Cómo usar los códigos de campo correctamente en Word

Cómo usar los códigos de campo

Usted lo sabe bien: al crear un documento de texto, la atención no se centra solo en el papeleo real. Además del contenido y la expresión, también debe considerar la fuente y el tamaño, el interlineado y muchos otros detalles. Varias funciones de campo le ayudan con esto, que a menudo se utilizan conscientemente, pero a veces también de forma automática. Pero, ¿dónde se ocultan las funciones y cómo se utilizan correctamente?

Funciones de campo: ¿qué hay detrás de ellas?

Cuando crea un documento con Microsoft Word, por lo general, primero debe dejar claro qué tipo de texto es. En consecuencia, crea un archivo cuyo formato y diseño corresponde a los requisitos del tipo de texto.

Aquí puede ajustar el tamaño y la forma de la fuente, por ejemplo, pero también las distancias al borde y entre las líneas de su texto. Para muchos documentos, también es necesario especificar números de página y, por ejemplo, insertar la fecha actual. Aquí es donde se utilizan las funciones de campo, también llamadas campos para abreviar.

El programa de Office Word reconoce ciertos elementos de texto y los cambia automáticamente según sea necesario. Por ejemplo, la fecha se puede actualizar y mantener siempre actualizada. Estas funciones de campo son inicialmente marcadores de posición a los que usted, el usuario, asigna un nombre de campo. Pero, ¿cómo se puede utilizar esta útil función en Word? ¿Cómo se obtiene el resultado deseado?

Así es como funciona: funciones de campo y su papel en la creación de textos

Puede proceder de diferentes formas para activar una función de campo. Un ejemplo simple y de uso frecuente es insertar la fecha en su texto. Si bien puede simplemente escribir la fecha usted mismo, la combinación de números también se puede integrar en su documento utilizando la función de entrada.

1. Primero haga clic en la pestaña "Insertar" en la cinta del menú de su archivo de Word.

2. En el área de la derecha encontrará el campo "Texto".

3. En este campo, varios símbolos indican diferentes funciones de campo que se integran inicialmente en su texto como marcadores de posición. Seleccione el icono de calendario para insertar la fecha actual.

   

4. Entonces se abrirá una ventana adicional. Marque la casilla "Actualizar automáticamente".

   

5. Ahora puede colocar el cursor en el campo y cambiar la fecha en su texto o actualizarlo automáticamente.

Al igual que la fecha, también puede hacer que Word edite muchos otros componentes de su texto. Las funciones de campo cubren varias áreas de actividad que pueden resultarle útiles. También es práctico: si no necesita los cambios automáticos, puede desactivar temporalmente las actualizaciones de campo.

Uso correcto: las funciones de campo encajan especialmente bien aquí

El uso de funciones de campo no siempre tiene sentido. Insertadas en el lugar correcto, las funciones simplifican su trabajo diario y conducen rápidamente a resultados satisfactorios. Cuando configure una página, avanzará más rápido gracias a las funciones: Por ejemplo, la lista de fuentes y la tabla de contenido de su archivo se pueden actualizar con solo unos pocos clics. Aquí no tiene que transferir manualmente los encabezados a su directorio, pero puede permitir que Word funcione automáticamente usando la propiedad de campo.

Esto hace que la revisión de su documento sea menos complicada. Además de las funciones de campo mencionadas anteriormente, los siguientes elementos también pertenecen a las características (herramientas de edición integradas y ayudas en Word) que hacen del programa de Office una ayuda útil en el trabajo de texto:

• Campo de enlace
• Campo de autor
• Campo NumPages
• Campo FileName
• Campo de cita

Estas y muchas otras funciones de campo son comunes en los textos de Word. Se pueden editar según sea necesario y configurar de acuerdo con las ideas individuales y el comportamiento del usuario. Por ejemplo, si agrega citas o el nombre de un autor a su texto, puede seleccionar el nuevo campo con un solo clic.

El sombreado del campo gris le muestra que el contenido del campo ahora se puede editar. Por ejemplo, al especificar una cita, puede elegir si solo se debe especificar el nombre del autor o también el año de publicación y la ubicación.

Versátil y dinámico: así es como integra las funciones de campo en su documento

Los documentos de texto atraen la atención de sus lectores, especialmente si están estructurados de manera versátil y estructurada. Los hipervínculos, las citas y un encabezado y pie de página de diseño atractivo hacen que el texto parezca coherente.

Como regla general, los números de página se colocan en el encabezado o en el pie de página. Aquí también tiene varias opciones: puede numerar las páginas de su documento manualmente o puede utilizar la función de campo correspondiente. Si coloca el cursor en el encabezado o pie de página, el sombreado del campo se vuelve visible. A continuación, puede realizar cambios en la propiedad de texto respectiva o actualizar el campo.

De la misma manera, los nombres de archivo en Word se pueden insertar en el pie de página usando funciones de campo. El programa Office ofrece a los usuarios varios bloques de construcción rápidos que se pueden activar con diferentes combinaciones de teclas. Esto incluye, por ejemplo, macros (comandos de uso frecuente con acceso rápido) o textos automáticos que se pueden guardar de antemano y recuperar según sea necesario.

Así es como simplifica su trabajo: active y guarde funciones de campo

Las funciones de campo también se pueden utilizar con una combinación de teclas. Dependiendo de la versión de Word, puede usar diferentes combinaciones para colocar el contenido del campo. Cómo integrar un código de campo en su texto en Word 2007 y 2010:

Presione la tecla de control [CTRL].

Mantenga presionada la tecla y también presione [F9].

Ahora aparecen los corchetes y el sombreado del campo. Escriba su propiedad de campo deseada o el nombre del campo en el campo, p. Ej. B. "Fecha" para la fecha. El documento ahora dibuja automáticamente la fecha del día correspondiente.

También se pueden activar otras funciones en Word con la tecla [CTRL]. Por lo tanto, asegúrese de seleccionar la combinación de teclas correcta para abrir los corchetes para ingresar una función de campo. Se puede acceder a más información con la tecla Mayús. De esta manera, puede, por ejemplo, colocar bloques de texto con precisión en una página y diseñarlos según sus ideas.

Además de las partes rápidas, el programa de Office también ofrece otras funciones que simplifican el trabajo con documentos de texto. Por ejemplo, puede insertar traducciones o crear plantillas. Además, se pueden configurar cartas modelo y se puede guardar un archivo de Word como PDF. Antes de enviar o imprimir sus documentos, debe verificar los archivos.

Cambios y correcciones: trabajar con Word

Con "Buscar y reemplazar" puede encontrar errores comunes en su archivo y reemplazarlos en un solo paso. No solo se debe verificar el contenido del documento y, si es necesario, corregirlo: el formato de su documento también puede contener errores.

Los módulos rápidos o las funciones de campo en general le ayudan a evitar fuentes de error y así obtener rápidamente un resultado atractivo. Puede permitir que Word controle automáticamente información como la fecha, el número de página y las citas. Además, su trabajo se acelera: puede insertar dinámicamente el contenido del documento que ya ha preparado y acceder a él fácilmente.

Bueno saber: Para que su documento de texto sea lo más uniforme posible, los campos de texto y los números de página, así como el campo NumPages, es decir, el número de página en el número total de páginas, deben diseñarse de la misma manera en todo el archivo. Puede utilizar el llamado formato de combinación para esto. Al escribir {STYLEREF "Heading 1" \ n \ * MERGEFORMAT} en el campo, el resultado del campo se formateará de la misma manera que el párrafo en el que se encuentra el campo. También puede configurar los textos de una página para que continúen en otra página.

Conclusión: el campo funciona como soporte

Las funciones de campo ayudan en el proceso de creación de documentos de muchas formas. Le permiten insertar elementos de texto importantes y actualizar el contenido del documento existente. Puede utilizar las funciones de campo para realizar algunos ajustes e individualizaciones con el fin de crear el archivo terminado de acuerdo con sus requisitos personales.

Por ejemplo, puede influir en si los marcos de los campos de texto se imprimirán inmediatamente o si se incluirán ciertos datos en su combinación de correspondencia. Word da espacio a ideas individuales y ofrece a los usuarios la opción de organizar documentos de manera profesional y eficiente con varias funciones de campo.

Preguntas y respuestas

¿Qué funciones de campo ayudan a estandarizar mis documentos?

El formato de combinación le ayuda a uniformar la configuración de los campos. Cuando ingresa el comando de formato, tiene la opción de transferir las propiedades de un campo a un campo posterior. Así es como usa la misma configuración para el resto de su documento de texto.

¿Cómo reconozco los campos en mi texto?

Puede visualizar las funciones de campo de diferentes formas. Por ejemplo, si selecciona todo el texto con [CTRL + A], notará las funciones del campo. En cualquier caso, un campo sombreado es visible cuando ha hecho clic en una función de campo. Con otro clic en la flecha pequeña en la esquina del campo, aparecen sus opciones de configuración.