Personalizar Outlook: consejos y configuración

Puede utilizar estos consejos para personalizar su Outlook

Como usuario de software, es esencial realizar ajustes personales y personalizar continuamente un programa. Esto se aplica tanto a Microsoft Outlook como a otras aplicaciones que se utilizan con regularidad en un entorno profesional o privado.

La configuración específica en Outlook es importante para poder ver en todo momento quién escribió un correo electrónico y desde qué dispositivo se envió. Además, todos los usuarios de Outlook quieren poder utilizar el programa de forma eficaz y funcional.

La personalización básica de la versión de escritorio de Microsoft Outlook comienza con la instalación. Se requiere una cuenta de Microsoft para usar Outlook. Microsoft Outlook debe estar conectado a la cuenta de Microsoft durante la instalación inicial. La configuración se puede ver y cambiar en cualquier momento navegando a la pestaña "Archivo" y luego haciendo clic en el elemento del menú "Cuenta de Office".

La versión móvil de Microsoft Outlook para tabletas o teléfonos inteligentes es gratuita y no es necesario personalizarla en relación con una cuenta de Office.

Personalice Outlook: opciones prácticas que ahorran tiempo

Además de la cuenta de Office, que no está disponible en la versión de escritorio, existen otras opciones para personalizar Microsoft Outlook. Las siguientes opciones y funciones están disponibles para personalizar el software con respecto a las iniciales, su nombre y otras configuraciones. Además de la vista básica del área de lectura o los enlaces en el escritorio, hay otras innumerables funciones y opciones disponibles.

Por ejemplo, puede elegir que su bandeja de entrada y su calendario se muestren simultáneamente. Si trabaja muchas horas al día con Outlook y usa un monitor grande de alta resolución, puede tener sentido mantener dos ventanas de Outlook abiertas una al lado de la otra. De esta forma, el texto está mejor representado y desacoplado de otras funciones. Por ejemplo, puede abrir el calendario o la libreta de direcciones y la bandeja de entrada en el siguiente campo. Esta personalización de la vista le brinda una mejor visión general y le permite trabajar de manera más efectiva.

La situación es similar con la carpeta estándar para archivos adjuntos. La carpeta de descarga de Windows 10 generalmente se sugiere como carpeta predeterminada.

Personalice las barras de herramientas y los enlaces: así es como funciona

Outlook tiene dos barras de herramientas con botones para funciones importantes de serie:

• La barra de herramientas estándar.
• La barra de herramientas extendida.

La composición de la barra de herramientas estándar depende del módulo de Outlook respectivo. Como en todos los demás programas de Office, se puede personalizar agregando botones adicionales para comandos de menú en las barras de herramientas. Básicamente, puede personalizar cada barra de herramientas en Outlook y adaptarla a sus propias necesidades. Esto es útil para poder trabajar de manera más eficaz y dirigida.

La situación es similar con los accesos directos que puede incrustar en el escritorio de Windows o en el menú Inicio para iniciar un módulo específico de Outlook. Los usuarios que trabajan con varios perfiles en Outlook pueden usar un comando en el símbolo del sistema para decidir con qué perfil se debe iniciar Outlook. Si desea abrir su Outlook con más frecuencia con los mismos parámetros de inicio, es recomendable configurar un acceso directo correspondiente en el escritorio.

Ficha Archivo: personalice las respuestas automáticas y váyase de vacaciones en paz

El asistente fuera de la oficina en Outlook es importante para una comunicación fluida. Si no puede enviar o recibir ningún mensaje dentro de un período de tiempo definido, la función de "respuestas automáticas" es específica y efectiva. Si recibe un correo electrónico, el remitente será informado automáticamente durante cuánto tiempo no estará disponible y quién lo reemplazará. La función personalizada de “respuestas automáticas” garantiza que los clientes, las partes interesadas o los compañeros estén informados en todo momento sobre una ausencia, por ejemplo, debido a unas vacaciones.

Personalizar fuentes en Outlook no es difícil

Una de las opciones de personalización más populares en Outlook es personalizar las fuentes predeterminadas. Todos tienen diferentes deseos con respecto a la apariencia de sus mensajes. Por esta razón, tiene sentido personalizar las fuentes u otros dispositivos estilísticos. Implementar cambios no es difícil. Si está trabajando sin una plantilla, la fuente se puede ajustar fácilmente en la pestaña "Mensaje" en el menú "Texto".

Si se utilizan plantillas de formato, la plantilla debe cambiarse una vez. Además, según la versión de Outlook utilizada, existen diferentes opciones de menú para cambiar la fuente en las plantillas.

Propina:

Dependiendo de la configuración, recibirá correos electrónicos en texto plano o en formato html. Si desea cambiar rápidamente al formato HTML para ver los detalles de un correo electrónico, puede hacerlo con el atajo de teclado ALT + MAYÚS + H.

Personalice la configuración de vista en Outlook: configure Outlook de la manera que desee

Además de la vista estándar en Outlook, tiene otras opciones prácticas para dividir la pantalla y mostrar los correos. Por ejemplo, la ventana de vista previa en Outlook ofrece una opción única. El contenido de los correos electrónicos seleccionados en la bandeja de entrada aparece aquí de forma compacta, sin que tenga que abrir el correo electrónico con un doble clic.

Las vistas personalizadas se pueden restablecer en cualquier momento en Outlook. Esto se puede hacer manualmente o alternativamente con un comando de Windows. Al mismo tiempo, puede colocar la ventana de vista previa individualmente y mostrarla a la derecha o debajo de la lista de mensajes, por ejemplo.

A pesar de la vista fácil de usar a través de una ventana de vista previa, algunos usuarios han decidido desactivar la vista previa en Outlook como cuestión de principio. El trasfondo de esto es el riesgo de que un virus o malware se apodere automáticamente de su sistema antes de que se abra un correo malicioso. Si desea estar seguro, puede desactivar la ventana de vista previa, evitar la carga de imágenes y contenido externos o permitir que los correos electrónicos HTML se muestren solo en formato de texto sin formato.

Utilice las opciones de visualización listas para usar y ajuste el área de navegación: así es como funciona

Los usuarios de las primeras versiones de Outlook apreciaron las muchas opciones de visualización listas para usar que ya no están disponibles en Outlook 2010 o en la versión actual de Outlook 365. Por ejemplo, solo puede mostrar los mensajes no leídos en la carpeta actual. La opción para limitar el período de visualización y, por ejemplo, principalmente para mostrar los correos electrónicos de los últimos siete días, también fue útil. A pesar de la falta de configuraciones previas en las versiones más recientes, las vistas preferidas se pueden definir y guardar en Outlook 2010 y versiones posteriores.

Básicamente, también es recomendable adaptar el área de navegación de Outlook a su forma personal de trabajar. Entre otras cosas, puede mostrar y ocultar la barra de navegación, usar atajos de teclado para cambiar rápidamente a otro menú o especificar una carpeta de inicio diferente. Al igual que en la bandeja de entrada, también puede activar un área de lectura para sus notas. En este caso, Outlook muestra el contenido de la nota actualmente seleccionada en la mitad inferior de la ventana.

Configure las funciones de calendario, tareas y citas según sus necesidades

También puede personalizar el calendario en Outlook y, entre otras cosas, establecer el orden de las categorías de color para marcar las citas. Para crear una cita, haga clic en el campo "Etiqueta" en el cuadro de diálogo de la cita y seleccione el color apropiado. Puede hacer que las solicitudes de reunión se eliminen automáticamente de su bandeja de entrada tan pronto como las haya respondido. Esta opción está activada de forma predeterminada en Outlook y puede desactivarse o activarse.

En cualquier caso, debe extender el enlace al sistema de archivos en la barra de navegación. Con enlaces útiles, puede integrar carpetas en el disco duro o archivos que se requieren con regularidad. Con estos accesos directos, personaliza Outlook de forma sostenible.

Definir reglas para automatizar Outlook

Outlook ofrece la opción de usar reglas y macros para automatizar Outlook. Las reglas deben personalizarse en Outlook. Defina todas las reglas en Outlook en la pestaña "Archivo" en el elemento de menú "Reglas y notificaciones".

Habilitar las notificaciones de escritorio en Outlook

Si desea estar informado sobre los correos electrónicos entrantes de Outlook, simplemente puede activar la notificación de escritorio. Cómo hacerlo:

1. En Outlook hasta la versión 2007 se llama al comando "Herramientas, reglas y notificaciones". En Outlook 2010, vaya a "Administrar archivos, reglas y notificaciones".

2. Seleccione la regla y haga clic en "Cambiar regla" y luego en "Editar configuración de regla".

3. Haga clic en "Siguiente" para ir al cuadro de diálogo en el que puede seleccionar las acciones.

4. Aquí se activa la opción “Mostrar notificación en el escritorio” (así como “No aplicar más reglas” si esta opción aún no está activada).

5. Luego haga clic en "Finalizar".

Las reglas se personalizan en el sentido de que solo se ejecutan según sus instrucciones en lugar de una aplicación automatizada. Para ejecutar reglas manualmente, elimine la marca de verificación delante del nombre de la regla en "Reglas de mensajes".

También puede utilizar reglas para ordenar automáticamente su bandeja de entrada. En este caso, los correos que cumplen con ciertos criterios se asignan a categorías predefinidas. El archivado automático es una de las funciones basadas en reglas más importantes de Outlook. En principio, se puede adaptar específicamente. Los nombres de los archivos se pueden cambiar si es necesario para evitar redundancias y mantener una visión general. También se pueden ejecutar macros para mover automáticamente un correo electrónico que contiene una palabra clave predefinida.

Mantener la claridad en Outlook: lo fácil que es

Además, puede seleccionar configuraciones para módulos individuales de Outlook, por ejemplo, para correos electrónicos o para carpetas individuales dentro de la bandeja de entrada, que se desvían de la configuración estándar. La función “Diario”, por ejemplo, es interesante, con la función de diario, puede rastrear elementos como mensajes de correo electrónico o reuniones en Microsoft Outlook. También puede realizar un seguimiento de otros archivos de Microsoft Office, como documentos de Word. A pesar de su valor añadido, la función de diario consume mucha memoria. Si no desea utilizar la función de diario o ya no quiere utilizarla, es recomendable desactivarla. Como resultado, el archivo PST sigue siendo manejable en términos de su tamaño.

En resumen, la claridad es fundamental para el éxito en Outlook. La bandeja de entrada, el calendario, la libreta de direcciones y otras funciones solo admiten el trabajo diario si se presentan de manera eficaz y comprensible. Para lograr esto, puede usar el mouse para ajustar manualmente el ancho de las columnas en las vistas tabulares, por ejemplo, en el calendario de citas.

Personalice el buzón y el correo entrante y saliente, qué configuración tiene sentido

Además de personalizar la vista, uno de los pasos más importantes es personalizar la bandeja de entrada en Outlook y adaptar el diseño. En Outlook, tiene la opción en la bandeja de entrada para definir la frecuencia con la que se deben recuperar los correos electrónicos. En lugar de llamar mensajes cada 15 minutos, tiene sentido aumentar el lapso de tiempo para poder trabajar más tiempo sin ser molestado.

Básicamente, se puede afirmar que es importante utilizar Outlook como herramienta de trabajo y no permitir que Outlook interrumpa su trabajo. Cualquiera que trabaje concentrado en una tarea debe eliminar todo tipo de perturbaciones o minimizarlas tanto como sea posible para promover un trabajo eficiente. Los factores disruptivos pueden incluir correos electrónicos entrantes o notificaciones de escritorio al recibir correos electrónicos. La personalización de intervalos de tiempo, tonos y notificaciones en la bandeja de entrada es esencial para todos los usuarios de Outlook.

Los usuarios de Outlook que deseen cambiar el tiempo de espera del servidor en las cuentas POP3 deben realizar este tipo de personalización en el registro, ya que el sistema proporciona un tiempo de espera del servidor de hasta 10 minutos.

Adapte y automatice los recibos de lectura: esto le ahorra tiempo

Si los mensajes entrantes contienen confirmaciones de lectura, esto aumenta la conciencia. Si recibe confirmaciones de lectura con demasiada frecuencia al mismo tiempo, por ejemplo, en el caso de un correo en serie, puede apagar la pantalla en Outlook o, alternativamente, enviar confirmaciones de lectura automáticamente. Ambas opciones pueden resultar útiles para que se le moleste con menos frecuencia en el flujo de trabajo durante el día. En las versiones anteriores de Outlook 2000, 2003 y 2007, el recibo de lectura debe desactivarse de otra manera, en las opciones del historial.

Personalice tarjetas de visita y guarde archivos adjuntos automáticamente: por qué esto es importante

Los usuarios de Outlook aprecian la posibilidad de adjuntar tarjetas de visita con la información específica de su remitente a los correos electrónicos. Las tarjetas de presentación personalizadas individualmente con la información de contacto correcta son importantes para que los destinatarios puedan comunicarse con usted de manera profesional y sin interferencias. También es interesante utilizar la opción "Seguimiento" para personalizar el asunto de un mensaje en rojo. El destinatario lee los mensajes importantes más rápidamente porque se muestran en un color específico.

Si recibe una gran cantidad de mensajes con archivos adjuntos, por ejemplo, documentos de facturas o dibujos, diaria o semanalmente, puede utilizar la herramienta de autoguardado gratuita hasta Outlook 2007. Para la versión actual de Outlook 365, Outlook Attachement Extractor es una herramienta externa alternativa con la que los archivos adjuntos se almacenan en caché automáticamente según las reglas.

Elimine o minimice las carpetas favoritas y personalice la barra de acceso rápido

Microsoft Outlook muestra una carpeta de favoritos en la barra de navegación sobre la carpeta de correo electrónico. Si no se utiliza esta carpeta, se puede eliminar o minimizar de la versión de Outlook 2007. En Outlook 2007 y en todas las versiones posteriores, hay dos formas probadas de minimizar la carpeta. De esta forma, ahorra espacio y garantiza la claridad en la estructura de su carpeta.

Los usuarios valoran la barra de acceso rápido en Outlook y en otras aplicaciones de software de Microsoft Office porque permite un trabajo eficaz. Es posible personalizar esta barra de acceso rápido con solo unos pocos clics. Para hacer esto, haga clic en el símbolo en la barra de acceso rápido: "Línea / flecha hacia abajo".

Como resultado, se abre una ventana de selección en la que puede integrar más funciones en la barra de acceso rápido. Coloque una marca delante de uno de los comandos para agregar el botón correspondiente a la barra. Por el contrario, elimine la marca de verificación delante de los comandos para los que la barra no debe contener ningún botón.

QuickSteps: haga el mejor uso posible de los ayudantes eficientes en Outlook

Los QuickSteps suministrados como Smarttools desde la versión de Outlook 2010 deben adaptarse antes de que se puedan utilizar por primera vez para que puedan utilizarse de forma eficaz. Puede encontrar QuickSteps en la pestaña "Inicio".

Además de los Pasos rápidos listos para usar, como "Correo electrónico del equipo" o "Listo", se pueden agregar otros Pasos rápidos individuales que personalizan y simplifican el trabajo con Outlook.

Adaptar los formatos de impresión a sus propias especificaciones le ahorra tiempo y dinero

Outlook ofrece una amplia gama de opciones y funciones para personalizar el formato de impresión de un documento. Especialmente cuando varios empleados trabajan con una computadora, esto puede generar problemas y errores de imprenta. Para minimizar las impresiones incorrectas, es útil restablecer el formato de impresión a los valores predeterminados antes de volver a imprimir. Esto se puede hacer con unos pocos clics en la configuración de Outlook.

Personalice la barra de tareas pendientes y el área de navegación para centrarse en lo que es importante

La barra de tareas pendientes en Microsoft Outlook generalmente muestra un navegador de fechas, así como las citas y tareas actuales.

En este caso, personalizar significa priorizar cosas importantes para que las citas y tareas esenciales nunca se olviden.

Si no tiene mucho espacio en su pantalla o desea traer sus correos electrónicos al primer plano, puede minimizar la barra de navegación en Outlook. En este caso, los botones que utiliza para seleccionar los distintos módulos de Outlook tienen forma de iconos.Esto garantiza que hay más espacio para leer correos electrónicos. Los ajustes se pueden invertir a voluntad.

Esto también se aplica a las populares y prácticas notificaciones de escritorio. Estos se establecen en una duración máxima de 30 segundos. Si desea aumentar la visualización más allá de este rango máximo, debe intervenir en el registro para este tipo de personalización.

Muestre tablas individualmente en Outlook: de esta manera mantiene la claridad

Microsoft Outlook es:

• En la bandeja de entrada
• En el calendario
• En la libreta de direcciones y
• Para otras funciones

estructurado como una mesa. Las tablas garantizan una presentación clara. Las vistas tabulares, por ejemplo en la bandeja de entrada, se pueden ajustar manualmente con el mouse con respecto al ancho de las columnas.

Personalice los programas de navegación integrados

Microsoft Outlook le ofrece la opción de abrir un mapa de calles en Bing Maps de Microsoft para un contacto usando el botón "Asignar". Esto mostrará la dirección del contacto. La visualización del mapa de calles se puede seleccionar tan pronto como haya ingresado una dirección postal para el contacto en Outlook.

Cree o modifique formularios: así es como personaliza correctamente

Trabajar con formularios en las herramientas de desarrollo de Microsoft Outlook no es algo cotidiano.

Por ejemplo, si desea crear un formulario para una tarea, Outlook le ofrece la opción de personalizar el formulario en las herramientas de desarrollo. Cuando agrega campos a su formulario, Outlook coloca automáticamente el campo de entrada y la etiqueta juntos. Tan pronto como haga clic en uno de los dos elementos en un momento posterior, solo se seleccionará este elemento. Para mover ambos elementos al mismo tiempo, tiene sentido si conecta ambos elementos entre sí. Esto se hace con el "Grupo".

Resumen y conclusión: si personaliza Outlook, ahorrará tiempo y trabajará de forma más productiva

Así como todo el mundo tiene un gusto personal al elegir sus muebles para el hogar, Microsoft Outlook también debe ser diseñado y personalizado específicamente por cada usuario. Las funciones de la aplicación de software deben adaptarse al usuario respectivo y sus necesidades. Las barras de menú personalizadas, una bandeja de entrada adaptada individualmente y otras configuraciones de software son importantes para poder trabajar de la manera más efectiva y efectiva posible.