Las presentaciones rara vez se crean y reproducen en la misma computadora. Más bien, la presentación debe enviarse principalmente a colegas, superiores o clientes. Luego, a menudo se demuestra con la ayuda de otra computadora o portátil.
Verifique el documento antes de reenviarlo
Antes de enviar una copia electrónica de su presentación de PowerPoint, debe revisar la presentación en busca de datos o información personal que puedan estar almacenados en la presentación misma o en las propiedades del documento. Dado que esta información puede revelar detalles que no deberían ser de conocimiento público, es recomendable eliminar esta información oculta.
PowerPoint le ofrece una herramienta que hace parte del trabajo por usted:
- Haga clic en la pestaña empezar sobre información.
- Haga clic en el botón en el área central Verificar problemas - verificar documento.
- Ahora verá una lista de los elementos que se pueden comprobar.
Ajustar la configuración de revisión de documentos
- De forma predeterminada, el cuadro de diálogo Revisión de documento todas las casillas menos una marcadas.
- También ponga la marca de verificación al frente Contenido de diapositiva externa. Si hay un campo de texto fuera de la diapositiva, se eliminará.
- Entre otras cosas, PowerPoint comprueba si la presentación todavía contiene comentarios y, si lo desea, también elimina la información personal que se guardó en el documento, como el nombre de usuario de la persona que creó la presentación.
- También se pueden eliminar las notas olvidadas en el área de notas de la presentación.
- Una vez que haya seleccionado todas las opciones relevantes para usted, haga clic en Cheque.
- Ahora se le mostrarán todos los elementos encontrados y podrá decidir para cada opción si desea utilizar el botón Eliminar todo desea eliminar.
- Cuando termine, haga clic en Concluir.
Trampa de precaución: enlaces con Excel
El examen en PowerPoint 2010 puede hacer mucho, pero no puede garantizar que se eliminará toda la información interna.
Siempre verifique manualmente si hay un diagrama en la presentación que, cuando se abre, revela más información de la deseada. Este es el caso, por ejemplo, si el diagrama se creó en Excel y luego como un enlace Objeto de gráfico de Microsoft Excel o con la opción de pegar Utilice el diseño de destino e incruste el libro de trabajo respectivamente. Mantenga el formato original e incruste el libro de trabajo insertado en PowerPoint.
Si marca un diagrama de este tipo y hace clic en editar datos Haga clic en, se abre todo el archivo de Excel y ofrece una visión de otras hojas de datos de Excel que es posible que no desee publicar.
En el caso de archivos vinculados, este riesgo normalmente solo existe cuando el espectador abre la presentación en la computadora en la que fue creada. Solo entonces el enlace a Excel está realmente activo. Tan pronto como se abre en una computadora ajena, aparece un mensaje que indica que el archivo vinculado no está disponible.
Pero tenga cuidado, cuando empaqueta una presentación en un CD, los enlaces se guardan con ella. Puede leer más sobre este tema en el próximo número.
Así es como descubres enlaces a Excel y eliminas datos superfluos
No siempre crea todas las diapositivas en una presentación, sin embargo, si es responsable de finalizar la presentación, hay una manera fácil de ver si sus colegas pueden haber incluido un diagrama vinculado.
Asi es como se hace:
- Haga clic en la pestaña empezar sobre información.
- Encontrarás la opción en la parte inferior derecha. Editar enlaces a archivos.
- Ahora verá todos los enlaces en el archivo y también puede eliminar enlaces individuales si lo desea.
En el caso de libros de trabajo incrustados, elimine las hojas de datos innecesarias.
