Uso de PowerPoint: consejos de expertos para presentaciones

Con muchos consejos y asistencia.

Microsoft PowerPoint ha sido valorado como un programa de presentación por usuarios privados y comerciales durante muchos años debido a su amplia gama de opciones para crear presentaciones en pantalla. PowerPoint tiene innumerables herramientas integradas para personalizar presentaciones o insertar dispositivos estilísticos visuales como gráficos o videos. Además, el programa se puede utilizar de forma intuitiva y orientada a la práctica.

Los usuarios del paquete de Microsoft Office que también usan Excel o Word además de PowerPoint encontrarán muchos paralelismos en la estructura del menú. Los nuevos usuarios que trabajen con PowerPoint por primera vez también encontrarán su camino rápidamente. Además de la guía intuitiva para el usuario, el programa proporciona consejos y asistencia en menús contextuales que educan a los usuarios en tiempo real sobre las posibilidades de PowerPoint. La estructura de PowerPoint garantiza que el trabajo eficiente puede ser el foco al crear presentaciones. Cualquiera que minimice los pasos de trabajo superfluos mediante la operación predictiva de PowerPoint tiene más tiempo para la concepción relacionada con el contenido de la presentación en pantalla.

Video instructivo para usar PowerPoint: todo sobre la estructura y las funciones más importantes

Usando PowerPoint: así es como se crea una nueva presentación

El primer paso de una nueva presentación de diapositivas no se crea en la computadora, sino en la cabeza. En el ámbito profesional, un tema específico o un nuevo producto puede ser el punto de partida para las consideraciones, en el ámbito privado puede ser un pasatiempo. En esta etapa del proyecto, es crucial recopilar el contenido, toda la información esencial, gráficos e imágenes y desarrollar una estrategia personal sobre cómo la presentación debe informar y motivar a la audiencia. Una estructura bien pensada ayuda a estructurar el tema de manera profesional e inteligente. La integración de un arco de tensión también es importante para mantener alto el nivel de atención del oyente.

Puede crear una nueva presentación en PowerPoint seleccionando el campo de selección "Nuevo" después de que se haya iniciado el programa. En esta área tienes varias opciones con respecto al formato:

• Crea una presentación en blanco.
• Diseñe una presentación de diapositivas a partir de una plantilla.
• Busque plantillas y diseños en línea que coincidan con el tema.

Después de seleccionar la plantilla adecuada haciendo doble clic en ella, puede comenzar a crear la presentación.

En el entorno profesional, en muchos casos se utilizan las denominadas plantillas. Se trata de una plantilla en la que el color, la fuente y el logotipo se integran en las diapositivas de acuerdo con las pautas de diseño corporativo. En el área privada, puede seleccionar una presentación vacía para crear una nueva presentación o usar una de las plantillas que ofrece PowerPoint.

Uso de PowerPoint: consejos prácticos cruciales para los oradores

Para aprovechar las posibilidades de PowerPoint y poder utilizar el programa para diseñar una presentación de diapositivas, es importante conocer la estructura del menú de PowerPoint. Es suficiente internalizar las funciones y opciones esenciales para poder utilizar PowerPoint correctamente.

Consejo 1: la pantalla principal de PowerPoint: su área de trabajo más importante

Después de abrir una plantilla de presentación vacía o una plantilla, se encuentra en la pantalla principal de PowerPoint.

En el lado izquierdo de la pantalla principal encontrará una descripción general de todas las diapositivas que ha creado. Haga clic derecho para agregar una nueva diapositiva o sección a su presentación de diapositivas. En la zona media de la pantalla principal se encuentra la zona de diapositivas, que es decisiva para la concepción de la presentación. En esta parte de PowerPoint, se pueden insertar diferentes dispositivos estilísticos en su presentación de una manera práctica y orientada a los beneficios. Por ejemplo, con unos pocos clics en la pestaña "Insertar", es posible insertar campos de texto, una imagen o un video. Además, puede ingresar texto, cambiar la fuente o el diseño de color de la diapositiva y usar muchas otras funciones para personalizar su presentación o diapositivas individuales.

En el lado derecho, las "ideas de diseño" están integradas en el software en la versión actual de Microsoft PowerPoint. Con un clic en un diseño listo para usar, toda la presentación de diapositivas se personaliza en términos de colores, fondo, formas o fuentes.

Consejo 2: el menú principal "Inicio" de PowerPoint - el área de comandos

El menú principal "Inicio" de Microsoft PowerPoint contiene la mayoría de las herramientas, funciones y posibilidades más importantes que necesita para crear una presentación de diapositivas profesional en PowerPoint.

Al principio, encontrará el portapapeles en la primera pestaña. Puede usar esto para insertar textos o capturas de pantalla que haya creado con otros programas en su presentación. En la siguiente pestaña, "Láminas", encontrará otra opción operativa crucial. Puede optar por agregar una nueva diapositiva o sección a su presentación de diapositivas.

Una nueva sección es un marcador que le brinda la mejor estructura posible para su presentación de diapositivas. Puede ser útil insertar secciones, especialmente en el caso de presentaciones confusas que están salpicadas de mucha información. Las presentaciones con muchas diapositivas son confusas y difíciles de manejar, especialmente cuando se realizan cambios. En este caso, los cambios pueden convertirse rápidamente en una prueba de esfuerzo. La inserción de secciones garantiza que se puedan realizar subdivisiones lógicas. Por ejemplo, puede mover una sección completa de diapositivas en el área de funcionamiento de PowerPoint en lugar de volver a trabajar laboriosamente diapositivas individuales.

También puede insertar una nueva diapositiva en el área del menú "Diapositivas". Puede elegir entre diferentes plantillas de diapositivas. Entre otras cosas, puede mostrar dos piezas de contenido una al lado de la otra, insertar una diapositiva con un encabezado de sección o usar una diapositiva en blanco.

La pestaña "Diapositivas" es fundamental para el correcto funcionamiento de PowerPoint. Con nuevas diapositivas o secciones, usted diseña y estructura la presentación y la hace más fácil de usar durante su presentación de diapositivas.

Consejo 3: fuente, párrafo y dibujo: controles importantes en PowerPoint

Los usuarios que trabajan con otros programas de Microsoft Office encontrarán familiares las pestañas "Fuente, párrafo y dibujo". Para usar PowerPoint y diseñar diapositivas individualmente, necesita principalmente las pestañas "Fuente y párrafo". En la pestaña "Fuente" tiene la opción de adaptar la fuente, cambiar los colores y adaptar el espaciado de los caracteres, así como la parte superior y minúsculas o utilizar el resaltador para resaltar pasajes de texto individuales.

La pestaña "Párrafo" se utiliza principalmente para insertar viñetas o numeración y para establecer la alineación del texto. Como sabe por otros programas de Office, también puede usar el menú Párrafo para determinar cómo debe alinearse su texto. También existe la opción de insertar columnas o incrustar gráficos SmartArt.

Microsoft PowerPoint y presentaciones profesionales en vivo a partir de visualizaciones. Por esta razón, la pestaña "Dibujar" también es de especial importancia. En él tienes las siguientes opciones:

• Incruste formas como formas estándar, flechas de bloque o diagramas de flujo.
• Clasifica o agrupa objetos.
• Utilice estilos rápidos y estilos de diseño.
• Ajuste efectos de relleno o contornos de forma en su presentación.
• Integre efectos de forma como reflejos o rotaciones 3D en su presentación de diapositivas.
• Transfiera el tamaño de un objeto a otro objeto con solo unos pocos clics.

En resumen, las pestañas Fuente, Párrafo y Dibujo son fundamentales para crear presentaciones interesantes e informativas. En estas tres pestañas, los usuarios encontrarán todas las opciones y funciones para crear emocionantes conferencias y presentaciones de diapositivas con PowerPoint. El funcionamiento de la pestaña se explica por sí mismo y está orientado a la práctica. Si una adaptación no coincide con el diseño de la diapositiva, el cambio se puede cancelar en cualquier momento utilizando las teclas de flecha integradas en todos los programas de Microsoft Office. Estos se encuentran en la parte superior izquierda de la barra de funciones superior.

Además, existen otras técnicas y atajos de teclado en PowerPoint para deshacer entradas.

Consejo 4: utilice funciones importantes en PowerPoint, cómodamente en barras

PowerPoint hace que sea fácil para los usuarios encontrar funciones esenciales de un vistazo. Encima de la barra de menú y debajo de la zona de diapositivas encontrarás pequeños pictogramas con los que podrás realizar las funciones más importantes en PowerPoint.

Las siguientes funciones para operar PowerPoint están integradas en la barra de funciones superior:

1. El guardado automático ofrece la posibilidad de que todos los cambios en su presentación se guarden automáticamente.

2. Utilice el icono del disquete para guardar su presentación de diapositivas manualmente.

3. Puede deshacer los cambios con los botones de flecha "Adelante y Atrás".

4. Un clic en el icono "Presentación de diapositivas" inicia la presentación desde la primera diapositiva en el modo de presentación. Aquí solo se muestran las diapositivas y no las barras de menú.

5. En el campo de búsqueda puede buscar términos o expresiones en su presentación. También puede utilizar la búsqueda avanzada para buscar archivos en su computadora.

6. Al final de la barra de funciones encontrará los símbolos habituales de Microsoft PowerPoint. Los iconos representan las funciones:

   • Minimizar ventana,
   • Personaliza el tamaño de la ventana o
   • Cierre Microsoft PowerPoint por completo.

La barra de funciones inferior: su cabina de presentación

Las funciones adicionales para operar PowerPoint están integradas en la barra de funciones inferior:

• Muestra qué diapositiva se está procesando actualmente.
• La función de corrección de PowerPoint muestra si se han encontrado errores ortográficos en el archivo. Además, se emite el idioma de la función de corrección.
• Un campo esencial para usar PowerPoint es el campo "Notas". En "Notas", puede integrar comentarios y notas para cada diapositiva, que servirán como hilo conductor durante la presentación. Un clic en el campo de la nota es suficiente para ingresar y guardar explicaciones individuales.
• En "Configuración de pantalla" puede definir cómo PowerPoint debe mostrar sus diapositivas en pantallas de alta resolución, por ejemplo, en monitores 4K o en un proyector.

• En la configuración de vista integrada en PowerPoint en la barra de herramientas inferior, puede establecer si su presentación:
• En modo normal,
• En la clasificación de láminas o
• En vista de lectura

debería mostrarse. Además, encontrarás el icono de "Slide Show" con el que podrás visualizar tu presentación en modo presentación en un proyector o televisión.

• En la última parte de la barra de funciones inferior, PowerPoint te ofrece la opción de cambiar el factor de zoom y adaptar la diapositiva a la ventana actual.

La barra de funciones superior e inferior asumen colectivamente una gran cantidad de funciones de control importantes. Ambas barras facilitan mucho el uso de PowerPoint. Con solo unos pocos clics, puede ajustar el factor de zoom, cambiar la configuración de la vista y guardar su presentación. Con la ayuda de las diferentes barras en PowerPoint, el funcionamiento de la aplicación software se simplifica y profesionaliza.

Consejo 5: uso de PowerPoint: lo que los usuarios también deben saber

El funcionamiento de PowerPoint se puede aprender rápidamente gracias a la navegación de menú fácil de usar. Los símbolos y pictogramas autoexplicativos son de gran ayuda para los nuevos usuarios de PowerPoint, lo mismo ocurre con los textos explicativos que aparecen en el área de campos y funciones debido al efecto Hoover.

Ejemplo: Si desea saber cómo puede integrar la justificación en sus textos en PowerPoint, mueva el mouse hacia el pictograma. Inmediatamente recibirá una explicación del símbolo y cómo funciona.

Propina: A partir de Office 2010, no solo puede encontrar comandos de uso frecuente en la barra de herramientas para un acceso rápido, sino que también puede integrarlos directamente en la cinta. Este procedimiento ahorra tiempo y aumenta la eficiencia.

También debe conocer y poder utilizar las siguientes funciones para operar PowerPoint:

• Insertar elemento de menú

Innumerables opciones para operar PowerPoint están abiertas para usted en esta pestaña. Entre otras cosas, puede elegir imágenes, videos o diagramas, integrar campos de texto en su presentación o incrustar efectos artísticos con WordArt. Además, en el menú "Insertar", tiene la opción de controlar de manera flexible el contenido multimedia durante las presentaciones e integrar animaciones definidas por el usuario en lugar de los botones estándar.

• Elemento de menú borrador

En el menú “Borrador” encontrarás ideas de diseño y variantes con las que podrás adaptar y cambiar tu diapositiva con un solo clic. El efecto Hoover le permite obtener una vista previa de los cambios y comparar diferentes variantes.

• Elemento de menú de transiciones

Las transiciones entre las diapositivas son uno de los dispositivos estilísticos de PowerPoint que captan la atención de la audiencia. Puede incorporar transiciones con solo unos pocos clics. Muchas presentaciones ganan claridad y atención cuando eliges las transiciones de diapositivas adecuadas que coinciden con el fondo.

• Elemento de menú "Animaciones"

La pestaña "Animaciones" tiene funciones especiales para animar gráficos o imágenes. Con efectos especiales, una imagen o un video pueden, por ejemplo, volar en la presentación o desaparecer lentamente después de un período de tiempo definido.

Elemento de menú "Presentación de diapositivas"

La pestaña "Presentación de diapositivas" contiene los controles de la presentación real. Entre otras cosas, tienes la opción:

• Iniciar la presentación de diapositivas
• Establezca la duración de visualización de las diapositivas y defina en qué pantalla se muestra su presentación.
• En la vista de presentador también encontrará todas las opciones de control importantes para operar su presentación.

• Elemento de menú "Verificar"

En la pestaña "Verificar", utiliza principalmente el corrector ortográfico integrado. Revisar en PowerPoint también implica que otros, como su gerente, han hecho comentarios y observaciones en la presentación que puede aceptar o rechazar.

• Elemento de menú "Ver"

El menú "Ver" es relevante al preparar la presentación de diapositivas. Ofrece a los oradores la opción de ver la presentación de PowerPoint en diferentes vistas de presentación, insertar macros o seleccionar el patrón de diapositivas que cambia el diseño y el diseño de la diapositiva para toda la presentación.

• Elemento del menú "Ayuda"

En la pestaña "Ayuda" encontrará una amplia área de ayuda con instrucciones, consejos y solución de problemas sobre todos los temas importantes de PowerPoint. Con un tutorial específico conocerás los antecedentes y sutilezas de PowerPoint y con el tiempo crearás archivos de presentación y plantillas de presentación con un alto grado de profesionalismo.

Todas las pestañas y menús se pueden operar de acuerdo con el mismo principio. La función seleccionada se abre con un clic en la pestaña o en el campo de selección. Además, se incorporan ventanas de selección con menús desplegables en muchas áreas del menú. Puede realizar ajustes específicos en estos. La operación no es complicada, pero está orientada a la práctica. Los nuevos usuarios se benefician del hecho de que cualquier entrada incorrecta se puede deshacer.

Uso de la pestaña "Archivo": opciones de configuración importantes en PowerPoint

En Microsoft PowerPoint, los usuarios encontrarán una amplia variedad de posibilidades y opciones en las pestañas descritas para configurar una presentación de diapositivas de manera profesional e informativa. Todos los usuarios de PowerPoint también deben saber cómo utilizar la pestaña "Archivo". Es la primera pestaña del menú principal y es fundamental para poder realizar funciones estándar como "Imprimir", "Guardar" o "Cerrar". Si hace clic en "Archivo", se abre una ventana de selección con la que se pueden controlar las siguientes funciones:

El nombre del autor se puede cambiar en la "Información". En esta área también encontrará información sobre el documento, el número de palabras y la fecha de la última edición.

Con “Guardar” y “Guardar como” puede guardar la presentación o, alternativamente, guardarla temporalmente en una ubicación diferente, por ejemplo en una nube o en un formato diferente.

Haga clic en el botón "Imprimir" para abrir el extenso menú de impresión de PowerPoint.

Además, tiene la opción de compartir su archivo de presentación, exportarlo por correo electrónico o una unidad en la nube, o cerrarlo.

En el área inferior de la pestaña "Archivo" encontrará las áreas de selección habituales de Microsoft Office para cambiar la configuración de su cuenta. Si desea cambiar funciones esenciales en PowerPoint, encontrará varias opciones de configuración en el área de selección "Opciones". Los cambios en las opciones tienen una influencia directa en el funcionamiento de PowerPoint.

Resumen: así es como PowerPoint funciona correctamente

El funcionamiento de PowerPoint como programa de presentación y la creación de presentaciones de diapositivas no es particularmente complicado. La estructura del menú de la aplicación de software se explica por sí misma y se ha vuelto más fácil de usar con cada versión a lo largo de los años. A pesar de la estructura comprensible del menú, es importante que los oradores elaboren las presentaciones para tratar en detalle el funcionamiento de las distintas pestañas.

Entre otras cosas, debe saber cómo se crean las nuevas diapositivas, qué opciones ofrece la pestaña "Insertar" o qué funciones están ocultas en el área del menú "Archivo". No es necesario utilizar PowerPoint como un profesional. Con un poco de práctica, un interés en las funciones y posibilidades y aplicando consejos, cada orador puede crear presentaciones en pantalla informativas, prácticas y profesionales que inspiran.

Puede encontrar otra descarga gratuita aquí:

• Inserte el nombre del archivo y la ruta en las diapositivas con un clic del mouse