Compatibilidad con palabras: 4 consejos y trucos

Haz esto si las versiones de Office son incompatibles

Los programas informáticos prácticos han simplificado significativamente el mundo laboral digital y la vida privada. Sobre todo el programa de procesamiento de textos Word de Microsoft. El desarrollo posterior regular de este software no solo trae nuevas funciones prácticas, sino que a menudo también presenta problemas de compatibilidad. Pero, ¿qué son y cómo puedes conocerlos?

1. Compatibilidad con la versión de Word: ¿qué significa eso?

La empresa de software Microsoft lanza nuevos paquetes de Office a intervalos regulares. Ésta es una colección de software de uso común en la oficina. Puede obtener licencias para utilizar la última versión comprando las versiones actualizadas. De forma predeterminada, dicho paquete incluye el programa de procesamiento de texto Word, el software de presentación PowerPoint y el programa de hoja de cálculo Excel.

Desde la versión original de Word 2000, Microsoft ha lanzado Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 y 2022-2023. Las innovaciones hacen que el manejo sea cada vez más fácil, aunque con diferentes detalles. Otro cambio importante se refiere a la conversión del formato de archivo de Word 2003 a Word 2007 a un formato de archivo basado en XML. XML significa "Extensible Markup Language" - en alemán significa algo así como "lenguaje extensible legible por máquina para la producción de texto". En otras palabras: es un idioma que tanto Word como tu PC entienden.

Dichos cambios no solo suponen un cambio para el usuario, sino que también implican problemas de compatibilidad con Word. Pero, ¿qué sucede exactamente cuando abre un archivo de Word desactualizado o más nuevo y cómo se pueden resolver los problemas?

2. ¿Qué sucede cuando abro versiones incompatibles de Word?

Hay dos razones por las que el archivo de Word que se va a abrir no es compatible con la versión de Office instalada en su PC: O está utilizando una versión anterior de Word en su PC o el documento recibido se creó en una versión anterior. Los problemas resultantes son siempre comparables.

Si está utilizando una versión anterior, probablemente tendrá dificultades para abrir el archivo y algunas funciones se mostrarán incorrectamente o no se mostrarán en absoluto. Por otro lado, si está utilizando una versión más reciente de Word que la del autor del documento de Word, es posible que los cambios que haya realizado, con la versión más reciente de Word, no se muestren o no se muestren incorrectamente.

Si tiene la intención de intercambiar documentos con colegas o amigos, le recomendamos que los guarde en un formato de archivo compatible o trabaje en modo de compatibilidad. Esto significa que el documento de Word se guarda en un formato tal que puede ser abierto por diferentes versiones del programa sin ningún problema.

¿Problema con los formatos de archivo: DOC o DOCX?

Los más problemáticos son los documentos de Word más nuevos que deben abrirse con las versiones anteriores del programa Word 2000, Word XP o 2003. Porque todas las versiones anteriores a 2003 se guardan en un formato de archivo optimizado. En lugar de un archivo con la extensión .doc, Word 2007, 2010, 2016 y 2022-2023 crea archivos que terminan en .docx.

Detrás de esto hay un cambio en la forma en que se guarda un archivo de texto. Un archivo .docx guarda imágenes y texto, entre otras cosas, en forma de datos XML y luego los comprime, similar a una carpeta ZIP.

Word solo descomprime el contenido cuando abre dichos documentos. Esto significa que se requiere menos espacio de almacenamiento y el envío por correo electrónico, por ejemplo, es más sencillo. Sin embargo, si tiene una versión anterior de Word instalada en su computadora, no podrá abrir este nuevo formato y, en consecuencia, no podrá acceder al contenido de texto e imagen.

Diferentes características y formato: ¿qué se agrega, qué se pierde?

Además, las diferentes versiones de Word difieren en términos de funcionalidad y estilos. Por ejemplo, ha habido formatos de numeración extendidos desde Word 2010 y desde 2016 los usuarios han podido marcar comentarios en el documento como completados.

Si está utilizando una versión anterior, no se pueden evitar las incompatibilidades. Su programa de Word malinterpreta ciertos elementos, como las fuentes, y es posible que no los muestre en absoluto. La siguiente es una descripción general del desarrollo posterior de funciones en Word desde 1997:

característica	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Fórmulas
Fuentes mayores y menores
Formatos de numeración extendidos
Los comentarios se pueden marcar como hechos
Vea los cambios realizados por los coautores en tiempo real

Esta es solo una parte de las funciones que se han agregado de generación en generación de Office. Office2022-2023 tiene muchas otras configuraciones que permiten una mayor accesibilidad, por ejemplo.

Sin embargo, no solo se han agregado opciones, sino que también se han perdido elementos de las versiones anteriores. Si quieres seguir accediendo a las funciones antiguas y acostumbrarte poco a poco a las nuevas versiones de Office, vale la pena recurrir a trucos especiales con los que evitar molestos cuadros de diálogo de configuración.

3. ¿Cómo averiguo la compatibilidad de mi documento con otros?

Para garantizar la compatibilidad de un documento con otras versiones de Microsoft Office al escribir un texto, se recomienda una verificación de compatibilidad. Sobre todo, obtiene información sobre si las funciones utilizadas son compatibles con versiones anteriores:

Verifica la compatibilidad mediante los siguientes cuatro pasos:

Haga clic en la pestaña "Archivo" y seleccione el botón "Información".

Seleccione "Buscar problemas".

Seleccione "Comprobar compatibilidad" en el menú desplegable y, si es necesario, busque la versión de Office correspondiente en "Seleccione la versión que se mostrará".

Los problemas de compatibilidad existentes se enumeran en la ventana "Resumen".

Si se muestran incompatibilidades aquí, tiene la opción de reemplazar las funciones correspondientes con las que también se muestran en versiones anteriores. Para estar seguro, vuelva a ejecutar la prueba hasta que obtenga el resultado deseado.

4. ¿Cuál es la solución si las versiones de Office son incompatibles?

Además de la posibilidad de corregir incompatibilidades individuales, también existen soluciones más elegantes para archivos Word compatibles. Incluso al crear documentos, puede prestar atención a la compatibilidad con versiones anteriores. Sin embargo, a veces es necesario descargar un programa adicional.

Paquete de compatibilidad para Microsoft Office 2000, XP y 2003

Para los usuarios de Microsoft Office 2000, XP o 2003 se requiere el llamado "Paquete de compatibilidad". Como ya se mencionó, ha habido diferentes formatos de archivo desde Word 2007. Para abrir archivos .docx con versiones anteriores de Office, se requiere un paquete complementario.

Existen convertidores similares que le permiten abrir archivos de Works antiguos en Word. En términos de funcionalidad, estas aplicaciones de conversión son muy similares. Importa un archivo de texto y lo obtiene en el formato de destino. Si bien la apertura de archivos de texto .docx con el "Paquete de compatibilidad" funciona de manera confiable, los gráficos y el texto de los archivos .docx a veces se muestran incorrectamente. Esto también sucede cuando guarda y edita un archivo de texto .doc en Word 2007 o posterior.

Almacenamiento dirigido en el formato correcto: así es como funciona

Con el "Paquete de compatibilidad" tiene un convertidor que le permite acceder a documentos .docx. Por el contrario, si está utilizando una versión más reciente de Word, es posible que tenga problemas para acceder a los archivos .doc. Un archivo .doc se puede guardar en formato .docx con solo unos pocos clics:

Haga clic en la pestaña Archivo.

Seleccione "Guardar como".

Seleccione .docx en lugar del archivo .doc en el menú desplegable.

Haga clic en el botón "Guardar".

Cree documentos de Word para versiones anteriores

Si, por el contrario, no eres coautor, pero creas un documento de Word y luego lo compartes con usuarios de versiones de software anteriores a 2007, tienes la opción de establecer compatibilidad antes de enviarlo. Puede hacer esto seleccionando "Word 97-2003" al guardar. Proceda de la siguiente manera paso a paso:

1. Vaya a "Archivo" en la bandeja del sistema.

2. Haga clic en Guardar como ".

   

3. Elija "Word 97-2003" en lugar de .docx.

   

4. Confirme su entrada haciendo clic en "Guardar".

No solo tiene la opción de elegir entre los dos formatos de archivo descritos, sino que también puede elegir entre:

• Documento de Word (.docx)
• Documento XML de Word (.xml)
• Documento XPS (.xps)
• Documento de Word 97-2003 (.doc)
• Extensión de archivo en Microsoft Word (.docm)

Esto le permite determinar manualmente en qué formato de archivo guarda y comparte un documento de texto en Word.

El modo de compatibilidad: Word se encarga del ajuste de las funciones por usted

Sin embargo, Word también tiene el modo de compatibilidad. Este modo garantiza automáticamente la compatibilidad al abrir documentos creados en versiones anteriores de Word. Porque en el modo de compatibilidad, ninguna de las funciones ampliadas y optimizadas están disponibles durante la edición en la nueva versión de Office.

Las personas que trabajan juntas en un documento pero usan diferentes versiones de Office, por lo tanto, solo tienen acceso a las funciones que están disponibles incluso en la versión más antigua involucrada. El formato tampoco cambia al editar un documento de Word con una generación diferente de Office.

El modo de compatibilidad generalmente se muestra en la barra de título a la derecha del título del documento. Una vez activado, no tiene que preocuparse de si su archivo de Word seguirá siendo compatible con las versiones de los coautores después de la edición. Word coordinará las distintas versiones de Word por usted.

Conclusión: abordar los problemas de compatibilidad con los conocimientos previos adecuados

Con Microsoft Word no solo es útil saber cómo personalizar Word, proteger sus propios documentos o activar complementos de Word. La compatibilidad de las versiones de Word también puede ser un obstáculo que puede superar con el conocimiento adecuado de los pasos prácticos.

Esto facilita el intercambio de datos con colegas y amigos que usan diferentes versiones de Office. Además del modo de compatibilidad, también puede usar las opciones de configuración manual en Word para administrar de forma independiente las funciones y los formatos de archivo utilizados.

Preguntas y respuestas

¿Qué es un problema de compatibilidad en Word?

Cuando las personas, ya sea en el trabajo o en privado, trabajan juntas en un documento de texto pero no usan la misma versión de Microsoft Word, surgen problemas al abrir los archivos y con la visualización adecuada de los archivos. Las versiones de Word son:

• Palabra 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 y 2022-2023

¿Cuál es la diferencia entre los archivos .doc y .docx en Word?

Desde Word 2007, los archivos de texto ya no se guardan con la abreviatura .doc, sino con la extensión .docx. Detrás de esto hay una forma de almacenar información más comprimida y, por lo tanto, que ahorra más espacio. El término técnico es formato de archivo.

¿Cómo se solucionan los problemas de compatibilidad?

Si los archivos de Word son incompatibles, esto puede resolverse manualmente usando varias opciones para guardar formatos. O puede dejar el manejo de los problemas de visualización y el acceso a los archivos al modo de compatibilidad automática de Word.

¿Cómo funciona el modo de compatibilidad?

El modo de compatibilidad de Word desactiva todas las funciones que no estaban disponibles en versiones anteriores. Esto significa que los usuarios tienen acceso a un archivo de Word, incluidas todas las revisiones, independientemente de la generación de Office utilizada. Las plantillas de estilo también se conservan y se muestran correctamente.