Microsoft ha mejorado la compresión de archivos en PowerPoint 2007 y 2010. Sin embargo, los lectores todavía se quejan de que incluso las presentaciones con algunas imágenes a veces siguen teniendo un tamaño de archivo enorme y, por lo tanto, no son adecuadas para enviarlas por correo electrónico.
Cuantas más imágenes, más grande es el archivo.
Cuando inserta imágenes en diapositivas, PowerPoint guarda los gráficos en la presentación. Por supuesto, esto da como resultado un aumento en el tamaño del archivo. Sin embargo, los numerosos formatos gráficos, identificados por sus extensiones como JPG.webp, PNG, TIF, BMP.webp, EMF o WMF, pueden comprimirse con diversos grados de éxito. Pero incluso si sabe eso: ¿Cómo puede saber en retrospectiva en una presentación existente cuál de las imágenes se insertó en las diapositivas, en qué formato gráfico y qué tamaño tiene?
Método de búsqueda 1: el método ZIP
A partir de PowerPoint 2007, puede examinar el funcionamiento interno de una presentación de la siguiente manera:
- Haga una copia de la presentación en el Explorador de Windows. Agregue la extensión de archivo ZIP a la copia.
- Un doble clic en el archivo ZIP abre la presentación en la estructura que se muestra a continuación a la izquierda:
- Después de hacer doble clic en PPT y MEDIA, llegará a la carpeta en la que se guardan todas las imágenes contenidas en la presentación.
- Abra los archivos de imagen que tengan un tamaño superior al promedio. Ahora puede ver qué imágenes debe intercambiar en la presentación si es necesario.
- Cierre el archivo ZIP y luego elimínelo. Desafortunadamente, los archivos de imagen de la carpeta MEDIA no tienen el número de diapositiva. Simplemente se numeran de forma consecutiva, lo que aumenta el esfuerzo necesario para buscar las imágenes que son demasiado grandes en el caso de presentaciones extensas.
Método de búsqueda 2: guarde las diapositivas como imágenes
Con este método, puede ver directamente qué diapositivas ocupan más espacio. De esta manera, puede encontrar gráficos de gran tamaño como este en poco tiempo.
- Una vez que haya terminado su presentación, haga clic en ARCHIVO o en el BOTÓN DE OFICINA y seleccione GUARDAR COMO.
- Cambie el TIPO DE ARCHIVO a FORMATO PNG (GRÁFICOS DE RED PORTÁTIL).
- Seleccione la ubicación y haga clic en GUARDAR.
- Aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará si desea exportar cada diapositiva o solo la diapositiva actual. Elija CUALQUIER PAPEL.
- Ahora encontrará una carpeta en la ubicación de almacenamiento elegida en la que cada diapositiva está disponible como un gráfico PNG.
- Abra la carpeta, haga clic con el botón derecho en el fondo blanco del cuadro de diálogo y seleccione VER - DETALLES en el menú contextual.
- Ahora puede ver de un vistazo qué diapositiva tiene un tamaño de archivo particularmente grande. En el ejemplo, es la diapositiva 6.
- Comprima los gráficos de gran tamaño, luego elimine la carpeta que contiene los archivos PNG.
Así es como se procede con las "cosas que engordan" encontradas
Tan pronto como haya descubierto en qué diapositiva se encuentra el problema mediante el uso de una de las dos técnicas profesionales descritas, podrá comprimir los gráficos de gran tamaño. Asi es como se hace:
- Seleccione el gráfico y cambie a la pestaña HERRAMIENTAS DE IMAGEN / FORMATO.
- En el grupo PERSONALIZAR, haga clic en el botón COMPRIMIR IMÁGENES (en la versión 2007, luego haga clic en OPCIONES en el cuadro de diálogo COMPRIMIR IMAGEN).
- Active las casillas junto a APLICAR SOLO PARA ESTA FOTO y BORRAR LAS ÁREAS DE FOTOGRAFÍA RECORTADAS.
- La selección de las opciones para la salida de destino depende de lo que desee hacer con la presentación más adelante: Si desea que la presentación se imprima con muy buena calidad, seleccione IMPRIMIR (220 DPI). La opción SALIDA DE PANTALLA (150 DPI) es ideal para presentaciones en la computadora. Si desea enviar la presentación lo más pequeña posible, seleccione E-MAIL (96DPI).
