Grupos de contactos de Outlook: comunicación eficaz en grupo

Cómo crear listas de distribución

Todos los días, en un entorno profesional o privado, es necesario enviar correos electrónicos a diferentes tipos de personas o grupos de personas. En muchos casos, el contenido de un solo mensaje tiene que llegar a diferentes destinatarios. Los usuarios de Outlook sin experiencia pueden trabajar con "copiar y pegar" para dicha tarea y enviar el contenido de un mensaje a diferentes contactos de esta manera.

Enviar mensajes a varios destinatarios con "copiar y pegar" es, como mucho, la segunda mejor solución. Además del hecho de que copiar y pegar textos es propenso a errores, también debe tenerse en cuenta el factor tiempo. La mejor alternativa es crear un grupo de contactos o listas de distribución en Outlook. Los términos lista de distribución y grupo de contacto tienen un significado equivalente. Hasta la versión de Outlook 2007 se utilizaba el término "lista de distribución". A partir de Microsoft Outlook 2010, la lista de distribución ha sido reemplazada por el término "grupo de contactos", que también se utiliza en la versión actual de Office Outlook 365. Con una lista de distribución en Microsoft Outlook, puede agregar un grupo de destinatarios a un mensaje con un solo clic. Crear un grupo de contactos y listas de distribución en Outlook no es difícil y ahorra mucho tiempo en la comunicación profesional por correo electrónico.

Creación de un grupo de contactos de Outlook: consejos prácticos para reelaborar

Para crear un nuevo grupo de contactos en Microsoft Outlook, primero cambie a la pestaña "Inicio". Luego se puede crear una nueva lista de distribución usando el botón "Nuevos elementos". En la versión actual de Outlook, el elemento de menú "Grupo de contactos" se incorpora más profundamente en la barra de menú que en versiones anteriores de Outlook. Puede encontrar el botón en: "Elementos adicionales> Grupo de contactos".

Después de hacer clic en el botón "Grupo de contactos", se abre una ventana de selección en la que puede realizar sus ajustes individuales para la nueva lista de distribución. Use el teclado para seleccionar el atajo de teclado Ctrl + Shift + L.

Tiene las siguientes opciones y opciones:

botón

Expresión

Guardar cerrar

El elemento de menú "Guardar y cerrar" es esencial al final de la creación de un nuevo grupo de contactos. Puede utilizar el botón para guardar toda la información sobre nuevos miembros y destinatarios. Como resultado, el grupo de contacto está disponible para usted en todo momento cuando envíe correos electrónicos convencionales. Importante: Antes de poder enviar un mensaje a una lista de distribución en Outlook, el grupo de contactos debe estar guardado. Esto se hace asignando un nombre único y confirmándolo haciendo clic en el botón "Guardar y cerrar".

Eliminar grupo	Elimina la lista de distribución.
Grupo de reenvío	Una lista de distribución que ha creado en Microsoft Outlook se puede reenviar a otras personas. Es posible enviar la lista de distribución en formato de Internet como una vCard en archivos o alternativamente como un contacto de Outlook.

Miembros y notas

Puede seleccionar la vista de la ventana en la pestaña "Pantalla". Con el botón "Miembros" puedes ver la información de todos los miembros del grupo. Puede ingresar comentarios en la lista de distribución en Notas.

Añadir miembros

El botón "Agregar miembros" puede entenderse como el corazón del grupo de contactos en Microsoft Outlook. Puede agrupar miembros de: Contactos de Outlook, Una libreta de direcciones integrada en el software o Un nuevo contacto de correo electrónico agregar a la lista de distribución.

Quitar miembro	Para eliminar un miembro del grupo de la lista de distribución, seleccione la entrada y haga clic en el botón "Eliminar miembro". La entrada se elimina.
Actualizar ahora	Haga clic en el botón "Actualizar ahora" para actualizar la vista en la ventana. Todas las entradas se actualizan.
Pestaña "Comunicar"	En la pestaña "Comunicar", tiene la opción de seleccionar un contacto de la lista de distribución y escribir un correo electrónico individual a esta persona. También es posible crear una convocatoria de reunión para un contacto específico.
Pestaña "Categorías"	Al igual que con el calendario de Outlook, también tiene la opción de asignar el elemento a una categoría para las listas de distribución. Además, puede configurar el seguimiento para que se le recuerde al grupo de contacto en un momento posterior. También puede marcar la lista de distribución como "privada".

En resumen, tienes diferentes opciones y opciones de configuración para configurar un grupo de contacto de forma individual y adaptarlo a tus propias necesidades. Si desea adaptar el grupo de contactos creado en un momento posterior y, por ejemplo, agregar nuevos miembros desde la libreta de direcciones, puede hacerlo en cualquier momento mediante el botón "Inicio> Libreta de direcciones".

Después de seleccionar la libreta de direcciones correcta, puede reconocer la lista de distribución por el icono que muestra dos cabezas estilizadas. Puede cambiar las especificaciones de la lista de distribución haciendo clic en el botón "Propiedades". Todas las adaptaciones deben confirmarse con "OK". Alternativamente, puede encontrar todas las listas de distribución personal en la barra de menú en la pestaña "Contactos" en Microsoft Outlook.

Envíe un correo electrónico a un grupo de contacto en cuatro pasos

Una vez que haya creado un nuevo grupo de contactos, puede usar el grupo de distribución creado para escribir a varios destinatarios en un solo paso con Outlook. Con 4 sencillos pasos puedes enviar un nuevo correo al grupo de distribución:

1. Abra un nuevo correo electrónico haciendo clic en "Inicio> Nuevo correo electrónico".

   

2. Se abre la ventana de entrada de correo electrónico familiar, con la que puede diseñar y enviar un nuevo correo electrónico.

   

3. En lugar de ingresar la dirección de correo electrónico de un destinatario manualmente, haga clic en el botón "Para" y busque el grupo de contactos que desee en la libreta de direcciones. Si ha enviado un nuevo mensaje a un grupo de distribución una vez, es suficiente ingresar las primeras letras del nombre de la lista de distribución en el campo de entrada del botón "Para". Después de algunas pulsaciones de teclas, el grupo de contactos se muestra como una sugerencia y se puede seleccionar.

   Al igual que con los mensajes de correo electrónico convencionales, al enviar un mensaje a un grupo de contactos, también puede decidir si:

   • En el campo "Para", se envía en texto sin formato a todos los destinatarios del grupo de contactos. En este caso, las direcciones de correo electrónico de todos los miembros del grupo de distribución son visibles para todos.
   • Se debe enviar una copia a todos los destinatarios del grupo de contacto en el campo "Cc".
   • Debe transmitirse de forma invisible en el campo "Cco". Si el mensaje se envía a la lista de distribución a través de "Cco", no se reenviará ninguna dirección de correo electrónico.
   

4. Envíe el mensaje haciendo clic en el botón "Aceptar". Se enviará a todos los miembros del grupo según sus especificaciones.

Enviar un mensaje a través de una lista de distribución en Outlook es similar al envío probado de correos electrónicos a diferentes destinatarios. Al combinar los destinatarios en un grupo de distribución, un mensaje puede llegar a muchos destinatarios en un solo paso. Este procedimiento es particularmente eficaz cuando los mensajes deben enviarse al mismo grupo de personas a intervalos continuos. Por ejemplo, todos los empleados de un departamento o todos los trabajadores de campo de una unidad de negocio podrían agruparse en un grupo de contacto. Los mensajes con el mismo contenido se pueden enviar a la lista de distribución.

Resumen y conclusión: trabajar con listas de distribución en Outlook es eficaz y sencillo

Tiene sentido crear grupos de contactos en Microsoft Outlook si un grupo fijo de personas recibe continuamente correos electrónicos con el mismo contenido. En el entorno profesional, es conveniente configurar una lista de distribución para cada departamento o un grupo de distribución para todos los empleados de la empresa. Lo mismo se aplica a los clubes o al sector privado. La lista de distribución se crea en Outlook en la pestaña "Inicio" utilizando el botón "Nuevos elementos".

En versiones anteriores de Outlook, los nombres de los botones y la estructura del menú son diferentes. Tanto las conocidas como las guardadas en la libreta de direcciones, así como las nuevas direcciones de correo electrónico se pueden agregar al grupo de distribución.

Un grupo de contactos existente se puede adaptar, transmitir a otros destinatarios o eliminar con unos pocos clics. Los usuarios de Microsoft Outlook que profesionalizan su comunicación con grupos de contactos o, en versiones anteriores, con listas de distribución ahorran un tiempo valioso y minimizan la posibilidad de errores al copiar y pegar correos electrónicos.