Crea tu propia plantilla en solo unos pocos pasos
Los proyectos son ahora parte del día a día en diversas áreas de negocio como el legal, la construcción, el marketing o el departamento de TI. Para poder gestionar el progreso del proyecto y las tareas necesarias, un plan de proyecto es útil. El programa de Office ofrece una variedad de plantillas de Excel para la planificación de proyectos que se pueden formatear y adaptar al proyecto individual.
¿Qué es un plan de proyecto?
El plan del proyecto es una herramienta de trabajo útil que utiliza la dirección del proyecto o el equipo del proyecto. El plan respectivo debe mejorar la comunicación entre las partes interesadas individuales e ilustrar claramente todos los procedimientos y evaluaciones planificados.
El plan del proyecto es un documento de referencia vivo en el que, por ejemplo, se registran los siguientes puntos:
- una lista de todas las partes interesadas involucradas
- Declaraciones sobre el alcance del proyecto
- la programación relacionada con el proyecto o el proceso planificado
- Cálculos de costos
- una planificación de recursos
- Planes de gestión de gastos
- Planes de comunicación
Además de la estructura de desglose del trabajo real, también incluye el curso exacto del proyecto. En última instancia, la información contenida sirve para responder todas las preguntas abiertas sobre su proyecto:
- ¿Qué se debe lograr con su proyecto?
- ¿Por qué debería llevarse a cabo su proyecto?
- ¿Cómo se puede implementar su proyecto?
- ¿Cuáles son los costos de su proyecto planificado?
- ¿Quién participa en tu proyecto? ¿Quién asume las distintas tareas?
- ¿Cuándo comienza y termina su proyecto? ¿Hay hitos a considerar?
Las 4 fases de la planificación de proyectos
Hay varias opciones disponibles para la gestión de proyectos con el fin de dividir un proyecto en varias fases. El modelo de 4 fases se utiliza a menudo, que consiste en la definición del proyecto, la planificación del proyecto, la implementación y el control del proyecto, así como la finalización del proyecto.
Por qué la planificación de proyectos es importante
El plan del proyecto es la guía durante un proyecto. Se utiliza para documentar, comunicar, calcular y gestionar. Un plan de proyecto detallado mejora la comunicación con el cliente y siempre se puede adaptar a los deseos de las partes interesadas utilizando hitos o cronogramas declarados. Todas las páginas saben dónde encontrar la información actual del proyecto. Las expectativas del proyecto y sus prioridades se registran por escrito. Al tomar en cuenta la planificación del tiempo, todos los involucrados en el proyecto saben cuándo debe completarse una tarea y cuánto tiempo tienen disponible.
Dónde encontrar plantillas para la planificación de proyectos
Las plantillas de Excel adecuadas para la planificación de proyectos le ayudarán en la planificación estructurada de su proyecto. Tiene dos opciones para elegir: Por un lado, puede crear un plan de proyecto gratuito con el programa de Office Excel. Por otro lado, puede encontrar plantillas de Excel listas para usar gratuitas en Internet. Puede descargarlos fácilmente a su PC para poder usarlos de inmediato.
¿Qué ofrecen las plantillas de Excel para la planificación de proyectos?
Quienes utilizan plantillas de Excel para la planificación de su propio proyecto se benefician de las herramientas de cálculo integradas y las funciones de Excel. Con estas características del programa, un proyecto no solo se puede administrar de manera efectiva, sino también de manera atractiva. En una tabla prefabricada, los usuarios tienen la opción de
- Fases y (sub) tareas asociadas
- responsable
- las fechas de inicio y finalización
- el progreso
- Costo y presupuesto
para ser ingresado. Las plantillas de Excel para la planificación de proyectos se pueden adaptar según sea necesario, por ejemplo, si se deben marcar retrasos o tareas completadas.
También se puede proporcionar un plan de proyecto de Excel con un eje de tiempo estático o un diagrama. También se puede crear y mostrar visualmente una tendencia de costos o un análisis de tendencias de hitos. Los hitos se pueden agregar al plan del proyecto con una duración o sin un período específico.
Plantillas de Excel: planificación de proyectos con el diagrama de Gantt
Una estructura de desglose del trabajo concienzuda es la base para planificar las citas, pero el cronograma del proyecto se puede mostrar más claramente con un diagrama de Gantt. Excel ofrece algunas plantillas para la planificación de proyectos en forma de diagrama de Gantt. Aquí, las actividades del proyecto se muestran en un eje de tiempo declinado con la ayuda de barras. Las diversas tareas del proyecto se pueden ilustrar mediante barras horizontales en las líneas correspondientes y se puede seguir su progreso.
Cómo crear su propio plan de proyecto en solo unos pocos pasos
Puede crear y formatear una plantilla de Excel para la planificación de proyectos usted mismo en solo unos pocos pasos.
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Abra un nuevo libro de trabajo en Excel e ingrese los siguientes encabezados de columna en las filas A6 a E6:
a) Fase / tareas / actividades / hitos
b) Tipo de descripción o categoría de la tarea
c) Responsable
d) Fechas de inicio y finalización y duración
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Ingrese las actividades planificadas y establezca los hitos, así como su fecha de inicio, fecha de finalización y duración en las celdas a continuación en las columnas correspondientes. Por ejemplo:
tarea
categoría
Responsable
empezar
duración
fin
Crea un concepto aproximado
Redacción
Sandra Bear
07.09.2020
5
11.09.2020
Producción de texto
Redacción
Sandra Bear
12.09.2020
11
22.09.2020
Corrección de pruebas
Redacción
Sandra Bear
23.09.2020
2
24.09.2020
Publicar
Redacción
Sandra Bear
25.09.2020
2
26.09.2020
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Seleccione las líneas debajo del encabezado de la columna "Inicio" y seleccione a través de "Insertar > Gráficos "y las barras apiladas.
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Luego navegue hasta "Seleccionar datos" haciendo clic en el diagrama. Aquí primero cambia las etiquetas del eje horizontal (rúbrica) haciendo clic en "Editar" y marcando la serie de datos bajo el encabezado de la columna "Tarea". Confirma tu entrada.
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Luego haga clic en "Agregar" en "Entradas de leyenda (serie)" y agregue la duración. Para el nombre de la fila, seleccione el encabezado de la columna "Duración" como rango. Marque la serie de datos en "Duración" como valores de serie. Confirma tu entrada.
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Ahora formateará el gráfico y los ejes. Primero haga clic en las etiquetas del eje en el eje y y vaya a "Opciones de eje> Categorías en orden inverso" en la barra lateral "Formato de eje".
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A continuación, haga clic en las barras azules de la serie de datos "Inicio" y vaya a "Dar formato a la serie de datos> Relleno> sin relleno" y "Marco> sin línea". Las barras ahora son invisibles.
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Luego formatee el eje x haciendo clic en las fechas y navegue a través de "Formatear ejes> Opciones de eje" hasta "Mínimo" e ingrese la fecha de inicio de la primera tarea.
Cree plantillas de Excel gratuitas para la planificación de proyectos y mantenga una visión general
El software de hoja de cálculo Excel es adecuado para planificar y controlar proyectos. Además de los planes de costos y cronogramas, se pueden crear estructuras de desglose del trabajo, cálculos de duración de procesos y análisis útiles. Los diagramas insertados ilustran los datos deseados o la secuencia cronológica de ciertas tareas en el plan del proyecto. Esto le permite realizar un seguimiento de las tareas importantes, las áreas de responsabilidad y el progreso del proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Dónde puedo encontrar plantillas de Excel para la planificación de proyectos?
Abra Excel y haga clic en "Más plantillas" en la página de inicio. Ingrese "planificación del proyecto", plan del proyecto "o" planificador del proyecto "en la barra de búsqueda y seleccione la plantilla que desee.
¿Cómo agrego una barra de progreso al plan del proyecto de Excel?
Agregue cualquier número, como 0, 25, 50, 75 y 100, a las celdas vacías. Navegue a "Inicio> Estilos> Formato condicional> Barras de datos> Reglas adicionales". Ingrese el valor mínimo y máximo, seleccione cualquier color y confirme su entrada.
