Aplicación y definición de esta función de Excel
VLOOKUP es una función de Excel con la que el usuario puede buscar y evaluar el contenido de la tabla. Esta función está disponible en versiones de Excel 2007 para Windows y Mac.
¿Qué es BUSCARV?
Los posibles usos de BUSCARV se explican aquí con un ejemplo: En este, eres un gran fanático de la literatura y, por lo tanto, has creado tu propia hoja de cálculo de Excel en la que puedes ordenar cuidadosamente los libros que has recopilado. Cada obra se ingresa con información sobre las siguientes categorías:
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autor
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título
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Número de página
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Año de publicación
Ahora le gustaría darle a un amigo un consejo sobre un libro para que lo lleve con usted en su próxima reunión. Desafortunadamente, solo puede pensar en el autor, no en el título del libro. Aquí es donde VLOOKUP entra en juego, ya que puede usar este valor de entrada para descartar la información que está buscando de una sola vez.
¿Cómo se usa BUSCARV?
Antes incluso de pensar en formular fórmulas, se debe determinar dónde se ubicarán posteriormente el campo de entrada y los distintos campos de salida. Para hacer esto, tiene sentido crear una tabla separada que inicialmente esté vacía y, por lo tanto, deje espacio para la información mencionada. Si diseña esta nueva tabla basándose en el ejemplo de la tabla existente, tendrá una ventaja de ahorro de tiempo más adelante.
Sobre esta base, la fórmula VLOOKUP puede crearse manualmente o generarse automáticamente por Excel. Para los principiantes, vale la pena utilizar este último enfoque para conocer gradualmente la estructura y el efecto de la fórmula. Para ello, se selecciona el botón de "Insertar función" en la pestaña "Fórmulas". VLOOKUP está oculto en la ventana que se abre. Después de la confirmación, se abre nuevamente una ventana en la que se pueden completar los cuatro parámetros de la fórmula. Estos son:
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Criterio de búsqueda
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matriz
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Índice de columna
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Area_reference
Por lo tanto, el borrador sin procesar de la fórmula se ve así:
= VLOOKUP (criterio de búsqueda, matriz, índice de columna, range_link)
y en una posible aplicación como esta:
= BUSCARV (H3; A3: E40; 5)
Criterio de búsqueda
Para que la función sepa qué valor debe usarse como punto de partida, la línea que se seleccionó como campo de entrada dos pasos antes se anota en el campo "Criterio de búsqueda". En nuestro ejemplo, el nombre del autor del libro “Phillip Pulmann” se ingresa allí. Esto hace que la fórmula sea flexible y no es necesario volver a ajustarla tan pronto como cambie el valor ingresado.
matriz
El campo de entrada "Matriz" describe la tabla en la que se puede encontrar la información que se va a generar. Por lo tanto, esta matriz especial también contiene las columnas para el título del libro, el número de página y el año de publicación.
La matriz se selecciona completamente una vez sin los encabezados desde el margen superior izquierdo al inferior derecho. De esta forma, Excel sabe qué contenido hay que tener en cuenta a la hora de evaluar.
Índice de columna
El campo de entrada para el "índice de columna" solicita al usuario que defina la columna de la matriz en la que solo se enumera el valor buscado. La asignación de las columnas está numerada cronológicamente. Esto significa que la primera columna de la tabla recibe el valor 1, la segunda el valor 2, etc. En nuestro ejemplo, esto corresponde al índice de columna 1 para el autor, índice de columna 2 para el título, índice de columna 3 para el número de página. y el índice de columna 4 para el año de publicación.
Para mantener la tabla lo más flexible posible, se puede vincular el encabezado de la columna en lugar del número. Esto tiene la ventaja de que la fórmula también se puede transferir a otras filas sin ningún problema, ya que el encabezado de la columna se puede adaptar de forma flexible en cada ocasión.
Atención: VLOOKUP lee la matriz de izquierda a derecha, por lo que el índice de la columna debe colocarse a la derecha de la columna del criterio de búsqueda para que la función lo tenga en cuenta.
Area_reference
El parámetro "Range_Lookup" completa la fórmula VLOOKUP especificando la precisión con la que se evalúa la tabla. Sin embargo, se diferencia de los componentes de la fórmula mencionados anteriormente porque es opcional. Si se ingresa el valor 0 para "incorrecto", Excel solo busca el valor que se especificó como criterio de búsqueda. Sin embargo, con el valor 1 para "verdadero", la búsqueda continúa de valores obvios si no se pudo encontrar el valor exacto.
La especificación de este parámetro es opcional porque el valor 1 está establecido de forma predeterminada. Esta configuración será útil más adelante en la BÚSQUEDA V avanzada con múltiples criterios de búsqueda.
La fusión
Tan pronto como se hayan configurado todos los parámetros necesarios, se puede utilizar BUSCARV. Después de ingresar el criterio de búsqueda y confirmar la función, el valor que busca aparece en la línea que se ha definido como campo de salida.
En nuestro ejemplo, ahora se muestra el título del libro "La brújula dorada", que corresponde al autor introducido. Para averiguar rápidamente el número de página y el año de publicación, no se necesita hacer nada más que arrastrar la fórmula VLOOKUP existente a las celdas siguientes. Esto es muy fácil porque el índice de columna de VLOOKUP se ha vinculado al encabezado de columna de la primera tabla y la segunda tabla también está estructurada en el mismo orden.
En el caso de que las tablas difieran entre sí o que se produzca un error a pesar de todo, la fórmula VLOOKUP también se puede cambiar manualmente. Para hacer esto, el penúltimo dígito del índice de la columna debe coincidir con la columna del nuevo valor que se generará.
BUSCARV con múltiples criterios de búsqueda
A menudo sucede que un solo criterio de búsqueda no es suficiente para evaluar con precisión una tabla de Excel grande. Entonces tiene sentido ejecutar VLOOKUP con varios criterios de búsqueda. Para hacer esto, la fórmula existente debe complementarse con una función IF adicional. De esta forma, se pueden tener en cuenta hasta ocho criterios de búsqueda diferentes durante la aplicación.
BUSCARV en varias hojas de cálculo de Excel
Si el criterio de búsqueda no solo se puede encontrar en una tabla, sino posiblemente también en otra, la fórmula BUSCARV se puede ajustar en consecuencia. Para ello, tanto una función if como una función ISERROR deben colocarse delante de la fórmula existente. Se requieren cinco parámetros para esto:
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Criterio de búsqueda
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Matrix1 y Matrix 2
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Índice de columna1 e índice de columna2
El resultado se ve así:
= SI (ESERROR (BUSCARV (criterio de búsqueda, matriz1, índice de columna1, 0));
BUSCARV (criterio de búsqueda; matriz2; índice de columna2,0); BUSCARV (criterio de búsqueda; matriz1; índice de columna1;))
y en una posible aplicación como esta:
= SI (ESERROR (BUSCARV (E5, A5: B9,2, 0)), BUSCARV (E5, A13: B17,2, 0), BUSCARV (E5, A5: B9,2, 0))
El criterio de búsqueda se utiliza para insertar el valor que se busca en las dos tablas. Matrix1 y Matrix2 definen las áreas de celda respectivas de las dos tablas. El índice de columna1 y el índice de columna2 se utilizan para definir con más detalle en qué columnas de las tablas respectivas se deben buscar.
Si el valor que está buscando aparece en ambas tablas, Excel generará el resultado de la primera tabla. Sin embargo, si el valor no se encuentra en ninguna de las dos tablas, aparece un mensaje de error. La ventaja de la fórmula es que las dos listas no tienen que tener la misma estructura ni ser del mismo tamaño.
Asignar valores a categorías usando BUSCARV
Una función adicional de VLOOKUP permite que los valores listados se dividan automáticamente en letras y predicados de su elección. En nuestro ejemplo anterior, se debe insertar una columna de tabla adicional para el tipo de libro. Los libros con una extensión de hasta 50 páginas deben pertenecer al género del cuento, mientras que los libros de 51 a 150 páginas se asignan a la novela y de 151 páginas a la novela. Para que esto sea posible, no se requiere ninguna fórmula adicional en BUSCARV, solo el uso de llaves “{}”. La fórmula terminada se ve así:
= BUSCARV (B1; {1. "Cuento"; 51. "Novela"; 151. "Novela"}; 2)
El contenido de las llaves indica una matriz que define el área de un tipo de libro respectivo. Por lo tanto, la asignación de la longitud del lado al género apropiado se incluye entre corchetes. La fórmula utiliza pares de valores, cada uno separado por un punto. La matriz {1. "Cuento"; 51. "Novela"; 151. "Novela"} se lee como sigue:
"Desde 1 muestro un cuento, desde 51 muestra una novela, desde 151 muestra una novela".
Esta matriz se puede adaptar fácilmente a diferentes tareas. Esto se refiere, por un lado, al tamaño y número de matrices, así como a su designación. Por lo tanto, es posible generar cadenas o números como resultado en lugar de letras individuales. Todo lo que tienes que hacer es ajustar las letras de la fórmula.
BUSCARV en varias hojas de trabajo
Otra función de VLOOKUP permite a sus usuarios vincular contenido que se encuentra en diferentes hojas de cálculo. Para nuestro ejemplo, esta opción puede ser útil cuando la información se ordena primero en diferentes hojas de trabajo y luego se actualiza en una tabla de resumen.
Imagínese que, además de sus libros, también enumera sus películas recopiladas en una hoja de cálculo de Excel. Luego combina ambas colecciones en una mesa grande.
La ventaja de este procedimiento radica no solo en el orden aumentado, sino también en evitar posibles errores. Si desea crear una nueva entrada o actualizar una existente, no tiene que buscar en la tabla grande, sino que puede acceder a las más pequeñas. A continuación, los valores se transfieren automáticamente a la tabla resumida de Excel. Esto hace que la reescritura en la tabla grande sea superflua, lo que en el mejor de los casos evita un movimiento desafortunado y un posterior encadenamiento de mensajes de error.
¿Qué aspecto tiene la fórmula?
Esta función es posible nuevamente insertando otra fórmula. Si bien la búsqueda con varios criterios requirió una fórmula IF adicional, trabajar con varias hojas de trabajo requiere una fórmula INDIRECTA. Esto permite especificar un rango de otra hoja de cálculo para la matriz BUSCARV.
= VLOOKUP (criterio de búsqueda; INDIRECTO (matriz); índice de columna; range_link)
Atención: Esta fórmula solo funcionará si las tablas individuales de las distintas hojas tienen los mismos nombres que los encabezados de columna de la tabla general. Se pueden nombrar tablas enteras en el "Campo de nombre" en la parte superior izquierda sobre la cuadrícula de celdas. Las tablas que ya han sido nombradas se pueden ver con la combinación de teclas Ctrl + F3.
Manejo de mensajes de error emergentes
Trabajar con tablas de Excel vinculadas puede generar problemas no deseados. Esto incluye en particular la salida de valores incorrectos. En el caso de que se emita el valor 0 incorrecto, existe un pequeño problema en la configuración de Excel, que se puede solucionar rápidamente.
El mensaje de error común #NV, por otro lado, es una función deliberada de VLOOKUP, que indica al usuario que el valor requerido no está disponible. Esta nota se puede diseñar de manera diferente con la ayuda de una fórmula.
VLOOKUP: una descripción general
BUSCARV es una función útil de Excel que se puede utilizar para buscar y evaluar tablas. Sus ventajas son evidentes en su aplicación fácil de usar y flexible. De esta manera, cualquier persona que trabaje habitualmente con tablas de Excel puede beneficiarse de la función. Ya sea el recopilador privado que crea sus propias tablas pequeñas o la gran empresa que procesa conjuntos de datos significativamente más importantes.
Si, por otro lado, aún tiene solicitudes sin respuesta que VLOOKUP no pudo cumplir, puede esperar una opción adicional de Excel: Microsoft ha estado ofreciendo a los usuarios de Excel 365 el nuevo XLOOKUP desde principios de 2022-2023. Esto se basa en las competencias de BUSCARV y las complementa con funciones adicionales, a veces incluso más simples. Por lo tanto, en este punto también se abre una nueva rutina en la evaluación de datos.