Consejos de expertos para trabajar con Outlook
Microsoft Outlook es uno de los programas de comunicación más populares que utilizan millones de personas en todo el mundo todos los días. Outlook debería ayudar, entre otras cosas, a hacer que la comunicación escrita por correo electrónico sea más eficaz y profesional. Para garantizar esto, Outlook tiene numerosas funciones. La función de clasificación es una opción esencial para el trabajo diario.
La clasificación y el archivo específico de correos electrónicos, archivos adjuntos e información es importante tanto en Outlook como en general en la comunicación de oficina analógica. Los registros y carpetas son esenciales en las oficinas, por ejemplo, para almacenar documentos fuera de línea en función de criterios comprensibles. Una estructura de carpetas bien pensada y la función de clasificación en Outlook también garantizan que la información esencial y los mensajes de correo electrónico estén disponibles con solo unos pocos clics.
Cómo utilizar la función de clasificación en Outlook
Algunos usuarios de Outlook reciben cientos de correos electrónicos al día. Con tanta información, es difícil hacer un seguimiento de las cosas y elegir la vista correcta. Es fundamental poder visualizar los mensajes automáticamente según criterios definidos. La función de clasificación integrada de Microsoft Outlook puede ayudarlo a clasificar los mensajes de manera eficiente y orientada al usuario. Puede utilizar la función de clasificación de la siguiente manera:
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Navega a cualquier carpeta. Encima de los correos electrónicos contenidos en el directorio encontrará la función de clasificación y filtrado de Microsoft Outlook.
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Entre otras cosas, puede filtrar los mensajes según los siguientes criterios:
- Mensajes leídos o no leídos.
- Por prioridad.
- Por fecha de inicio o vencimiento.
- Por tamaño.
- Por tema.
- Por remitente.
- Por tipo.
- Según plantas.
- Por cuenta.
Además, puede determinar en el cuadro de diálogo "Ordenar" si el elemento más nuevo o el más antiguo debe aparecer siempre en la parte superior.
La multitud de opciones de selección, que puede reconocer cuando se activa mediante marcas, le permite organizar el contenido de la carpeta específicamente. De esta manera, puede ver de un vistazo qué tareas, información y mensajes son importantes y deben procesarse. Los ajustes de la función de filtro se explican por sí mismos y se pueden adaptar en segundos.
Cómo ordenar y estructurar Outlook: 2 importantes consejos de expertos
Además de la importante función de clasificación en Microsoft Outlook, puede estructurar el programa de comunicación de forma profesional con solo unos pocos cambios. Los dos consejos esenciales de expertos pueden ayudarlo aquí:
Consejo de experto 1: cree carpetas para almacenar correos electrónicos según el tema
Con una bandeja de entrada con muchos cientos de mensajes, es fácil perder de vista las cosas. El uso de las funciones "Ordenar" y "Buscar" en Outlook puede ayudar a mostrar los correos electrónicos que está buscando más rápidamente. Al mismo tiempo, ambas funciones no son la panacea cuando se trata de trabajo estructurado con Outlook. Para construir una estructura en Outlook, es importante trabajar con un sistema de carpetas personales. Las carpetas personales son útiles porque se pueden utilizar para ordenar y almacenar mensajes de correo electrónico por tema.
Puede crear fácilmente una carpeta personal en la estructura de carpetas de su buzón. Esto funciona haciendo clic con el botón derecho en el área donde se debe generar la carpeta personal. En la ventana de diálogo que aparece, seleccione "Nueva carpeta" y asigne un nombre. Como resultado, la carpeta pertenece a su sistema de carpetas personales y aparece en su vista.
Una estructura de carpetas bien pensada y un sistema de carpetas profesionalizan el trabajo con Outlook y forman parte de una organización de oficina con visión de futuro.
Consejo de experto 2: categorice los correos electrónicos en Outlook
No clasifica los mensajes de correo electrónico en Microsoft Outlook utilizando exclusivamente la función de clasificación integrada. Además, las categorías pueden ayudarlo a clasificar sus correos electrónicos y organizar el buzón. Por ejemplo, puede nombrar categorías según departamentos o nombres de clientes o aclarar el estado de procesamiento con una categoría. Palabras clave como "hecho" o "pago vencido" son parámetros de clasificación que le ayudan a organizarse mejor.
Para crear una nueva categoría, navegue hasta el área del menú "Categorías" en la pestaña "Inicio" y seleccione "Todas las categorías" en el menú desplegable. En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón "Nuevo". Después de haber ingresado un nombre para su nueva categoría, confirme el proceso con OK. Como resultado, puede dividir sus correos electrónicos en categorías específicas y visualizarlos con mayor precisión utilizando la codificación de colores.
La función de clasificación en Outlook puede ayudar a organizar los correos electrónicos de manera profesional.
La función de clasificación en Microsoft Outlook es una herramienta importante a su disposición. Ayuda a ordenar y mostrar individualmente los correos electrónicos en la bandeja de entrada o en otras carpetas. Una selección de categorías garantiza que la clasificación se pueda realizar según el plan.
Además, tiene sentido configurar estructuras de carpetas comprensibles para organizar la comunicación entrante en Outlook. La función de categorías en Outlook es esencial si desea segmentar los correos electrónicos según el área temática. Todas las opciones tomadas en conjunto son efectivas para poder ordenar, almacenar y encontrar correos electrónicos en Outlook en cualquier momento.
