Cómo encontrar números de teléfono e imprimir listas de teléfonos
Cómo buscar específicamente números de teléfono en Outlook
Si ve el número de la persona que llama en la pantalla de su teléfono y si desea utilizar la búsqueda de Outlook para averiguar qué contacto está involucrado, pueden surgir problemas, especialmente en versiones anteriores de Outlook. Por ejemplo, los usuarios describen que en Outlook 2003 el nombre no se muestra al buscar, aunque está en la libreta de direcciones con el número exacto. Outlook 2003 no puede buscar números de teléfono en la búsqueda estándar. Para poder rastrear el contacto, debe cambiar a la búsqueda avanzada.
Busque números de teléfono en Outlook, paso a paso
Cambie a la carpeta de contactos: la forma más rápida es con CTRL + 3.
Luego presione CTRL + MAYÚS + F para abrir Búsqueda avanzada. O llame al comando "Herramientas, Buscar, Búsqueda avanzada".
En el campo En, seleccione Solo en campos de número de teléfono.
Ingrese el comienzo del número de teléfono o limítese a los últimos tres o cuatro dígitos (en el orden correcto).
Haga clic en "Iniciar búsqueda".
Outlook luego muestra todos los contactos que contienen la secuencia numérica ingresada.
Si busca con frecuencia números de teléfono, es aconsejable guardar la máscara de búsqueda ampliada con la selección: "En: Sólo en campos de números de teléfono" en el escritorio de Windows. En este caso, puede iniciar la búsqueda haciendo doble clic en el icono del escritorio. Esto también funciona de manera confiable cuando Outlook no se está ejecutando. De esta forma puede identificar rápidamente a las personas que llaman. Guarde la entrada de búsqueda utilizando el comando "Archivo, Guardar como" en el cuadro de diálogo "Búsqueda avanzada".
A partir de Outlook 2007, puede utilizar la función de búsqueda normal denominada Búsqueda rápida para buscar números de teléfono. En la práctica, esto significa que puede ahorrarse la necesidad de cambiar a la búsqueda avanzada.
Identificar números de teléfono en la búsqueda rápida
En el primer paso, abra la carpeta de contactos.
Luego ingrese el número en el campo de búsqueda ("Buscar contactos"). A medida que escribe, Outlook muestra todos los contactos que contienen el número que acaba de ingresar (ya sea como un número de teléfono o en otro campo).
Cómo imprimir una lista de teléfonos de todos los contactos o de los seleccionados
Debido al avance de la digitalización, la mayoría de las personas están acostumbradas a poder acceder a sus correos electrónicos y listas de contactos en cualquier momento a través de un dispositivo móvil. A pesar de la amplia cobertura de red y los dispositivos finales modernos, puede tener sentido no depender por completo de su teléfono móvil o PC. La experiencia ha demostrado que durante reuniones de negocios importantes o viajes de negocios es ventajoso tener a mano una versión impresa de la lista de teléfonos además de los contactos digitales.
La libreta de direcciones de Windows Vista, Windows 7 o Windows 10 y la libreta de direcciones de Outlook se pueden utilizar para este propósito. En todos los programas encontrarás formatos predefinidos en los que solo se imprimen específicamente los números de teléfono de todos o los contactos seleccionados.
Imprima la lista de teléfonos en Windows Vista
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Con el mouse mientras mantiene presionada la tecla CTRL o SHIFT, seleccione los contactos deseados cuyos números de teléfono se imprimirán en la lista. Si desea imprimir una lista de teléfonos con todos los contactos, márquela con CTRL + A.
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Haga clic con el botón derecho en uno de los contactos marcados e invoque el comando "Imprimir".
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Asegúrese de que "Área de impresión: Selección" esté activado.
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Seleccione "Lista de teléfonos" como formato de impresión.
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Seleccione la impresora y configure los ajustes de impresión.
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Haga clic en "Imprimir" para comenzar a imprimir.
Cómo imprimir una lista de teléfonos compacta en Outlook
El formato de tabla especificado en Outlook para imprimir contactos no siempre es eficaz y útil. Además del nombre del contacto (por duplicado), también contiene el nombre de su empresa, su cargo y el departamento. Por esta razón, se necesitan otras soluciones.
Si solo desea imprimir una lista de teléfonos, debe definir su propia vista. Proceda de la misma forma si desea imprimir tablas con otros campos. La configuración individual junto a usted en el área de contacto en "Ver> Ver configuración".
A continuación, se abrirá un menú claro, con el que puede controlar individualmente qué datos, columnas e información de contacto desea imprimir. En el área "Columnas" puede eliminar todas las columnas irrelevantes de la lista de teléfonos.
Por ejemplo, si solo desea ordenar los números de teléfono, primero defina las columnas que sean relevantes para usted y luego ordene los números de teléfono en el siguiente paso.
Puede definir más ajustes, por ejemplo, fuentes especiales o el formato de tabla, y confirmar la nueva lista de teléfonos con "Aceptar". Al igual que en Microsoft Excel, puede utilizar la configuración de vista avanzada para ordenar y organizar claramente todos los datos de contacto de una manera profesional y eficaz.
En el paso final, puede guardar la vista como una lista específica y volver a usarla más adelante.
Al final del proceso, puede imprimir la lista. Asegúrese de utilizar el formato de tabla para que la impresora imprima correctamente la lista recién diseñada. Si desea ajustar la configuración de la página, haga clic en "Opción de impresión". Introduzca los encabezados y pies de página y especifique el tamaño, la orientación y los márgenes del papel. Regrese al diálogo de impresión.
