Con estos pasos, puede escribir un correo electrónico de Outlook en muy poco tiempo
Escribir correos electrónicos es parte de la vida cotidiana de la mayoría de las personas. Se ha vuelto normal redactar correos electrónicos personales o comerciales, ya que los beneficios de la comunicación por correo electrónico son obvios. Sobre todo, la velocidad con la que un mensaje llega al destinatario es difícil de superar. Además de los conocidos servicios de mensajería como WhatsApp o Telegram, el correo electrónico sigue siendo uno de los medios de comunicación internacionales más importantes y aceptados.
Esto también se debe al hecho de que se requiere poco esfuerzo para redactar un correo electrónico. Casi todo el mundo tiene actualmente su propia dirección de correo electrónico. El programa de comunicación por correo electrónico más conocido es Microsoft Outlook. Tanto en su versión de pago para ordenadores con Windows como en su versión gratuita para tablets y smartphones, es utilizada por millones de usuarios cada día. Además de la escritura convencional de correos electrónicos, los mensajes en Outlook también se pueden crear a partir de una plantilla. También es posible guardar módulos de texto e insertarlos en correos electrónicos para diseñar correos electrónicos de manera más efectiva.
Video tutorial: cómo redactar y enviar un correo electrónico en Outlook
Redacte un correo electrónico en Outlook: así es como funciona
Si desea redactar un correo electrónico en Microsoft Outlook, navegue hasta la pestaña "Inicio" en el primer paso. En el área del menú superior de la pestaña "Inicio" encontrará el botón "Nuevo" debajo de " Nuevo ”botón.
Después de hacer clic en el campo "Nuevo correo electrónico", se abrirá una nueva ventana. En la ventana de mensajes puede redactar y enviar un nuevo correo.
Si desea escribir un mensaje en un membrete diferente, seleccione el botón "Nuevos elementos" en lugar de "Nuevo correo electrónico".
En la opción "Mensaje de correo electrónico con> Otro material de escritorio", puede abrir y guardar otro material de escritorio como fondo para el correo.
Los campos de selección "De", "Para", "Cc" y "Cco" y el asunto son esenciales para redactar un mensaje nuevo. El siguiente significado está oculto detrás de los campos individuales y abreviaturas:
|
campo |
sentido |
|
de |
En el campo "De", ingrese la cuenta de correo electrónico desde la cual se debe enviar su mensaje. Si administra varias cuentas en Outlook, puede elegir desde qué cuenta se debe enviar el correo electrónico. |
|
A |
La dirección de correo electrónico del destinatario debe ingresarse en el campo "Para". El orden de los nombres al seleccionar las direcciones de correo electrónico se puede mostrar alfabéticamente en el campo "Para". Propina: Microsoft Outlook registra todas las direcciones de correo electrónico ingresadas en la llamada lista de autocompletar. A partir de la información almacenada, el software sugiere direcciones adecuadas cuando las ingresa. Las herramientas gratuitas pueden ayudar a editar la lista de autocompletar. |
|
Cc |
La abreviatura "Cc" significa literalmente "copia al carbón" y significa copia en alemán. Si un destinatario recibe un mensaje en CC, queda claro que no es el destinatario principal. |
|
Cco |
El campo "Cco" significa literalmente "copia oculta". El término en inglés se puede traducir como "copia oculta o invisible". Si se ingresa una dirección de correo electrónico en el campo CCO, otros destinatarios del mensaje no pueden ver a quién se envió el correo electrónico. Si desea saber en retrospectiva qué destinatarios han recibido un correo electrónico suyo en Cco, navegue hasta el campo de selección "Detalles" en las propiedades del correo electrónico. |
|
referencia |
El asunto de un correo muestra el asunto o el "hilo rojo" del mensaje. Es una buena forma completar el campo "Asunto" con un título comprensible. Si no se ingresa un asunto en un mensaje, esto puede resultar en que el correo sea identificado y clasificado como correo basura por el filtro de spam del destinatario. Con un identificador comprensible o una abreviatura en el asunto, puede mostrarle al destinatario la importancia del mensaje. Las abreviaturas indican que se trata exclusivamente de un correo de información, una consulta o un pedido. |
Además de los campos mencionados, que son imprescindibles para enviar un mensaje, cada correo electrónico necesita un contenido específico.
Esto se puede ingresar individualmente en el campo de texto del mensaje. Con un clic en el campo de texto, el cursor aparece en la primera línea de la pantalla. Como resultado, el correo electrónico se puede componer específicamente con texto u otros elementos de estilo. Las siguientes opciones de formato están disponibles en la pestaña Mensaje:
Copie imágenes y texto del portapapeles
Puede copiar elementos, texto o imágenes del portapapeles y al mismo tiempo elegir copiar el formato del texto, por ejemplo, la fuente, en su correo electrónico. Las imágenes y los gráficos se pueden insertar en el texto o adjuntar al correo electrónico como un archivo adjunto. Si la imagen es demasiado grande y tiene un tamaño de archivo de varios megabytes, puede reducir el tamaño del archivo en Outlook. Esto funciona marcando la imagen que se va a insertar y editando los archivos adjuntos de la imagen en la pestaña "Información" de la pestaña "Archivo". Con un clic en el campo de selección "Ajustar el tamaño de las imágenes grandes al enviar el mensaje", el archivo se reduce automáticamente.
Inserte recordatorios para destinatarios en correos electrónicos y cotice correctamente
El comando "Marcar para destinatarios" en la pestaña "Mensaje" es una herramienta adecuada que puede utilizar para recordar automáticamente a los destinatarios que le respondan. Este procedimiento le guarda uno o más correos electrónicos de recordatorio.
En lugar de citar cada correo electrónico completo al responder y adjuntar el contenido, puede configurar en Outlook que solo se adjunte el último correo electrónico. Este tipo de envío de correo electrónico es más eficiente en muchos casos y ayuda a mantener las cosas claras.
La abreviatura preestablecida "FW:", que significa "Reenviar" en la comunicación por correo electrónico, se puede cambiar y el texto original se puede identificar, por ejemplo, mediante sangría o caracteres especiales.
El menú "Texto": el centro de comando para el formato individual
Si ingresa texto personal en el campo de texto, encontrará varios botones en el menú "Texto" para dar formato al texto. Además de mostrar el texto en "negrita", "cursiva" y subrayar el texto, puede insertar viñetas o numeración. También puede decidir si su texto debe estar centrado, justificado a la derecha, justificado o justificado a la izquierda y qué color y fuente se deben utilizar. Si Outlook elimina los saltos de línea en los correos electrónicos de texto sin formato sin formato HTML, un cambio en la configuración ayudará a resolver este problema.
El menú "Insertar": adjunte archivos adjuntos y tarjetas de visita a los mensajes.
En el elemento de menú "Insertar" puede agregar un archivo o un elemento como adjunto a su correo electrónico. También puede enviar correos electrónicos recibidos como un archivo adjunto. Esto puede ser esencial al enviar por correo electrónico documentos comerciales en formato PDF o dibujos importantes.
Si desea asegurarse de que todas las personas con las que se comunique por correo electrónico tengan sus datos de contacto actuales, puede adjuntarlos automáticamente a cada correo electrónico en forma de tarjeta de presentación digital (vCard) y enviarlos junto con ella. Además, tiene la opción de administrar sus firmas en el elemento de menú "Insertar". Una firma es una sección de texto al final del correo electrónico que contiene información sobre el remitente. Las firmas son requeridas por ley en los correos electrónicos comerciales.
Si también desea insertar la fecha actual en un correo electrónico, puede hacerlo con el atajo de teclado ALT + MAYÚS + D.
Marcar y configurar la relevancia del correo electrónico
En Microsoft Outlook es posible marcar mensajes individuales con una nota de relevancia. Los correos electrónicos de gran importancia se muestran por separado para el destinatario. A pesar de este identificador, no hay garantía de que los correos electrónicos marcados de esta manera sean procesados más rápidamente por el destinatario. Por esta razón, es motivo de controversia si la marcación de “gran importancia” tiene sentido o si una llamada personal a una pregunta de tiempo crítico es más productiva.
Ortografía y puntuación: herramientas integradas para redacción publicitaria profesional
Además de las opciones de la pestaña "Mensaje", las pestañas "Insertar" y "Dar formato al texto" ofrecen opciones adicionales para personalizar su mensaje.
Al escribir un texto, también es importante que la ortografía y la puntuación en el texto estén profesionalizadas. Los errores de expresión o comas distraen y tienen un efecto negativo en el destinatario. Por esta razón, puede hacer que el texto se verifique automáticamente en la pestaña "Verificar" en el elemento de menú "Ortografía y gramática".
Si desea que el corrector ortográfico incluya el tema en la corrección además del texto, debe especificarlo en la configuración de Outlook.
Para las versiones anteriores de Outlook, la corrección Duden estaba disponible como un programa de corrección profesional como alternativa al corrector ortográfico integrado.
La pestaña "Revisar" también ofrece la opción de que la computadora lea o traduzca el texto. El diccionario de sinónimos le ayuda a encontrar sinónimos significativos para palabras y términos redundantes.
Envíe correos electrónicos a los destinatarios mediante el botón "Enviar"
Después de haber escrito y verificado completamente el texto de su mensaje, debe enviarlo en el último paso. Esto se hace en la ventana de texto haciendo clic en el campo "Enviar" Si no está seguro de si el mensaje debe enviarse en este momento, también puede activar la función de guardado automático.
Después de hacer clic en el campo "Enviar" sin activar la función de guardado automático, su mensaje estará en la bandeja de entrada del destinatario en unos segundos.
Propina:
Puede suceder que un correo electrónico no llegue al destinatario una vez enviado. En la mayoría de los casos, recibirá un mensaje de error del proveedor de servicios. En tal caso, todas las versiones anteriores y actuales de Microsoft Outlook tienen la opción de reenviar el correo electrónico en unos pocos pasos. Esto funciona haciendo clic en el botón "Reenviar este mensaje" en la pestaña "Mensaje".
Si no se envían correos electrónicos cuando está en el extranjero, esto puede deberse a una configuración incorrecta de la cuenta. En este caso, es útil verificar la configuración y el puerto SMTP.
resumen
Para los usuarios de Microsoft Outlook desde hace mucho tiempo, así como para los usuarios sin experiencia, es fácil redactar un correo electrónico con Microsoft Outlook y enviarlo a un destinatario. En la pestaña "Inicio", el botón "Nuevo correo electrónico" lleva a la ventana de texto para un nuevo mensaje. Esto se puede formatear individualmente y profesionalizar con enlaces, imágenes y una firma. Las pestañas y opciones adicionales garantizan que los correos electrónicos se puedan redactar y transmitir específicamente en cualquier momento. De esta manera, es posible una comunicación competente por correo electrónico tanto en un entorno profesional como en un entorno privado.
