada en Outlook 2010, puede mostrar todos los correos electrónicos particularmente grandes de todas las carpetas de la bandeja de entrada. A continuación, puede eliminar cómodamente los "acaparadores de espacio" que ya no necesita (si eso tiene sentido, guarde los archivos adjuntos en los correos electrónicos en el disco duro de antemano).

Para rastrear los correos electrónicos particularmente grandes, haga lo siguiente en Outlook 2010:

1. Vaya al comando "Archivo, Herramientas para limpiar" y luego "Limpieza del buzón".
2. Active la opción "Buscar elementos de más de … kilobytes" e introduzca un valor, por ejemplo, 500 o 1000 kilobytes.
3. Haga clic en "Buscar".
4. Ahora aparece el cuadro de diálogo "Búsqueda avanzada", en el que se muestran los correos electrónicos que coinciden con el criterio de búsqueda. Aquí puede eliminar o abrir correos electrónicos para guardar los archivos adjuntos que contienen en el disco duro.
5. Tan pronto como haya terminado de eliminar los correos electrónicos que ya no necesita, cierre el cuadro de diálogo.
6. Luego vacíe la carpeta "Elementos eliminados" y deje que la carpeta personal se comprima.